Houpu Clean Energy Co.Ltd(300471)
Relatório de autoavaliação sobre controle interno em 2021
Todos os accionistas:
De acordo com as disposições das normas básicas de controle interno da empresa e suas diretrizes de apoio, bem como outros requisitos regulatórios de controle interno, tais como o direito das sociedades, a lei de valores mobiliários, a lei contábil, as regras de listagem GEM da Bolsa de Valores de Shenzhen (doravante referido como o “sistema normativo de controle interno da empresa”), em combinação com o sistema de controle interno e métodos de avaliação da empresa (doravante referida como a “empresa”), Com base na supervisão diária e especial do controle interno, avaliou-se a efetividade do controle interno da empresa a partir de 31 de dezembro de 2021 (data de referência do relatório de avaliação do controle interno).
1,Declaração importante
É responsabilidade do conselho de administração da empresa estabelecer, melhorar e implementar efetivamente o controle interno, avaliar sua eficácia e divulgar fielmente o relatório de avaliação do controle interno de acordo com as disposições do sistema padrão de controle interno da empresa. O Conselho de Supervisores supervisiona o estabelecimento e a execução do controlo interno pelo Conselho de Administração. A gerência é responsável por organizar e liderar a operação diária do controle interno da empresa. O conselho de administração, o conselho de supervisores e os diretores, supervisores e gerentes superiores da empresa garantem que não há registros falsos, declarações enganosas ou grandes omissões no conteúdo deste relatório, e assumem responsabilidades jurídicas individuais e conjuntas pela autenticidade, exatidão e integridade do conteúdo do relatório.
O objetivo do controle interno da empresa é garantir o cumprimento legal da operação e gestão, segurança de ativos, autenticidade e integridade dos relatórios financeiros e informações relevantes, melhorar a eficiência e efeito da operação e realizar a estratégia de desenvolvimento da empresa. Devido às limitações inerentes ao controle interno, ele só pode fornecer garantia razoável para a realização dos objetivos acima. Além disso, como as mudanças nas circunstâncias podem levar a um controle interno inadequado ou à redução do cumprimento das políticas e procedimentos de controle, existe um certo risco de especular a eficácia do controle interno no futuro de acordo com os resultados da avaliação do controle interno.
2,Situação global da avaliação do controlo interno
O conselho de administração é o mais alto órgão decisório da avaliação do controle interno da empresa, responsável por organizar, liderar e supervisionar a avaliação do controle interno, ouvir o relatório de avaliação do controle interno, examinar e aprovar os pareceres de retificação de defeitos de controle interno e aprovar a divulgação externa do relatório de autoavaliação do controle interno. O comitê de auditoria é responsável por revisar o controle interno da empresa, supervisionar a implementação efetiva do controle interno e autoavaliação do controle interno, coordenar a auditoria de controle interno e outros assuntos relacionados.
O conselho de administração da empresa autoriza o departamento de auditoria e supervisão a ser responsável pela organização e implementação da avaliação do controle interno, avaliar as unidades e campos de alto risco incluídos no escopo da avaliação e elaborar o relatório de autoavaliação do controle interno da empresa.
A empresa estabeleceu um sistema de controle interno relativamente completo e eficaz, e estabeleceu controle interno sistemático e mecanismo de supervisão interna necessário a partir do nível da empresa a todos os níveis do processo de negócios, o que fornece uma garantia mais suficiente para o cumprimento legal da operação e gestão da empresa, segurança de ativos, autenticidade e integridade dos relatórios financeiros e informações relevantes.
I) Base da avaliação do controlo interno
Esta avaliação de controlo interno avalia a eficácia da concepção e funcionamento do controlo interno da empresa a partir de 31 de Dezembro de 2021, de acordo com os requisitos das normas básicas de controlo interno da empresa e as orientações para a avaliação do controlo interno da empresa emitidas conjuntamente pelo Ministério das Finanças, CSRC, Auditoria Nacional, CBRC, CIRC e outros cinco ministérios e comissões, combinadas com o sistema de controlo interno da empresa e métodos de avaliação, e com base na supervisão diária e supervisão especial do controlo interno da empresa.
