Yunnan Baiyao Group Co.Ltd(000538) regulamento interno da reunião de funções
(em 24 de março de 2022, revisado e aprovado pela quarta reunião do nono conselho de administração em 2022) Capítulo I Disposições Gerais
Artigo 1º, a fim de fortalecer a liderança coletiva, garantir a tomada de decisão científica, institucionalizada e padronizada de Yunnan Baiyao Group Co.Ltd(000538) (doravante denominada “o grupo” ou “a empresa”), e efetivamente melhorar o nível de tomada de decisão e capacidade da reunião do escritório do grupo, estas regras são formuladas de acordo com os estatutos, as regras de trabalho para Yunnan Baiyao Group Co.Ltd(000538) primeiro diretor executivo, a autorização do conselho de administração do grupo para a reunião do escritório do grupo e em combinação com a situação real da empresa.
Artigo 2 a reunião do escritório do grupo adere ao princípio de “expressar opiniões, discutir plenamente, promover a democracia, seguir bons conselhos, reunir sabedoria e tomada de decisão centralizada”, e apoia o CEO para implementar a tomada de decisão científica e eficaz.
Artigo 3.º A reunião da diretoria do grupo é uma forma organizacional na qual o diretor executivo exerce uma liderança efetiva sobre o funcionamento e a gestão. A decisão final da reunião da diretoria do grupo será decidida e responsabilizada pelo diretor executivo.
Capítulo II Convocação de reuniões
Artigo 4.o A reunião da secretaria do grupo é convocada e presidida pelo director executivo e, se este não estiver em condições de exercer as suas funções, pode confiar a um vice-presidente sênior para a convocar e presidir em seu nome.
Participantes no Capítulo III
Artigo 5º o escopo dos participantes é: gerentes superiores do nível gerencial, gerente geral do centro administrativo, responsável pela unidade que prepara o tema ou relatório (participar apenas na discussão ou relatório do tema ou relatório), etc. o escritório do grupo convidará membros do conselho de administração, do conselho de supervisores ou outro pessoal relevante para comparecer à reunião como delegados não votantes, conforme apropriado. A lista de participantes ou delegados não votantes para cada reunião será definitivamente determinada pelo CEO, No entanto, é garantido que mais da metade ou mais dos gerentes seniores em todos os níveis de gestão. Aqueles que não puderem comparecer à reunião por algum motivo devem pedir licença por escrito ao CEO ou ao vice-presidente sênior que preside à reunião (exceto aqueles que não estão determinados a comparecer à reunião). O gerente geral e o secretário do CEO do centro administrativo são responsáveis pela classificação das atas da reunião.
Capítulo IV Forma organizacional e organização do tempo
As reuniões do artigo 6º são divididas em reuniões regulares e intercalares.
A reunião regular será realizada às 14:00 do 6º dia de cada mês (no dia seguinte após a formação do Financial Express) e, em caso de dias de descanso ou outros feriados legais, será adiada para as 14:00 do primeiro dia útil após o feriado. Caso o CEO esteja em uma viagem de negócios, o tempo pode ser ajustado mais tarde. Reuniões temporárias geralmente discutem propostas importantes que são urgentes e não podem esperar por reuniões regulares, que são decididas pelo CEO ou vice-presidente sênior autorizado.
Artigo 7º, o diretor executivo ou o vice-presidente sênior autorizado decidirá o método de convocação (incluindo reunião no local, reunião on-line, etc.) e o método de votação (incluindo votação no local, votação em rede, etc.) da reunião, conforme apropriado.
Capítulo V Âmbito do processo
Artigo 8 questões relevantes envolvidas no funcionamento e no Comitê de Gestão da empresa, questões relatadas por cada unidade que precisam ser decididas na reunião do escritório do grupo e revisão mensal da implementação do plano estratégico da empresa.
Artigo 9 outros assuntos a serem discutidos determinados pelo CEO ou vice-presidente sênior autorizado.
Artigo 10 o Conselho de Administração considera necessário submeter a proposta à reunião do escritório do grupo para discussão.
