Quakesafe Technologies Co.Ltd(300767)
Sistema de gestão da auditoria interna
(revisto em março de 2022)
Capítulo I Disposições gerais
Artigo 1.º, a fim de uniformizar a auditoria interna de Quakesafe Technologies Co.Ltd(300767) (doravante designada “a empresa”), melhorar a qualidade da auditoria interna, clarificar as responsabilidades das instituições de auditoria interna e dos auditores e proteger os direitos e interesses legítimos dos investidores. De acordo com a Lei de Auditoria da República Popular da China, as disposições do Escritório Nacional de Auditoria sobre auditoria interna, as normas básicas de controle interno da empresa, as regras de listagem de ações GEM da Bolsa de Valores de Shenzhen, as diretrizes para a supervisão autodisciplinada de empresas listadas da Bolsa de Valores de Shenzhen nº 2 – operação padronizada de empresas listadas na GEM, e as disposições relevantes de políticas nacionais, regulamentos e estatutos, e em combinação com a situação real da auditoria interna da empresa, Formule este sistema.
Artigo 2º Este sistema é aplicável à auditoria interna de todas as relações comerciais relacionadas com relatórios financeiros e divulgação de informações das instituições internas da empresa, subsidiárias holding e sociedades anônimas com influência significativa.
Artigo 3.º, o termo “auditoria interna”, tal como mencionado neste sistema, refere-se a uma atividade de avaliação realizada pelo pessoal do departamento de auditoria interna da empresa sobre a eficácia do seu controlo interno e gestão de riscos, a autenticidade, exatidão e integridade das informações financeiras e a eficiência e efeito das atividades empresariais, em conformidade com as leis e regulamentos nacionais relevantes e as disposições deste sistema. Artigo 4.o, o termo “controlo interno”, tal como mencionado neste sistema, refere-se ao processo em que o Conselho de Administração, o Conselho de Supervisores, os quadros superiores e outro pessoal relevante da empresa fornecem garantias razoáveis para alcançar os seguintes objectivos:
(I) cumprir as leis, regulamentos, regras e outras disposições relevantes nacionais;
(II) melhorar a eficiência e o efeito da operação da empresa;
(III) garantir a segurança dos ativos da empresa;
(IV) garantir que a divulgação de informações da empresa seja verdadeira, precisa, completa e justa.
Artigo 5º a empresa deve estabelecer e melhorar o sistema de auditoria interna, prevenir e controlar os riscos da empresa e aumentar a confiabilidade da divulgação de informações da empresa, de acordo com as disposições das leis, regulamentos e regras nacionais relevantes e em combinação com as características da indústria e produção e operação da empresa.
Artigo 6º O conselho de administração da sociedade será responsável pelo estabelecimento, aperfeiçoamento e implementação efetiva do sistema de controle interno, e importantes sistemas de controle interno serão revisados e aprovados pelo conselho de administração. O conselho de administração e todos os seus membros devem assegurar a autenticidade, exatidão e integridade da divulgação de informações relacionadas com o controle interno.
Capítulo II Organização e responsabilidades de auditoria interna
Artigo 7.º a empresa estabelecerá um departamento de auditoria interna, que trabalhará independentemente sob a orientação do comitê de auditoria do conselho de administração, será responsável perante o comitê de auditoria e reportará ao comitê de auditoria. O departamento de auditoria interna deve inspecionar e supervisionar a eficácia do controle interno e da gestão de riscos da empresa, a autenticidade e integridade das informações financeiras e o estabelecimento e implementação do sistema de controle interno. O serviço de auditoria interna mantém a sua independência e não pode ser colocado sob a liderança do departamento financeiro nem trabalhar em conjunto com o departamento financeiro.
Artigo 8.o, a empresa deve alocar pessoal a tempo inteiro para participar na auditoria interna de acordo com sua própria escala, características de produção e operação e regulamentos relevantes.
Artigo 9.o Todos os membros do comité de auditoria são compostos por directores, dos quais os directores independentes são responsáveis por mais de metade e actuam como convocadores. Pelo menos um director independente é um profissional de contabilidade e o convocador do comité de auditoria é um profissional de contabilidade. A taxa de auditoria deve ser incluída no orçamento financeiro da empresa, e a empresa deve garantir o bom andamento do trabalho de auditoria.
