Shanghai Ganglian E-Commerce Holdings Co.Ltd(300226)
Relatório de autoavaliação sobre controle interno em 2021
De acordo com as disposições das normas básicas de controlo interno da empresa e as suas orientações de apoio e outros requisitos regulamentares de controlo interno (a seguir designado por sistema normativo de controlo interno da empresa), combinados com o sistema de controlo interno e métodos de avaliação de Shanghai Ganglian E-Commerce Holdings Co.Ltd(300226) (a seguir designado por empresa ou empresa, a empresa e as suas filiais são coletivamente referidas como grupo), com base na supervisão diária e especial do controlo interno, Avaliada a eficácia do controle interno da empresa em 31 de dezembro de 2021 (data de referência do relatório de autoavaliação do controle interno).
1,Declaração importante
É responsabilidade do conselho de administração da empresa estabelecer, melhorar e implementar efetivamente o controle interno, avaliar sua eficácia e divulgar fielmente o relatório de autoavaliação de controle interno de acordo com as disposições do sistema padrão de controle interno da empresa. O conselho de supervisores supervisiona o estabelecimento e implementação do controle interno pelo conselho de administração, e a direção é responsável por organizar e liderar o funcionamento diário do controle interno da empresa. O conselho de administração, o conselho de supervisores e os diretores, supervisores e gerentes superiores da empresa garantem que não há registros falsos, declarações enganosas ou grandes omissões no conteúdo deste relatório, e assumem responsabilidades jurídicas individuais e conjuntas pela autenticidade, exatidão e integridade do conteúdo do relatório.
2,Objectivos e princípios para a empresa estabelecer um sistema de controlo interno para a prestação de informação financeira
(1) Objetivos do sistema de controle interno da empresa sobre relatórios financeiros
É responsabilidade do conselho de administração e da administração da empresa estabelecer, melhorar e efetivamente implementar o controle interno. Os objetivos de controle da empresa são garantir razoavelmente a conformidade legal da operação e gestão da empresa, segurança de ativos, autenticidade e integridade dos relatórios financeiros e informações relevantes, melhorar a eficiência e o efeito da operação e promover a realização da estratégia de desenvolvimento da empresa. O controlo interno tem limitações inerentes, pelo que só pode fornecer garantias razoáveis para alcançar os objectivos acima referidos; Além disso, a eficácia do controle interno também pode mudar com as mudanças do ambiente interno e externo da empresa e das condições de negócios. A empresa dispõe de um mecanismo de inspeção e supervisão para controle interno e, uma vez identificados defeitos de controle interno, a empresa tomará medidas corretivas imediatamente.
(2) Princípios básicos para o estabelecimento do sistema de controlo interno da empresa para a prestação de informação financeira
O controle interno do relatório financeiro está em conformidade com os requisitos das leis e regulamentos nacionais relevantes, as diretrizes para o funcionamento padronizado das empresas listadas na gema e outras disposições relevantes da Bolsa de Valores de Shenzhen e a situação real da empresa.
1. Princípio da integralidade. O controle interno percorre todo o processo de tomada de decisão, implementação e supervisão, abrangendo vários negócios e assuntos da empresa e de suas subsidiárias holding.
2. Princípio de importância. Concentre-se em negócios importantes e áreas de alto risco com base em controle abrangente.
3. Princípio dos controlos e equilíbrios. Restringir e supervisionar uns aos outros em termos de instituições de governança, configurações institucionais, distribuição de direitos e responsabilidades, processos de negócios, e levar em conta a eficiência da operação ao mesmo tempo.
4. O princípio da objectividade. Durante a avaliação do controle interno, revelar objetiva e com precisão o status de risco da operação e gestão, e refletir fielmente a eficácia do projeto e operação do controle interno.
5. Princípio da adaptabilidade. O controlo interno adapta-se à escala empresarial, ao âmbito empresarial, à concorrência e ao nível de risco da empresa e ajusta-se a tempo das alterações da situação.
6. Princípio custo benefício. No processo de projeto e implementação de controle interno, pesar o custo de implementação e os benefícios esperados para alcançar o controle efetivo a um custo adequado.
3,Situação global da avaliação do controlo interno
(1) Âmbito da avaliação do controlo interno
De acordo com o princípio orientado para o risco, a empresa determina as principais unidades, negócios e assuntos incluídos no escopo da avaliação.
As principais unidades incluídas no escopo de avaliação incluem: a empresa-mãe e cada subsidiária holding. O ativo total das unidades incluídas no escopo de avaliação representa 100% do ativo total nas demonstrações financeiras consolidadas da empresa e a receita operacional total representa 100% da receita operacional total nas demonstrações financeiras consolidadas da empresa; Os principais itens incluídos no escopo da avaliação incluem: ambiente de controle interno, avaliação de riscos, atividades de controle, informação e comunicação e supervisão interna.