Capítulo VI Autoridade de deliberação
Artigo 11.º para investimento estrangeiro (incluindo, mas não limitado a investimento em capital próprio, investimento em projetos, etc.), compra ou venda de ativos, doação externa e outros assuntos de acordo com a lei, a autoridade de aprovação da reunião de escritório do grupo será determinada de acordo com a autorização do conselho de administração do grupo para a reunião de escritório do grupo, e o escritório do grupo deverá implementá-la de acordo com o montante e prazo autorizados pelo conselho de administração do grupo.
Capítulo VII Questões comunicadas pelo escritório do grupo ao conselho de administração
Artigo 12.o, a reunião da administração do grupo informará imediatamente o Conselho de Administração se este representar mais de 5% dos activos líquidos constantes do último relatório financeiro auditado e em qualquer das seguintes circunstâncias:
1. Conclusão, modificação e rescisão de contratos importantes;
2. Reembolso bancário de grande montante;
3. Grandes perdas operacionais ou não operacionais;
4. Grande perda de ativos;
5. Possível responsabilidade nos termos da lei;
6. Contencioso e arbitragem importantes;
7. Grandes sanções administrativas, etc.
Artigo 13.º Em caso de acidentes graves de segurança pessoal, acidentes com equipamentos, acidentes de qualidade e outros eventos que tenham impacto significativo no funcionamento e desenvolvimento da empresa, a reunião do escritório do grupo deve informar o conselho de administração em tempo hábil.
Artigo 14, a reunião do escritório do grupo deve informar o conselho de administração em tempo hábil se a empresa tiver transações inesperadas de partes relacionadas e a execução efetiva exceder o montante aprovado pelo conselho de administração.
Artigo 15.º Outras matérias de comunicação previstas nos estatutos e no regulamento interno do Conselho de Administração ou consideradas necessárias pela reunião do escritório do grupo.
Capítulo VIII Determinação das propostas
Artigo 16 a proposta deve descrever de forma precisa, abrangente e sucinta os antecedentes, as principais condições e as sugestões específicas das questões a decidir pela reunião do escritório do grupo. Em circunstâncias especiais, o risco será analisado e avaliado, e as instituições competentes emitirão pareceres jurídicos ou outros profissionais. O formato da proposta deve ser unificado e padronizado.
Artigo 17.o A proposta é apresentada por cada unidade com base numa demonstração completa de acordo com a repartição de tarefas e, após a sua constituição, é revista e assinada pelo responsável principal e pela direcção superior responsável por cada unidade, e carimbada com o selo da unidade.
Artigo 18 as propostas de cada unidade serão submetidas ao centro administrativo antes do último dia útil ao final de cada mês. Após as revisões e registros do centro administrativo, serão submetidas ao Secretário do CEO para instruções. O CEO ou vice-presidente sênior autorizado determinará a proposta da reunião do grupo.
Artigo 19 o diretor executivo ou o vice-presidente sênior autorizado determinará a proposta da reunião da diretoria do grupo, que será redigida em versão eletrônica pelo centro administrativo e distribuída aos participantes antes da reunião. Em circunstâncias especiais, após aprovação do CEO ou do vice-presidente sênior autorizado, o responsável pela unidade que prepara a proposta ou a direção sênior responsável comunicará antecipadamente com os participantes relevantes.
Artigo 20, a fim de manter a seriedade da reunião do grupo, em princípio, as moções temporárias não podem ser movidas e as moções que não estejam incluídas na ordem do dia de acordo com o processo não podem ser submetidas à reunião para discussão.
Artigo 21, para propostas que devam ser submetidas temporariamente para discussão por motivos especiais antes da reunião, a alta direção responsável pela unidade proponente explicará os motivos da apresentação temporária das propostas, e o CEO ou vice-presidente sênior autorizado examinará e aprovará se as submeterá à reunião do escritório do grupo para discussão.
Procedimento do capítulo IX
Artigo 22 o tema será reportado pelo responsável pela unidade de redação, formulado pareceres pela alta direção responsável, discutido coletivamente na reunião do escritório do grupo e definitivamente decidido pelo CEO ou vice-presidente sênior autorizado.
Artigo 23 O Financial Express será reportado pelo diretor financeiro, discutido coletivamente na reunião do escritório do grupo, e o diretor executivo ou vice-presidente sênior autorizado dará pareceres.
