Guangdong Kitech New Material Holding Co.Ltd(300995)
Sistema de auditoria interna
Capítulo I Disposições gerais
Artigo 1.o, a fim de reforçar a gestão interna e a supervisão de auditoria da Guangdong Kitech New Material Holding Co.Ltd(300995) (a seguir designada “a empresa”), promover a construção de um governo limpo, salvaguardar os direitos e interesses legítimos dos accionistas da empresa, garantir o desenvolvimento saudável das actividades empresariais e garantir a valorização e preservação dos activos, Este sistema é formulado de acordo com a Lei de Auditoria da República Popular da China, os regulamentos para a implementação da Lei de Auditoria da República Popular da China, as disposições do Gabinete de Auditoria Nacional sobre auditoria interna, os estatutos sociais, as normas para a governança das empresas cotadas e a situação real da empresa.
A auditoria interna é uma atividade independente e objetiva de supervisão e avaliação dentro da empresa, que tem por objetivo promover a realização dos objetivos da empresa, analisando e avaliando a adequação, legitimidade e eficácia das atividades comerciais relevantes e o controle interno de vários departamentos e subsidiárias da empresa e sociedades anônimas que tenham impacto significativo na empresa, e promover um controle efetivo a um custo razoável, de modo a melhorar a gestão dos negócios e evitar riscos empresariais, Aumentar o valor de mercado da empresa. O termo “subsidiária”, conforme mencionado neste sistema, refere-se às subsidiárias no âmbito das demonstrações consolidadas da empresa, incluindo subsidiárias integralmente detidas e subsidiárias holding.
Artigo 3º Princípios básicos da auditoria interna: independência, legitimidade, busca da verdade dos fatos, objetividade e imparcialidade, integridade e confidencialidade.
Capítulo II Instituições e pessoal de auditoria interna
Artigo 4 a empresa estabelece o departamento de auditoria como instituição de auditoria interna, e está equipada com três auditores internos de tempo integral, que são responsáveis por organizar e coordenar a espinha dorsal do negócio transferida por cada departamento de negócios para participar do trabalho de auditoria. Sob a liderança direta do comitê de auditoria do conselho de administração, o departamento de auditoria é responsável perante o comitê de auditoria, reporta ao comitê de auditoria e exerce independentemente a autoridade de supervisão da auditoria interna.
(I) elaborar e melhorar o sistema de auditoria interna da empresa e preparar o plano de trabalho / esquema anual de auditoria interna de acordo com as leis relevantes, regulamentos, padrões alfandegários avançados da empresa de certificação e os requisitos da empresa;
(II) inspecionar e avaliar a integridade, racionalidade e eficácia do sistema de controle interno de todos os departamentos, subsidiárias e sociedades anônimas com influência significativa;
(III) dados contabilísticos e outros dados económicos relevantes de todos os departamentos, subsidiárias e sociedades anónimas com impacto significativo, incluindo vendas e recolha, aquisição e pagamento, gestão de inventário, gestão de activos imobilizados, gestão de capital, gestão de investimentos e financiamento, gestão de recursos humanos, gestão de sistemas de informação e gestão de divulgação de informações Auditoria da legalidade, conformidade, autenticidade e integridade das receitas e despesas financeiras e atividades econômicas relevantes refletidas em atividades de importação e exportação / padrões alfandegários avançados de certificação empresarial e outros negócios, incluindo, mas não limitado a relatórios financeiros, cartas de desempenho, divulgação voluntária de informações financeiras preditivas, etc;
(IV) realizar auditorias especiais sobre projetos de construção de capital, grandes projetos de investimento e alienação de ativos importantes da empresa e de suas subsidiárias;
V) auditar o mandato ou a responsabilidade económica regular do representante legal (responsável) da sociedade;
(VI) revisar regularmente as transações de capital entre a empresa e o controlador efetivo, os principais acionistas e suas partes relacionadas, e informar atempadamente o conselho de administração quando se verificar que o controlador efetivo, os principais acionistas e suas partes relacionadas ocupam os fundos da empresa;
(VII) conduzir investigação de fraude ou outra auditoria especial de acordo com as exigências do conselho de administração ou administração da empresa, auxiliar na criação e melhoria do mecanismo antifraude, determinar as áreas-chave, links-chave e principais conteúdos da antifraude, e prestar atenção e verificar a possível fraude no processo de auditoria interna;
(VIII) coletar e estudar políticas, leis e regulamentos relevantes, fornecer informações relevantes em tempo hábil e servir a tomada de decisões da empresa;
IX) apresentar relatórios ao comité de auditoria pelo menos uma vez por trimestre, incluindo, entre outros, a execução do plano de auditoria interna e os problemas encontrados na auditoria interna; O relatório de auditoria interna deve ser apresentado ao comité de auditoria pelo menos uma vez por ano;
(x) verificar regularmente a gestão dos assuntos aduaneiros da empresa, auditar a legitimidade e conformidade das atividades de importação e exportação, supervisionar todos os departamentos para cumprir a lei nas atividades de importação e exportação, lidar com a importação e exportação recepção e expedição, armazenamento e uso de mercadorias alfandegárias de acordo com a lei e eliminar violações de leis e regulamentos.