II) Âmbito da avaliação do controlo interno
De acordo com o princípio da orientação ao risco, a empresa determina as principais unidades, negócios e assuntos incluídos no escopo de avaliação e áreas de alto risco, da seguinte forma:
1. As principais unidades incluídas no âmbito da avaliação incluem:
A empresa e suas subsidiárias integralmente detidas e holding no âmbito das demonstrações consolidadas da empresa.
2. Os principais negócios e assuntos incluídos no âmbito da avaliação do controlo interno incluem:
Governança corporativa, estrutura organizacional, auditoria interna, recursos humanos, cultura corporativa, sistema contábil, capital monetário, compras e pagamentos, gestão da produção, vendas e coleta, pesquisa e desenvolvimento, divulgação de informações, transações de partes relacionadas, investimento estrangeiro, garantia estrangeira, gestão de subsidiárias e outras áreas de negócios importantes.
As unidades, negócios e assuntos acima incluídos no escopo de avaliação e áreas de alto risco abrangem os principais aspectos da operação e gestão da empresa, não havendo omissão chave.
III) construção e funcionamento do sistema de controlo interno
1. Ambiente de controle interno da empresa
(1) Governança das sociedades
De acordo com o direito das sociedades, a lei dos valores mobiliários e as disposições do sistema de normas de controlo interno das empresas, a sociedade estabeleceu e melhorou a assembleia geral de accionistas, o conselho de administração, o conselho de fiscalização, a administração e outros quadros, bem como as regras processuais e o sistema de trabalho pertinentes, assegurando a separação da tomada de decisão, implementação e supervisão, formando controlos e saldos eficazes. A assembleia geral de acionistas é a mais alta autoridade da empresa, que toma decisões sobre questões importantes como a política de negócios da empresa, financiamento, investimento e distribuição de lucros, tem o direito de eleger e demitir diretores e supervisores que não são mantidos por representantes de funcionários, e tem amplo poder de decisão sobre o funcionamento e gestão da empresa. O conselho de administração é o órgão executivo da sociedade, que é responsável pela implementação das decisões tomadas pela assembleia geral de acionistas, direção e gestão das atividades comerciais da empresa e prestação de informações à assembleia geral de acionistas; Tem um secretário do conselho de administração que é responsável pelos assuntos diários do conselho de administração; E criaram quatro comitês profissionais de acordo com suas funções, incluindo estratégia, auditoria, nomeação, salário e avaliação, e formulou as regras de trabalho de cada comitê especial, o que garantiu o desempenho efetivo das responsabilidades do comitê especial e melhorou a eficiência operacional do conselho de administração. O Conselho de Supervisores é o órgão de fiscalização da empresa, que é responsável pela assembleia geral de acionistas e supervisiona as finanças da empresa e o desempenho das funções pelos diretores, gerentes e demais gerentes seniores da empresa. A administração é responsável perante o conselho de administração, organiza e implementa as deliberações da assembleia geral de acionistas e do conselho de administração, é responsável pelo funcionamento diário e gestão da empresa, supervisiona o trabalho de vários departamentos funcionais, avalia a eficácia do trabalho de vários departamentos e coordena a relação entre vários departamentos.
A camada de governança corporativa opera de acordo com seu próprio regulamento interno e sistema de trabalho, estabelece um mecanismo de trabalho de coordenação mútua e controles e equilíbrios, protege os interesses da empresa e dos acionistas e estabelece uma base sólida para o desenvolvimento seguro, estável, saudável e sustentável da empresa.