(2) Elementos de controlo interno da empresa
1. Ambiente de controlo
(1) Estrutura e regulamento interno do governo das sociedades
A empresa é uma empresa listada na jóia da Bolsa de Valores de Shenzhen em estrita conformidade com a lei da empresa e outras leis e regulamentos relevantes e os documentos normativos do CSRC. A empresa melhora ativamente a estrutura de governança corporativa, estabelece um sistema empresarial moderno e padroniza o funcionamento da empresa. A fim de proteger os interesses dos acionistas e proteger os recursos da empresa, a empresa emitiu o sistema de prevenção da ocupação de fundos por grandes acionistas e suas partes relacionadas e o sistema de gestão de transações com partes relacionadas. A fim de manter a abertura, a equidade e a imparcialidade da divulgação de informações da empresa, a empresa formulou o sistema de gestão da divulgação de informações, estabeleceu ainda um perfeito mecanismo de tomada de decisão e supervisão e divulgou informações importantes de forma atempada, precisa e completa. Os principais eventos e decisões da empresa foram tornados públicos em tempo hábil na coluna “relações com investidores” do cninfo.com e no site da empresa designado pelo CSRC, Assegura o direito de conhecer os accionistas minoritários.
A empresa estabeleceu o sistema de diretores independentes para supervisionar efetivamente as decisões relevantes do conselho de administração, e o número de diretores independentes atende às disposições das leis e regulamentos nacionais. O conselho de administração tem quatro comitês especiais: o comitê de estratégia, o comitê de auditoria, o comitê de nomeação e o comitê de remuneração para fornecer aconselhamento profissional para a tomada de decisão do conselho de administração. De acordo com os estatutos, a empresa formulou uma série de sistemas de gestão, incluindo o regulamento interno da assembleia geral de acionistas, o regulamento interno do conselho de administração, o regulamento interno do conselho de supervisores, as regras de trabalho do comitê de estratégia, as regras de trabalho do comitê de nomeação, as regras de trabalho do comitê de remuneração, as regras de trabalho do comitê de auditoria, as regras de trabalho do gerente geral, o sistema de gestão dos fundos arrecadados e o sistema de notificação de eventos importantes O conselho de supervisores e a administração têm suas próprias responsabilidades, e a operação é coordenada e eficaz.
(2) Organização
De acordo com os requisitos das leis, regulamentos e autoridades reguladoras relevantes, os estatutos e o funcionamento real da empresa, a empresa estabeleceu uma organização que atenda às necessidades da escala de negócios da empresa e operação e gestão. A empresa implementa estritamente o princípio da incompatibilidade e separação de funções, dividindo razoavelmente as responsabilidades e responsabilidades de cada departamento, e ajusta as instituições internas de departamentos individuais com as necessidades do desenvolvimento de negócios da empresa, de modo a formar uma divisão clara do trabalho entre cada departamento. O mecanismo de cooperação mútua e controles e equilíbrios garante o funcionamento ordenado e saudável das atividades de produção e operação da empresa e a realização dos objetivos de controle.
(3) Informação de base da auditoria interna
É instituído um comitê de auditoria sob o conselho de administração responsável pela comunicação, supervisão e verificação da auditoria interna e externa. A empresa cria um departamento de auditoria como departamento de auditoria interna para inspecionar e supervisionar a autenticidade e integridade das informações financeiras da empresa e o estabelecimento e implementação do sistema de controle interno. O departamento de auditoria é responsável perante o comitê de auditoria e reporta ao comitê de auditoria. De acordo com o plano de trabalho de auditoria, através da realização de auditoria de rotina de projetos, auditoria especial ou investigação especial, o departamento de auditoria supervisiona e verifica a eficácia da concepção e operação do controle interno da empresa, avalia a eficiência e o efeito da concepção e implementação do controle interno e promove a melhoria contínua e melhoria da qualidade do trabalho de controle interno. Relatar os defeitos de controlo interno detectados na auditoria ou investigação ao conselho de supervisores, ao comité de auditoria ou à gestão, de acordo com a gravidade dos problemas, e instar os serviços relevantes a tomarem medidas positivas para corrigi-los. Durante o período de relatório, o nível de gestão da auditoria interna da empresa estava completo e o controle era sólido e poderoso.
(4) Política de recursos humanos
A política de gestão de recursos humanos da empresa é formulada para melhorar os requisitos da estrutura de governança corporativa e atender às necessidades reais da empresa. Agora, a empresa formulou e implementou as regras e regulamentos de normas de gestão de recursos humanos, tais como manual de funcionários, incluindo recrutamento de funcionários, gestão de relações de trabalho, treinamento de funcionários, comparecimento de funcionários, Gestão de férias, avaliação de desempenho, salário e bem-estar, controle de custos de trabalho, salário da gerência sênior, nomeação de quadros e avaliação, etc, Todos os sistemas seguem os procedimentos de consulta democrática e tomada de decisão de acordo com a lei.
