Elite Color Environmental Resources Science&Technology Co.Ltd(002998)
Sistema de trabalho do Comitê de Finanças e Auditoria do Conselho de Administração
Capítulo I Disposições gerais
Artigo 1.º, a fim de reforçar a função de tomada de decisão do conselho de administração de Elite Color Environmental Resources Science&Technology Co.Ltd(002998) (a seguir designada por “a empresa”), realizar auditoria prévia e auditoria profissional, garantir a supervisão eficaz do conselho de administração sobre a alta administração e melhorar ainda mais a estrutura de governança corporativa, de acordo com o direito das sociedades da República Popular da China, as normas de governança das empresas cotadas e as normas básicas de controle interno das empresas De acordo com as Regras de Listagem da Bolsa de Valores de Shenzhen (doravante referidas como as “Regras de Listagem”), os Elite Color Environmental Resources Science&Technology Co.Ltd(002998) (doravante referidos como os “estatutos”) e outras leis, regulamentos e documentos normativos, o conselho de administração da empresa estabelece um comitê de finanças e auditoria (doravante referido como o “Comitê de Auditoria”) e formula este sistema de trabalho.
Artigo 2º O comitê de auditoria é um comitê especial sob o conselho de administração, que é responsável perante o conselho de administração e reporta seu trabalho ao conselho de administração.
Artigo 3º O departamento de auditoria interna estabelecido pela empresa é responsável perante o comitê de auditoria e reporta seu trabalho ao comitê de auditoria.
Artigo 4º os membros do comitê de auditoria devem garantir tempo e energia suficientes para desempenhar as funções do comitê, ser diligentes e responsáveis, supervisionar efetivamente a auditoria externa da sociedade cotada, orientar a auditoria interna da sociedade, promover a sociedade para estabelecer controle interno efetivo e fornecer relatórios financeiros verdadeiros, precisos e completos.
Artigo 5º, a empresa deve fornecer as condições de trabalho necessárias para o comitê de auditoria e alocar pessoal especial ou instituições para realizar o trabalho diário do comitê de auditoria, tais como ligação de trabalho, organização de reuniões, preparação de material e gerenciamento de arquivos.
Artigo 6º, quando o comitê de auditoria desempenha suas funções, a direção da empresa e os departamentos relevantes devem cooperar.
Capítulo II Composição do comité de auditoria
Artigo 7.o Os membros do comité de auditoria são nomeados pelo conselho de administração de entre os membros do conselho de administração e são compostos por três ou mais membros.
Artigo 8º, em princípio, os membros do comitê de auditoria devem ser independentes do funcionamento diário e da gestão da empresa. Os diretores independentes do comitê de auditoria devem representar mais de 1/2 do número total de membros do comitê de auditoria.
Artigo 9.o Todos os membros do comité de auditoria devem possuir conhecimentos profissionais e experiência profissional competentes para as funções do comité de auditoria.
Artigo 10.o O comité de auditoria terá um convocador, que será um director independente, responsável pela presidência dos trabalhos do comité. O convocador do comitê de auditoria deve ter experiência profissional em contabilidade ou gestão financeira.
Artigo 11.º a sociedade organizará os membros do comitê de auditoria para participar de treinamento relevante que lhes permita obter os conhecimentos profissionais de direito, contabilidade e normas regulatórias das sociedades cotadas necessários para o desempenho de suas funções em tempo hábil.
Artigo 12.º O conselho de administração da sociedade deve avaliar regularmente a independência e o desempenho dos membros do comitê de auditoria e pode substituir os membros que não sejam adequados para continuar a exercer funções quando necessário.
Capítulo III Responsabilidades do comité de auditoria
Artigo 13.º As responsabilidades do Comité de Fiscalização incluem os seguintes aspectos:
I) Supervisionar e avaliar o trabalho das instituições de auditoria externa e propor a contratação ou substituição de instituições de auditoria externas; II) Supervisionar e avaliar o trabalho de auditoria interna e ser responsável pela coordenação da auditoria interna e da auditoria externa;
(III) revisar as informações financeiras da empresa e sua divulgação;
(IV) supervisionar e avaliar o controle interno da empresa;
V) Coordenar a comunicação entre a gestão, o departamento de auditoria interna e os serviços relevantes e as instituições de auditoria externa;
(VI) ser responsável por outros assuntos autorizados por leis e regulamentos, estatutos e conselho de administração.