(2) Estrutura organizacional da empresa
Com base no quadro organizacional básico de controle interno determinado pela estrutura de governança corporativa, a empresa adota o modo de gestão de “controle unificado e serviço de sistema” para fortalecer a gestão operacional da empresa de acordo com as necessidades de desenvolvimento de negócios e layout estratégico industrial. O sistema organizacional é dividido em três níveis: nível de tomada de decisão de governança, nível de gestão e controle do gerente e nível de operação do negócio; O nível de gestão e tomada de decisão lidera e planeja de forma abrangente a estratégia e desenvolvimento da empresa, o nível de gestão e controle do gerente supervisiona, planeja e coordena todas as unidades de negócios, e o nível de operação de negócios é a unidade de operação de negócios real da empresa e é totalmente responsável pelo trabalho de negócios específico.
A fim de fortalecer a função decisória do conselho de administração da empresa, garantir o funcionamento padronizado da empresa e a supervisão efetiva da gestão, o conselho de administração criou o escritório do conselho de administração, comitê de estratégia, comitê de auditoria, comitê de nomeação e comitê de remuneração e avaliação, cada comitê especial desempenha suas próprias funções e responsabilidades e melhora a estrutura de governança corporativa.
A empresa formou um modo de operação eficaz combinando a escala de negócios e as necessidades de operação e gestão da empresa; Estabeleceu e dividiu organizações funcionais centrais internas, tais como departamento de investimento estratégico, departamento de auditoria e supervisão, comitê técnico, Comitê de Compras, Houpu Research Institute, centro de marketing, centro de negócios marinhos, centro de serviços de tecnologia de engenharia, centro de entrega, centro financeiro, centro administrativo, centro de compras, QHSE Management Center, centro de gestão de recursos humanos, departamento de marketing e departamento de cliente chave; Então, de acordo com as características da operação de negócios, em sua base, criou unidades de negócios correspondentes.
Instituições funcionais e departamentos de negócios têm clara divisão de trabalho, funções sólidas e claras e contenção mútua; Apoiado em processos de negócio, procedimentos e sistemas de gestão, o princípio da separação de posições incompatíveis foi plenamente implementado, formando um mecanismo de verificações e equilíbrios mútuos.
Além disso, a gestão e controle da empresa sobre a operação, capital, pessoal, finanças e outros aspectos importantes de subsidiárias de propriedade integral e holding, de acordo com as disposições das leis e regulamentos e os estatutos sociais, através da nomeação de diretores e gerentes seniores e a combinação de normas de sistema, avaliação e supervisão de auditoria, o trabalho de negócios da empresa pode ser efetivamente ampliado.
A estrutura organizacional da empresa é a seguinte:
(3) Mecanismo de auditoria interna
Existe um comitê de auditoria sob o conselho de administração da empresa. O comitê de auditoria desempenha suas funções diligentemente de acordo com as regras de trabalho do comitê de auditoria do conselho de administração da empresa. É o principal responsável pela comunicação entre a auditoria interna e externa da empresa, orientar e supervisionar a criação e implementação do sistema de auditoria interna da empresa e revisar as informações financeiras da empresa e sua divulgação.
O comitê de auditoria do conselho de administração da empresa tem um departamento de auditoria e supervisão, que é uma organização especial de auditoria interna da empresa, equipada com auditores em tempo integral para trabalhar de forma independente, ser responsável pela supervisão e inspeção do controle interno e reportar ao comitê de auditoria pelo menos uma vez por trimestre; Adotar métodos de inspeção regulares e irregulares para auditar a integridade e eficácia da concepção e operação de procedimentos de controle interno relevantes no processo de operação padronizada e benefícios operacionais da empresa e subsidiárias de propriedade integral e holding, e avaliar a autenticidade e legitimidade dos benefícios econômicos; Relatar os defeitos de controle interno encontrados no processo de auditoria de acordo com os procedimentos de auditoria interna da empresa; Apresente sugestões de melhoria a tempo, exorte os departamentos relevantes a corrigir a tempo, acompanhe continuamente o efeito de melhoria, assegure a implementação eficaz do controle interno e melhore continuamente o nível de operação padrão da empresa.