(5) Cultura empresarial
Aderindo ao espírito empresarial de “diligência, integridade, lucro e sabedoria”, a empresa cultiva valores positivos e senso de responsabilidade social, defende honestidade e confiabilidade, amor e dedicação, pioneirismo e inovação e trabalho em equipe, estabelece conceito de gestão moderno e fortalece a consciência de risco. Diretores, supervisores, gerentes e outros gerentes seniores têm desempenhado um papel de liderança na construção da cultura corporativa. Os funcionários da empresa também cumprem ativamente o código de conduta dos funcionários e desempenham seriamente suas responsabilidades no cargo.
(6) Responsabilidade social
A empresa defende o conceito orientado para as pessoas. O negócio da empresa determina que os funcionários não entrem em contato com mercadorias perigosas e outros meios de produção. As atividades comerciais da empresa não produzem poluição ambiental. A empresa tem uma pessoa especial para inspecionar e fechar as instalações de energia que ainda estão abertas após o trabalho todos os dias, e defende a reciclagem de papel para economizar recursos valiosos; A qualidade da informação da empresa goza de uma reputação muito boa entre os clientes.Os resultados anuais da pesquisa de satisfação do cliente refletem a excelente qualidade da informação da empresa e excelente qualidade do serviço do pessoal. A empresa organiza o exame físico dos funcionários todos os anos e organiza atividades de teambuilding; Organizar treinamento empresarial em toda a empresa todas as semanas, com foco na formação de longo prazo dos funcionários. Realizar pesquisas de satisfação dos funcionários e pesquisas de satisfação do cliente regularmente todos os anos e ouvir a voz dos funcionários e clientes.
2. Processo de avaliação de riscos
A empresa formulou objetivos de controle razoáveis e estabeleceu um mecanismo eficaz de avaliação de risco para identificar e responder aos riscos internos e externos relacionados à realização dos objetivos de controle e determinar a tolerância ao risco correspondente. A fim de promover o desenvolvimento sustentável, saudável e estável da empresa e alcançar seus objetivos de negócios, a empresa coleta de forma abrangente, sistemática e contínua informações relevantes de acordo com a estratégia de desenvolvimento estabelecida e em combinação com diferentes estágios de desenvolvimento e expansão do negócio, realiza oportunamente avaliação de risco, identificação dinâmica de risco e análise de risco, e ajusta estratégias de resposta ao risco em conformidade.
Os departamentos relevantes da empresa analisam regularmente a situação econômica, as políticas industriais, a concorrência do mercado, a oferta de recursos e outros fatores de risco externos; Coletar e estudar fatores sociais, como segurança e estabilidade, tradição cultural, crédito social, nível de educação e comportamento do consumidor, bem como fatores de risco internos, como status financeiro, status de capital, gerenciamento de ativos e gerenciamento de operação, e realizar análise e avaliação de risco combinando métodos quantitativos e qualitativos, de modo a fornecer base para a gestão formular estratégias de resposta ao risco.
3. Sistema de informação e comunicação
Estabelecer um sistema para o desenvolvimento seguro, armazenamento e estabilidade do sistema de informação da empresa, e garantir a entrada e saída seguros de dados. A gestão da empresa também forneceu recursos humanos e financeiros adequados para garantir a comunicação oportuna das informações e promover o funcionamento efetivo do controle interno.
(1) Canais suaves de recolha de informações
A empresa pode obter informações internas através de materiais financeiros e contábeis, materiais de operação e gestão, relatórios de pesquisa, informações especiais, publicações internas, site da empresa e outros canais; As informações externas também podem ser obtidas através de associações industriais, intermediários sociais, unidades de negócios, estudos de mercado, cartas e visitas, meios de comunicação online e autoridades reguladoras relevantes.
(2) Procedimentos oportunos de transmissão de informações
A empresa pode comunicar e retroceder oportunamente informações relacionadas ao controle interno entre os níveis de gestão interna, unidades responsáveis e vínculos comerciais, bem como entre a empresa e investidores externos, credores, clientes, fornecedores, intermediários e autoridades reguladoras.Os problemas encontrados no processo de comunicação da informação podem ser reportados e resolvidos a tempo. Informações importantes podem ser transmitidas ao conselho de administração, ao conselho de supervisores e à administração em tempo útil.
(3) Segurança do funcionamento do sistema de informação
Estabelecer um sistema para o desenvolvimento seguro, armazenamento e estabilidade do sistema de informação da empresa, e garantir a entrada e saída seguros de dados.