Artigo 10.º Os auditores internos da empresa devem ter uma boa ética profissional, conhecimentos profissionais e experiência de trabalho em contabilidade e auditoria, e manter uma certa estabilidade. A empresa implementa o sistema de evasão de auditoria, e o pessoal envolvido ou relacionado com as questões de auditoria não participará na auditoria interna.
Artigo 11.o, os auditores internos são obrigados a manter confidenciais as informações e dados, tais como as condições comerciais importantes da empresa e as transações adquiridas durante a auditoria. A informação só será divulgada à comissão de auditoria do conselho de administração ou ao presidente.
Artigo 12.º Todos os departamentos da sociedade, filiais e sociedades anónimas com influência significativa cooperarão com o departamento de auditoria interna no desempenho das suas funções nos termos da lei e não prejudicarão o trabalho do departamento de auditoria interna.
Capítulo III Responsabilidades e autoridades
Artigo 13.o Ao orientar e supervisionar o trabalho do serviço de auditoria interna, o comité de auditoria desempenha as seguintes funções principais:
I) orientar e supervisionar a criação e implementação do sistema de auditoria interna;
(II) supervisionar e avaliar o controle interno da empresa e apresentar opiniões e sugestões sobre a perfeição do sistema de controle interno da empresa;
III) Realizar uma reunião pelo menos uma vez por trimestre para rever o plano de trabalho e o relatório apresentados pelo departamento de auditoria interna;
(IV) comunicar ao Conselho de Administração pelo menos uma vez por trimestre, incluindo os progressos, a qualidade e os principais problemas encontrados na auditoria interna;
V) Coordenar a relação entre o serviço de auditoria interna e as unidades de auditoria externa, como as empresas de contabilidade e as instituições nacionais de auditoria.
Artigo 14.o O serviço de auditoria interna desempenha as seguintes funções principais:
(I) inspecionar e avaliar a integridade, racionalidade e eficácia do sistema de controle interno das instituições internas da empresa, subsidiárias holding e sociedades anônimas com influência significativa;
(II) auditar os dados contábeis e outros dados econômicos relevantes das instituições internas da empresa, subsidiárias e sociedades anônimas com influência significativa, bem como a legalidade, conformidade, autenticidade e integridade das receitas e despesas financeiras refletidas e atividades econômicas relevantes, incluindo relatórios financeiros, cartas de desempenho, divulgação voluntária de informações financeiras preditivas, etc;
III) Estabelecer e melhorar as principais ligações e possíveis áreas de luta contra a fraude no âmbito da auditoria interna e assistir no processo de luta contra a fraude;
(IV) apresentar relatórios ao comité de auditoria pelo menos uma vez por trimestre, incluindo, entre outros, a execução do plano de auditoria interna e os problemas encontrados no trabalho de auditoria interna.
Artigo 15.o, o serviço de auditoria interna apresenta o plano de trabalho de auditoria interna para o ano seguinte ao comité de auditoria dois meses antes do final de cada exercício orçamental e apresenta o relatório anual de trabalho de auditoria interna ao comité de auditoria dois meses após o final de cada exercício orçamental.
Artigo 16.o, o serviço de auditoria interna realiza os trabalhos de auditoria com base em relações comerciais e avalia a racionalidade da concepção e eficácia da execução do controlo interno relacionado com os relatórios financeiros e a divulgação de informações em função da situação real.
A auditoria interna do artigo 17.o abrange geralmente todas as relações comerciais relacionadas com relatórios financeiros e divulgação de informações nas atividades comerciais da empresa, incluindo, mas não limitado a: Vendas e cobrança, aquisição e despesas e pagamentos, gestão de inventário, gestão de ativos fixos, gestão de fundos (incluindo gestão de investimentos e financiamento), relatório financeiro, gestão de recursos humanos, gestão de sistemas de informação e gestão de divulgação de informações.
Artigo 18.o As provas de auditoria obtidas pelos auditores internos devem ser suficientes, pertinentes e fiáveis.
Os auditores internos devem registar de forma clara e completa o nome, a fonte, o conteúdo, a hora e outras informações dos elementos de prova de auditoria no documento de trabalho.
Artigo 19.o, o serviço de auditoria interna estabelece um sistema de confidencialidade para os documentos de trabalho, estabelece um sistema de gestão de ficheiros correspondente em conformidade com as disposições legislativas e regulamentares pertinentes e clarifica o tempo de armazenamento dos relatórios de trabalho de auditoria interna, documentos de trabalho e materiais relevantes.