Artigo 14.o As responsabilidades do comité de auditoria para supervisionar e avaliar o trabalho das instituições de auditoria externas devem incluir, pelo menos, os seguintes aspectos:
I) Avaliar a independência e o profissionalismo das instituições de auditoria externa, em especial o impacto dos serviços não de auditoria prestados pelas instituições de auditoria externa na sua independência;
II) propor ao Conselho de Administração a contratação ou substituição da instituição de auditoria externa;
III) rever as taxas de auditoria e as condições de emprego da instituição de auditoria externa;
(IV) Discutir e comunicar com as instituições de auditoria externas sobre o âmbito da auditoria, o plano de auditoria, os métodos de auditoria e as principais questões encontradas na auditoria;
V) Supervisionar e avaliar se as instituições de auditoria externa são diligentes e responsáveis.
O comité de auditoria realiza uma reunião de comunicação separada com a instituição de auditoria externa, sem a participação da direcção, pelo menos uma vez por ano. O Secretário do Conselho de Administração pode assistir à reunião como delegado sem direito a voto.
Artigo 15.o As responsabilidades do comité de auditoria na orientação da auditoria interna devem incluir, pelo menos, os seguintes aspectos:
(I) rever o plano de trabalho anual de auditoria interna da empresa;
(II) supervisionar e instar a implementação do plano de auditoria interna da empresa;
(III) rever o relatório de trabalho da auditoria interna, avaliar os resultados dos trabalhos de auditoria interna e instar a corrigir problemas importantes;
(IV) orientar o funcionamento eficaz do departamento de auditoria interna.
O departamento de auditoria interna da empresa deve prestar contas ao comitê de auditoria. Vários relatórios de auditoria apresentados pelo departamento de auditoria interna à gestão, o plano de correção e a correção de problemas de auditoria devem ser apresentados ao comitê de auditoria simultaneamente.
Artigo 16.º As funções do comité de auditoria de rever os relatórios financeiros da empresa e de emitir pareceres sobre eles devem incluir, pelo menos, os seguintes aspectos:
(I) rever o relatório financeiro da empresa e emitir pareceres sobre a autenticidade, integridade e exatidão do relatório financeiro;
(II) concentrar-se nas principais questões contábeis e de auditoria do relatório financeiro da empresa, incluindo ajustes de erros contábeis importantes, mudanças importantes na política contábil e nas estimativas, questões envolvendo julgamentos contábeis importantes, questões que conduzam a relatórios de auditoria não padronizados, etc;
(III) prestar especial atenção à possibilidade de fraude, fraude e inexorações materiais relacionadas com a prestação de informações financeiras;
(IV) Supervisionar a correcção dos problemas de informação financeira.
Artigo 17.o A avaliação da eficácia do sistema de controlo interno da empresa deve incluir, pelo menos, os seguintes aspectos: I) A avaliação da eficácia do sistema de controlo interno da empresa;
II) rever o relatório de autoavaliação do controlo interno;
III) Rever o relatório de auditoria do controlo interno emitido pela instituição de auditoria externa e comunicar com a instituição de auditoria externa os problemas detectados e os métodos de melhoria;
(IV) avaliar os resultados da avaliação e auditoria do controle interno e instar a correção dos defeitos do controle interno.
Artigo 18.o As responsabilidades do comité de auditoria na coordenação da comunicação entre a gestão, o serviço de auditoria interna e os serviços relevantes e as instituições de auditoria externa incluem:
I) Coordenar a comunicação entre a gestão e as instituições de auditoria externa sobre questões importantes de auditoria;
(II) coordenar a comunicação entre o serviço de auditoria interna e as instituições de auditoria externa e a cooperação da auditoria externa. Artigo 19.o, o comité de auditoria informará o Conselho de Administração sobre as medidas ou melhorias que considere necessárias e apresentará sugestões.
Artigo 20º, se o Comité Fiscal o considerar necessário, poderá contratar uma instituição intermediária para emitir pareceres profissionais, cabendo as despesas correspondentes à sociedade.
Artigo 21.º, quando a empresa contratar ou substituir uma instituição de auditoria externa, o comitê de auditoria deve formar um parecer de revisão e apresentar sugestões ao conselho de administração antes que o conselho de administração possa revisar as propostas relevantes.
Capítulo IV Reuniões do comité de auditoria
Artigo 22.o As reuniões do comité de auditoria são divididas em reuniões regulares e intercalares.