4. Actividades de controlo
A empresa possui políticas e procedimentos de controle necessários para suas principais atividades comerciais. A gerência tem objetivos claros de orçamento, lucro, outros desempenhos financeiros e operacionais, a empresa tem registros claros e comunicação sobre esses objetivos, e monitora ativamente. O departamento financeiro estabeleceu medidas de proteção adequadas para garantir razoavelmente que o contato e manuseio de ativos e registros são devidamente autorizados; Assegurar razoavelmente que os activos contabilísticos sejam consistentes com os activos reais numa base regular.
A fim de assegurar razoavelmente a realização de vários objetivos, a empresa estabeleceu procedimentos de controle relevantes, incluindo principalmente controle incompatível de separação de trabalho, controle de aprovação de autorização, controle de sistema contábil, controle de proteção de propriedade, controle de inspeção independente, controle de análise de operação e controle de avaliação de desempenho.
(1) Controle incompatível da separação do trabalho
A empresa analisou e classificou de forma abrangente e sistemática as posições incompatíveis envolvidas no processo de negócios, implementou medidas de separação correspondentes e formou um mecanismo de trabalho para o desempenho de suas respectivas funções, assumindo suas respectivas responsabilidades e restringindo-se mutuamente. Posições incompatíveis incluem principalmente: aprovação de autorização e execução de negócios, execução de negócios e supervisão de auditoria, custódia de propriedade e registros contábeis, manuseio de negócios e auditoria de negócios, etc.
(2) Controlo da aprovação da autorização
A empresa dividiu o controle de aprovação de autorização em autorização geral e autorização especial, e esclareceu o escopo de autoridade, procedimentos de aprovação e responsabilidades correspondentes para cada cargo para lidar com negócios e assuntos. Para projetos gerais autorizados, foram elaboradas diretrizes de autoridade para padronizar claramente seu escopo, autoridade, procedimentos e responsabilidades; Para projetos especiais de autorização, eles devem ser reportados à assembleia geral de acionistas ou ao conselho de administração para aprovação após revisão por departamentos funcionais relevantes da empresa, e autorização especial deve ser rigorosamente controlada.
(3) Controlo do sistema contabilístico
A empresa confirmou, mediu e preparou demonstrações financeiras em estrita conformidade com a lei contábil e normas contábeis para empresas empresariais, e clarificou os procedimentos de processamento de vouchers contábeis, livros contábeis e relatórios financeiros para garantir a autenticidade e integridade dos materiais contábeis. O trabalho básico de contabilidade é perfeito, o estabelecimento de instituições contábeis está completo, os profissionais de contabilidade são alocados de acordo com os requisitos do estado sobre qualificação contábil, e as instituições e pessoal atendem aos requisitos de independência relevantes.
(4) Controlo da protecção da propriedade
A empresa estabeleceu um sistema diário de gestão de propriedades e um sistema regular de inventário, e tomou medidas como registros de propriedades, armazenamento físico, inventário regular, verificação de contas, acesso restrito e disposição para garantir a segurança da propriedade.
(5) Controlo independente de auditoria
A empresa criou uma organização especial de auditoria interna para revisar a autenticidade, exatidão e integridade dos procedimentos de fundos monetários, títulos, vouchers, livros contábeis e registros, compras materiais e a consistência entre contas e realidade.
(6) Controlo da análise da operação
A empresa estabeleceu um sistema de análise de operação.A gestão utiliza oportunamente e de forma abrangente as informações de operação, compra e venda, investimento, financiamento e finanças, e realiza regularmente a análise de operação através de análise fatorial, análise comparativa, análise de tendências e outros métodos para descobrir os problemas existentes, descobrir as causas e melhorá-los a tempo.
(7) Controlo da avaliação do desempenho
A empresa estabeleceu e implementou um sistema de avaliação de desempenho, criou um sistema de índice de avaliação e realiza avaliações regulares e objetivas do desempenho de todas as unidades responsáveis e de todos os funcionários da empresa. Os resultados da avaliação serão utilizados como base para determinar o salário e promoção do emprego dos empregados, avaliação, rebaixamento, transferência de emprego, demissão, etc.
5. Supervisão do controlo
A fim de padronizar a gestão, a empresa continua a revisar e melhorar vários sistemas de controle interno, e supervisiona e inspeciona a gestão de controle interno da empresa através da padronização dos procedimentos de revisão e liberação do sistema, auditoria interna, identificação e avaliação de riscos, etc.
O conselho de administração da empresa orienta a inspeção e supervisão do controle interno, e revisa o relatório de controle interno e supervisão apresentado pelo departamento de inspeção e supervisão, ou seja, o departamento de auditoria interna da empresa, como uma avaliação do funcionamento do controle interno