Artigo 20.o Os arquivos de auditoria da empresa serão conservados durante dez anos. A gestão dos ficheiros de auditoria interna e a gestão da confidencialidade devem ser implementadas com referência aos regulamentos de gestão relevantes da empresa.
A revisão dos arquivos de auditoria deve passar pelos procedimentos de aprovação. Todos os departamentos da empresa só podem consultar após aprovação pelo chefe do departamento e, em seguida, pelo chefe do departamento de auditoria interna.
Artigo 21.o A autoridade de trabalho do serviço de auditoria interna é a seguinte:
(I) de acordo com as necessidades de auditoria interna, participar de reuniões relevantes da empresa, especialmente reuniões sobre construção de sistemas, produção e operação, construção de capital, receitas e despesas financeiras, etc; Participar na pesquisa, formulação e revisão de regras e regulamentos relevantes; O departamento de auditoria interna organizará ou participará nas reuniões dos departamentos relevantes da empresa relacionados com auditoria interna; O departamento de auditoria interna participará das reuniões e treinamento relacionados à auditoria interna realizada pela Bolsa de Valores de Shenzhen e outras unidades;
II) De acordo com as necessidades da auditoria interna, exigir que os serviços competentes apresentem atempadamente o sistema de controlo interno e as informações sobre a execução, apresentem atempadamente os planos de produção, de funcionamento e de despesas financeiras e apresentem atempadamente a execução orçamental, as contas finais e os documentos e materiais pertinentes;
(III) rever e avaliar o estabelecimento e a implementação do sistema de controlo interno e adoptar métodos como revisão de dados, investigação e verificação, observação de campo e análise abrangente;
(IV) revisar vouchers, livros contábeis, extratos, orçamentos e contas finais, verificar fundos e bens e consultar documentos e materiais relevantes;
(V) investigar as questões relacionadas com a auditoria interna e exigir que os departamentos e indivíduos relevantes forneçam materiais de apoio;
(VI) apresentar oportunamente sugestões à empresa para investigar a responsabilidade de departamentos e indivíduos que obstruem e dificultam o trabalho de auditoria interna e se recusam a fornecer materiais relevantes;
(VII) apresentar sugestões para melhorar o funcionamento e a gestão e aumentar os benefícios económicos;
(VIII) formular pareceres sobre a correção e o tratamento das violações das leis e regulamentos. Apresentar sugestões sobre a circulação de um aviso de crítica ou investigar a responsabilidade de departamentos e indivíduos que causaram prejuízos devido a violações de leis e regulamentos;
Capítulo IV Execução específica
O artigo 22.º da auditoria interna inclui principalmente os seguintes procedimentos:
(I) elaboração do plano de auditoria: o departamento de auditoria interna elabora o plano de auditoria de acordo com o plano anual da empresa e as necessidades de desenvolvimento da empresa e os requisitos do conselho de administração ou administração. O plano anual de trabalho de auditoria deve ser revisto e aprovado pelo conselho de administração ou pela administração.
(II) Formar uma equipa de auditoria: criar uma equipa de auditoria especial de acordo com o conteúdo da inspecção e as prioridades de trabalho dos elementos de auditoria; A equipe de auditoria pode ser composta por pessoal do departamento de auditoria interna, departamento de operação do projeto e outros funcionários relevantes.
III) Emitir um aviso de auditoria: o serviço de auditoria interna deve entregar o aviso de auditoria à unidade ou serviço auditado três dias antes da execução da auditoria. O aviso de auditoria deve especificar o conteúdo, o tipo, o método, a hora e outras questões da auditoria. IV) Execução da auditoria: os auditores internos podem utilizar procedimentos de auditoria, observação, auditoria, entrevista, investigação, confirmação, cálculo e análise para obter provas de auditoria relevantes, fiáveis e suficientes para apoiar as conclusões, opiniões e sugestões da auditoria.
V) Comunicação de auditoria: em princípio, os auditores devem comunicar e remediar atempadamente os problemas encontrados no processo de auditoria com o auditado ou chefe de departamento; Após a auditoria no local, a equipa de auditoria discutirá e trocará com o auditado e com a gestão adequada sobre a visão geral da auditoria, a base de auditoria, as conclusões da auditoria, os pareceres de auditoria e as sugestões de auditoria. A comunicação dos resultados é geralmente escrita ou oral.