Convocado e presidido pelo convocador do comitê de auditoria.
Quando o convocador do comité de auditoria não puder ou se recusar a desempenhar as suas funções, nomeará um director independente para desempenhar as suas funções em seu nome.
Artigo 23.o O comité de auditoria pode realizar reuniões intercalares, se necessário. Quando dois ou mais membros do comité de auditoria o propuseram, ou quando o convocador do comité de auditoria o considerar necessário, pode realizar-se uma reunião intercalar.
Artigo 24.o A reunião do comité de auditoria só se realizará se estiverem presentes mais de dois terços dos membros.
Os pareceres de deliberação apresentados pelo comité de auditoria ao Conselho de Administração devem ser adoptados por mais de metade de todos os membros. Se não puderem ser formados pareceres de deliberação eficazes devido à evasão de membros do comitê de auditoria, as questões relevantes serão deliberadas diretamente pelo conselho de administração.
Os membros do comité de auditoria assistirão pessoalmente à reunião e expressarão pareceres claros sobre as questões em análise. Se um membro não puder comparecer pessoalmente à reunião por algum motivo, ele pode apresentar uma procuração assinada pelo membro e confiar outros membros para participar e expressar suas opiniões em seu nome. A procuração deve especificar o âmbito e a duração da autorização. Cada membro será confiado por, no máximo, um membro. Se, por algum motivo, um director independente não puder comparecer pessoalmente à reunião, confiará a participação de outros membros independentes na reunião em seu nome.
Artigo 27.o, quando o Comité de Fiscalização o considerar necessário, pode convidar representantes de instituições de auditoria externa, supervisores de empresas, auditores internos, pessoal financeiro, consultores jurídicos e outro pessoal relevante a assistir à reunião do Comité e fornecer as informações necessárias.
É redigida acta da reunião do comité de auditoria no artigo 28.o. Os membros e o restante pessoal presentes na reunião assinarão a ata da reunião do comitê. A acta da reunião será devidamente conservada pela pessoa ou organização responsável pelo trabalho diário. Artigo 29 os pareceres deliberativos adotados na reunião do comitê de auditoria devem ser submetidos ao conselho de administração da sociedade por escrito.
Artigo 30 Todo o pessoal presente na reunião será obrigado a manter confidencial os itens discutidos na reunião e não divulgará informações relevantes sem autorização.
Artigo 31.º Se algum membro do comitê de auditoria tiver interesse nas questões discutidas na reunião, ele se retirará.
Artigo 32.o Os procedimentos de convocação, os métodos de votação e as propostas adoptadas na reunião do comité de auditoria devem respeitar as disposições legislativas, regulamentares, estatutos e sistema de trabalho pertinentes.
Capítulo V Divulgação de informações
Artigo 33.o, a empresa deve divulgar o pessoal do comité de auditoria, incluindo a composição, formação profissional, experiência profissional no prazo de cinco anos e as mudanças de pessoal do comité de auditoria.
Artigo 34 ao divulgar o relatório anual, a empresa deve divulgar o desempenho anual do Comitê de Auditoria no site da Bolsa de Valores de Shenzhen, incluindo principalmente o desempenho de suas funções e a convocação da reunião do comitê de auditoria.
Artigo 35 Se os principais problemas encontrados pelo comitê de auditoria no desempenho de suas funções tocarem nas normas de divulgação de informações especificadas nas regras de listagem, a empresa divulgará essas questões e sua retificação em tempo hábil.
Caso não seja adotada pelo conselho de administração, a sociedade deve divulgar o assunto e explicar integralmente os motivos.
Artigo 37, a sociedade divulgará os pareceres especiais emitidos pelo Comitê de Auditoria sobre assuntos importantes da sociedade, de acordo com leis, regulamentos administrativos, normas departamentais, regras de listagem e documentos normativos relevantes.
Capítulo VI Disposições complementares
As questões não abrangidas pelo presente sistema de trabalho serão aplicadas em conformidade com as leis nacionais, regulamentos administrativos, normas departamentais, documentos normativos, regras de listagem e estatutos.
Artigo 39 o sistema de trabalho entrará em vigor a partir da data de deliberação e adoção pelo conselho de administração da sociedade.
Artigo 40 o Conselho de Administração da sociedade será responsável pela interpretação e modificação deste sistema de trabalho.
Elite Color Environmental Resources Science&Technology Co.Ltd(002998) Abril de 2022