(11) A auditoria interna das actividades de importação e exportação e o cumprimento das normas das empresas aduaneiras certificadas de alto nível devem ser efectuados mais de uma vez por ano e a duração da auditoria deve ser executada de acordo com a situação específica, geralmente pelo menos uma semana, e devem ser estabelecidos os ficheiros de dados escritos ou electrónicos.
(12) Apresentar anualmente o relatório sumário da auditoria interna ao comitê de auditoria do conselho de administração da empresa.
Artigo 5.o Autoridade principal do serviço de auditoria
(I) participar nas reuniões relevantes de tomada de decisão de gestão financeira e operacional da empresa como delegados sem voto, participar na assistência aos departamentos de negócios relevantes da empresa para estudar, formular e modificar as regras e regulamentos relevantes da empresa e supervisionar a implementação;
(II) de acordo com as necessidades da auditoria interna, exigir que as unidades relevantes apresentem planos, orçamentos, contas finais, extratos e documentos e materiais relevantes atempadamente;
(III) verificar os livros contábeis, demonstrações, vouchers e contratos do departamento auditado, investigar ativos relevantes no local e ter o direito de consultar documentos, atas de reuniões, software de computador e outros materiais relevantes na produção e operação;
(IV) inquirir sobre departamentos e indivíduos relacionados a assuntos de auditoria e obter materiais de apoio relevantes; (V) relatar as violações graves em curso da disciplina financeira e econômica, perdas e resíduos graves e violações graves das regulamentações aduaneiras e normas aduaneiras para empresas certificadas de alto nível, e recomendar ao gerente geral que tome uma decisão para pará-las; Apresentar pareceres de correção, ser responsável pela verificação posterior e comunicar os resultados da verificação ao gerente geral.
(VI) Os materiais contábeis que possam ser transferidos, ocultos, adulterados ou destruídos, bem como materiais relacionados a atividades econômicas, podem ser temporariamente selados com autorização do conselho de administração;
(VII) divulgar um aviso de crítica ou apresentar sugestões de responsabilização para unidades e pessoal que violem leis e regulamentos e causem perdas e desperdícios.
(VIII) Comunicar críticas ou sugestões sobre a responsabilização por atos gerais que violem as regulamentações aduaneiras e normas aplicáveis às empresas com certificação aduaneira avançada, formular pareceres corretivos, ser responsável pela verificação posterior e comunicar os resultados da verificação à pessoa responsável pelos assuntos aduaneiros.
Artigo 6.o Requisitos aplicáveis aos auditores
I) Requisitos de qualificação:
1. Os auditores internos devem possuir os conhecimentos profissionais necessários e a capacidade profissional de contabilidade, auditoria e assim por diante;
2. Auditores internos devem ter as habilidades interpessoais para se comunicar adequadamente e efetivamente com os outros.
II) Ética profissional:
Os auditores internos devem auditar de acordo com a lei, ser leais às suas funções, aderir aos princípios, ser objetivos e justos, desempenhar as suas funções honestamente e manter segredos; Abuso de poder, negligência para ganho pessoal, divulgação de segredos e desrespeito do dever não são permitidos.
III) Requisitos de trabalho:
1. Os auditores internos que tratem de assuntos de auditoria e tenham interesse no objeto ou assuntos de auditoria auditados serão retirados;
2. Os auditores internos exercem as suas funções e poderes de acordo com a lei e estão protegidos por lei. Ninguém pode retaliar.
IV) Requisitos de responsabilidade
Os auditores internos devem, de acordo com os princípios da prova conclusiva, objetividade e imparcialidade, conclusão correta e tratamento adequado, auditar e punir as unidades e pessoal encontrados e confirmados no processo de auditoria que violem as regras e regulamentos, de modo a promover o departamento de auditoria a aplicar rigorosamente as leis, normas e regulamentos pertinentes.