VI) Relatório de auditoria: os auditores internos devem elaborar conclusões, pareceres e sugestões de auditoria e emitir relatórios de auditoria com base nas provas de auditoria verificadas após a conclusão da auditoria. Se necessário, os auditores internos podem apresentar relatórios intercalares durante o processo de auditoria, a fim de tomar medidas corretivas oportunas e eficazes para melhorar as atividades comerciais, o controle interno e a gestão de riscos.
O relatório de auditoria inclui principalmente os seguintes elementos:
I) Título;
II) Destinatário;
(III) Texto;
IV) Anexo:
V) Assinatura e selo;
VI) Data do relatório;
(VII) outros.
Artigo 23.o, o departamento de auditoria interna implementará procedimentos de revisão adequados em conformidade com os regulamentos relevantes, avaliará a eficácia do controle interno da empresa e apresentará um relatório de avaliação do controle interno ao comitê de auditoria pelo menos uma vez por ano. O relatório de avaliação deve indicar a finalidade, o âmbito, as conclusões e as sugestões para melhorar o controlo interno da revisão e avaliação.
O âmbito da revisão e avaliação do controlo interno inclui a criação e implementação de sistemas de controlo interno relacionados com relatórios financeiros e divulgação de informações.
Artigo 24.o, o serviço de auditoria interna deve incluir no plano de trabalho anual de auditoria interna investimentos externos importantes, compra e venda de ativos, garantia externa, transações com partes relacionadas, utilização de fundos angariados, divulgação de informações e outras questões, e centrar-se-á na integridade e racionalidade dos sistemas de controlo interno relevantes e na eficácia da sua implementação.
Artigo 25.o, o serviço de auditoria interna insta os serviços competentes a formularem medidas de rectificação e tempo de rectificação para os defeitos de controlo interno detectados no processo de revisão, a procederem à revisão de acompanhamento do controlo interno e a supervisionarem a aplicação das medidas de rectificação.
O responsável pela auditoria interna organiza a auditoria anual e inclui-a no plano de controlo interno em tempo útil.
Artigo 26.º Se o serviço de auditoria interna verificar que existem deficiências ou riscos importantes no controlo interno durante o processo de revisão, deve informar atempadamente o Conselho de Administração ou o Comité de Auditoria.
Quando o comitê de auditoria considerar que existem grandes defeitos ou riscos no controle interno da empresa, o secretário do conselho de administração da empresa, em nome do conselho de administração, deve informar oportunamente à Bolsa de Valores de Shenzhen e divulgá-los. A empresa deve divulgar no anúncio os principais defeitos ou riscos existentes no controle interno, as consequências que foram ou podem ser causadas e as medidas que foram tomadas ou devem ser tomadas.
Artigo 27 o departamento de auditoria interna auditará a construção de projetos de engenharia e a aquisição de equipamentos e materiais importantes realizados pela empresa sob diversas formas, e incidirá nos seguintes conteúdos:
I) Categoria de projecto:
1. Se os procedimentos de aprovação relevantes foram implementados e se a viabilidade económica e técnica foi profundamente estudada;
2. Se a licitação é realizada de acordo com a regulamentação, se o processo licitatório é legal e complacente e se o resultado licitatório é ótimo;
3. Se as contas finais do projeto são tratadas a tempo após a conclusão do projeto, se o projeto é colocado em operação dentro do cronograma, se os benefícios esperados são alcançados, etc.
II) Aquisição de equipamentos e materiais:
1. Se as disposições sobre licitação pública, negociação de licitação, inquérito, comparação e precificação são implementadas dentro do escopo especificado nos sistemas relevantes;
2. se o preço de compra é justo e razoável, etc.
Artigo 28.o, o serviço de auditoria interna efectuará a auditoria atempadamente após a ocorrência de investimentos estrangeiros importantes. Ao auditar investimentos estrangeiros, devemos nos concentrar nos seguintes conteúdos:
(I) se os procedimentos de exame e aprovação do investimento estrangeiro são realizados de acordo com as regulamentações pertinentes;
II) Se o contrato é celebrado de acordo com o conteúdo aprovado e se o contrato é normalmente executado;
III) designar pessoal especial ou criar instituições especiais para estudar e avaliar a viabilidade, o risco de investimento e os rendimentos de investimento de grandes projectos de investimento