(4) Recursos humanos
A empresa formulou e implementou políticas de recursos humanos para o desenvolvimento sustentável. De acordo com a legislação trabalhista e leis e regulamentos relevantes, o sistema de gestão de recursos humanos foi formulado; Esclarecer as normas de trabalho e processos de planejamento de recursos humanos, emprego e gestão de funcionários, treinamento e educação de funcionários, remuneração e bem-estar de funcionários, gerenciamento de desempenho de funcionários, gerenciamento de relacionamento de funcionários e assim por diante; Para os funcionários que dominam segredos comerciais importantes, a empresa assinará um acordo de confidencialidade com eles separadamente para restringir e padronizar seu comportamento de saída. Reforçar a gestão da introdução, desenvolvimento, utilização e retirada de recursos humanos; Assegura o cumprimento legal do trabalho de recursos humanos, melhora efetivamente a qualidade e eficiência do trabalho de recursos humanos, promove o crescimento comum dos funcionários e da empresa e fornece forte apoio para o desenvolvimento sustentável da empresa.
(5) Cultura empresarial
Desde a sua criação, a empresa atribuiu grande importância à construção da cultura corporativa, com a intenção inicial de “transportar mercadorias com integridade e beneficiar o mundo”, a visão de “fornecedor global líder em tecnologia de soluções globais para equipamentos de energia limpa” e a missão de “utilização eficiente da energia e melhoria do ambiente humano”; Através de anos de acumulação cultural e indução gradual e resumo na prática de produção e operação, formou os valores centrais de “sonho, paixão, inovação, aprendizagem e compartilhamento”, o estilo de trabalho de “unidade, eficiência, pragmatismo, responsabilidade e perfeição”, e o espírito empresarial de “auto-aperfeiçoamento contínuo e busca da excelência”, que demonstra plenamente o espírito de unidade sincera, progresso positivo, inovação e prática de busca da verdade, pragmática e diligente da empresa.
2. Avaliação dos riscos
Com o objetivo de promover o desenvolvimento sustentável, saudável e estável da empresa e alcançar seus objetivos de negócios, a empresa adere à orientação para o risco, estabelece consciência de gestão de riscos, estabelece e melhora o quadro organizacional e mecanismo de operação, e efetivamente identifica vários riscos relacionados à realização dos objetivos de controle.
Em 2021, a empresa iniciou plenamente o trabalho de gestão de riscos e oportunidades. Identificar, medir, avaliar e monitorar de forma contínua e eficaz os possíveis riscos de negócios, riscos estratégicos, riscos financeiros, riscos de mercado, riscos de políticas e regulamentos e riscos morais em todos os elos de todos os departamentos da empresa, pesar os riscos e benefícios, determinar as estratégias de resposta ao risco e monitorar e avaliar continuamente e regularmente os riscos identificados e aceitáveis. Ao mesmo tempo, a gestão da empresa compreende as informações do status financeiro da empresa, resultados operacionais, funcionários e outros aspectos através de reuniões regulares de escritório e relatórios financeiros regulares, e analisa e discute oportunamente as informações, de modo a garantir que os riscos sejam conhecidos e respondidos a tempo, de modo a garantir a segurança dos negócios da empresa.
3. Actividades de controlo
A fim de garantir razoavelmente a realização de vários objetivos de negócios da empresa, a empresa determinou uma série de medidas de controle para os principais riscos dos principais fluxos de negócios.
(1) Controle incompatível da separação do trabalho
A fim de evitar e descobrir oportunamente os erros e fraudes que podem ocorrer no desempenho das responsabilidades atribuídas, a empresa analisa e classifica de forma abrangente e sistemática as posições incompatíveis envolvidas no processo de negócios e implementa medidas de separação correspondentes ao configurar cada posto e formular a divisão de responsabilidades de cada posto, Separar as responsabilidades de “autorização e execução, execução e custódia patrimonial, custódia patrimonial e registro, registro e execução, execução e supervisão de auditoria, execução e uso de materiais financeiros”, e formar um mecanismo de trabalho de desempenho de suas respectivas funções, assumindo suas respectivas responsabilidades e restrição mútua.