Artigo 24 outras questões de gestão empresarial serão comunicadas pelo chefe de cada unidade de acordo com a divisão do trabalho, e os gerentes superiores responsáveis deverão emitir suas opiniões. A reunião do grupo terá discussão coletiva, e o CEO ou vice-presidente sênior autorizado tomará uma decisão. Artigo 25, para assuntos que precisem ser submetidos à discussão do conselho de administração, após a reunião do escritório do grupo formar sugestões específicas, o Secretário do conselho de administração ou outro pessoal deverá submetê-los ao conselho de administração para deliberação.
Artigo 26 as questões que o Conselho de Administração considerar necessárias para serem discutidas e apresentadas sugestões na reunião da Diretoria do Grupo serão comunicadas pelo Secretário do Conselho de Administração ou pelo Diretor Executivo ou pela pessoa designada pelo Vice-Presidente Superior autorizado pelo Diretor Executivo. Após discussão coletiva, a reunião da Diretoria do Grupo formará as recomendações da reunião da Diretoria do Grupo, e então o Secretário do Conselho de Administração ou outro pessoal as submeterá ao Conselho de Administração.
Capítulo X Execução das resoluções
Artigo 27.º Todas as unidades executarão com seriedade as decisões tomadas pela reunião da secretaria do grupo. Se os participantes tiverem opiniões diferentes sobre a resolução, eles podem manter e assinar claramente suas opiniões e razões na ata da reunião, mas devem implementar cuidadosamente a resolução de acordo com suas obrigações.
As atas e deliberações da reunião são geralmente feitas no prazo de 3 dias úteis após a conclusão da reunião do escritório do grupo. As atas da reunião são revisadas e assinadas pelos gerentes seniores presentes na reunião. Após a revisão e assinatura das resoluções da reunião pelo CEO ou vice-presidente sênior autorizado, o centro administrativo assina e submete-as ao conselho de administração, à administração e ao conselho de supervisores, e as copia para todas as unidades relevantes. Os tópicos a serem submetidos ao conselho de administração para discussão devem ser submetidos a instruções no prazo de 3 dias úteis após a conclusão da reunião do escritório do grupo, e o progresso da comunicação será acelerado em circunstâncias especiais.
Artigo 29 o centro administrativo do grupo é responsável pela implementação dos assuntos específicos da reunião do escritório do grupo. O centro administrativo do grupo deve estabelecer um mecanismo de rastreamento e feedback para a implementação das resoluções da reunião do escritório do grupo, e os gerentes superiores responsáveis devem fazer um breve relatório sobre a implementação na reunião do escritório do grupo subsequente a tempo de formar um ciclo fechado.
Capítulo XI Ata da reunião
Artigo 30.o A acta da reunião incluirá o seguinte conteúdo:
1. A hora e local da reunião e o nome do moderador;
2. Nomes dos participantes e dos participantes não votantes;
3. Temas da reunião;
4. Pontos-chave e opiniões dos participantes;
5. Tomada de decisão dos resultados da reunião sobre os assuntos discutidos.
A ata da reunião será assinada pela alta administração que compareça à reunião e arquivada por mais de dez anos.
Capítulo XII Disposições complementares
Artigo 31 Este Regulamento será alterado periodicamente, de acordo com a autorização do Conselho de Administração.
Artigo 32 Se o conselho de administração ajustar o conteúdo autorizado da reunião de escritório do grupo e envolver estas regras, este regulamento será alterado em conformidade e entrará em vigor após deliberação e aprovação pelo conselho de administração.
Artigo 33.º O pessoal que compareça e compareça à reunião como delegados sem direito de voto deve respeitar as disposições de confidencialidade para evitar perda e divulgação de segredos.
Artigo 34.o Estas regras são aplicáveis ao grupo e a todas as unidades.
Artigo 35.º Todas as unidades referem-se a todas as divisões de negócio, filiais e departamentos funcionais do grupo.
Artigo 36. o presente Regulamento será aplicado a partir da data de deliberação e adoção pelo conselho de administração do grupo. Artigo 37 O centro administrativo do grupo será responsável pela interpretação destas regras.