(2) Controlo da aprovação da autorização
A empresa adota diferentes controles de autorização e aprovação de acordo com o tamanho e natureza da transação e as disposições dos estatutos e vários sistemas de gestão da empresa. Para negócios frequentes de RH, negócios de vendas e negócios de compra
Para assuntos, reembolso de despesas e outros assuntos, implementar o sistema de autorização e aprovação nível por nível de cada departamento; Operações importantes, como transações de partes relacionadas, garantias externas e investimento estrangeiro, serão examinadas e aprovadas pelo gerente geral, pelo conselho de administração e pela assembleia geral de acionistas de acordo com suas responsabilidades e autorização de acordo com diferentes valores de transação e natureza da matéria.
(3) Controlo do sistema contabilístico
A empresa formula o sistema contábil adequado para a empresa de acordo com a lei contábil e as normas contábeis unificadas nacionais; Criar instituições contábeis de acordo com a lei e alocar pessoal contábil; Esclarecer os procedimentos de tratamento dos vouchers contábeis, livros contábeis e relatórios contábeis financeiros, estabelecer e melhorar as medidas de gestão para a custódia dos arquivos contábeis e a transmissão dos trabalhos contábeis, implementar o sistema de pós-responsabilidade dos contadores, dar pleno desempenho à função de controle da contabilidade e garantir a autenticidade e integridade dos materiais contábeis.
(4) Controlo da protecção da propriedade
Tomar medidas para garantir a segurança da propriedade da empresa, como verificar e manter os registros de pessoal não autorizado em uma base regular, de modo a garantir a segurança de todos os tipos de propriedade. A empresa estabeleceu uma série de sistemas de custódia de ativos e sistemas de custódia de arquivos contábeis, e equipado com equipamentos necessários e pessoal em tempo integral, de modo a garantir fundamentalmente a segurança e integridade dos ativos e registros.
(5) Controlo orçamental
A empresa implementa um sistema abrangente de gestão orçamentária, define as responsabilidades e autoridades de cada unidade responsável na gestão e execução orçamentária, padroniza os procedimentos de elaboração, aprovação, emissão, execução e avaliação orçamentária e reforça as restrições orçamentárias. Através do controle orçamentário, a empresa transforma os objetivos de negócios em objetivos específicos de comportamento de todos os departamentos, cargos e até mesmo indivíduos, que podem ser utilizados como restrições de todas as unidades responsáveis para garantir fundamentalmente a realização dos objetivos de negócios da empresa.
(6) Controlo da avaliação do desempenho
A empresa estabelece e implementa o sistema de avaliação de desempenho, organiza todas as unidades de negócios para formular objetivos e indicadores anuais de desempenho de negócios e planos de trabalho anuais, e estabelece razoavelmente o sistema de índice de avaliação; Os gerentes de todos os níveis devem supervisionar e avaliar todo o trabalho, avaliar regularmente e avaliar objetivamente o desempenho de todas as unidades responsáveis e todos os funcionários dentro da empresa, e tomar os resultados da avaliação como base para determinar o salário dos funcionários, promoção do emprego, avaliação, rebaixamento, transferência de emprego, demissão, etc.
(7) Controlo da gestão dos fundos monetários
A empresa formulou sistema de gestão de fundos, medidas de gestão de fundos de reserva, medidas de gestão de reembolso de despesas e outros sistemas relevantes; Seguir rigorosamente o princípio da separação de cargos incompatíveis, estabelecer o sistema de responsabilidade de cargos de negócios de capital monetário e rigorosos procedimentos de autorização e aprovação; E de acordo com《