Artigo 7.o Recompensação e punição dos auditores
I) Recompensas aos auditores
1. Se o departamento de auditoria e os auditores tiverem obtido benefícios econômicos significativos após a adoção das sugestões de gestão apresentadas para que a empresa evite ou recupere perdas econômicas importantes, e, assim, tenham contribuído significativamente para os interesses da empresa, serão elogiados e recompensados.
2. O departamento de auditoria pode recomendar que pessoal meritório que expõe e relate violações das regras e regulamentos da empresa e forneça pistas de auditoria seja elogiado ou recompensado.
II) Responsabilidade dos auditores
1. Se um auditor interno violar este sistema e cometer qualquer um dos seguintes atos, o conselho de administração da sociedade deve impor sanções administrativas ou deduzir pontuações de desempenho de acordo com a gravidade das circunstâncias. Se um crime for constituído, será transferido para o departamento judicial:
(1) Fazer uso do poder para buscar interesses privados;
(2) Praticar fraudes e negligências para ganho pessoal;
(3) Derelição do dever, causando prejuízos à empresa ou ao departamento auditado;
(4) Divulgar os segredos comerciais da empresa ou do departamento auditado, etc.
Capítulo III Procedimentos de auditoria interna
Artigo 8.o Plano de trabalho de auditoria
O departamento de auditoria deve determinar o foco da auditoria de acordo com a situação específica da empresa, formular o plano do projeto de auditoria e implementá-lo depois de aprovado pelo comitê de auditoria do conselho de administração.
Artigo 9.o Aviso de auditoria
Determinar os itens de auditoria e formar uma equipe de auditoria de acordo com o plano de auditoria.Os itens de auditoria geral incluem a auditoria das normas de certificação avançada aduaneira para atividades de importação e exportação, e notificar o departamento auditado por escrito 5 dias úteis antes da implementação da auditoria. Para o negócio especial que requer auditoria surpresa, o aviso de auditoria pode ser servido ao mesmo tempo da auditoria. Após recepção do aviso escrito, o serviço auditado deve proceder a todos os preparativos para a aceitação da auditoria, em conformidade com os requisitos do aviso de auditoria.
Artigo 10.o Plano de auditoria
A equipa de auditoria formulará o plano de trabalho de auditoria (plano de funcionamento) de acordo com as condições específicas do serviço auditado, que será implementado após revisão e aprovação pelo chefe do serviço de auditoria. Os principais conteúdos do plano de trabalho de auditoria incluem: nome do projeto de auditoria, objetivo da auditoria, escopo, foco, implementação, método de auditoria, divisão de pessoal, tempo de auditoria e outros assuntos que devem ser preparados.
Auditoria do artigo 11.o
Os auditores internos revisam materiais contábeis relevantes, consultam documentos, materiais e objetos físicos relevantes, verificam com unidades e pessoal relevantes, obtêm materiais de apoio relevantes e registram os documentos de trabalho de auditoria. Auditores internos podem usar auditoria, observação, inquérito, correspondência e revisão analítica para obter evidências de auditoria suficientes, relevantes e confiáveis para apoiar conclusões e sugestões de auditoria.
Artigo 12.o Relatório de auditoria
A equipa de auditoria interna emite um relatório de auditoria no prazo de cinco dias a contar da conclusão da auditoria. A elaboração do relatório de auditoria deve basear-se no documento de trabalho de auditoria, devendo ser realista, objectivo e justo, factos claros, dados exactos, base suficiente e qualidade exacta. Os pareceres e sugestões de auditoria são construtivos. Antes de emitirem o relatório de auditoria, os auditores internos trocarão opiniões com o serviço auditado. Se o serviço auditado tiver objecções, apresentará pareceres escritos no prazo de cinco dias úteis a contar da recepção do relatório de auditoria e, se não apresentar pareceres no prazo fixado, não será considerado como objecção. Se o departamento auditado tiver alguma objecção ao relatório de auditoria e não puder coordenar, deve apresentar o relatório de auditoria juntamente com os pareceres do departamento auditado ao comité de auditoria do conselho de administração para coordenação.
Artigo 13.o Conclusões da auditoria e decisão da auditoria
Após o relatório de auditoria ser submetido ao comitê de auditoria do conselho de administração para aprovação, o departamento de auditoria emite decisões de auditoria ao departamento auditado de acordo com as conclusões da auditoria.
Feedback do artigo 14.o
O serviço auditado deve proceder a um tratamento atempado de acordo com o parecer de auditoria ou a conclusão ou decisão de auditoria e comunicar os resultados do tratamento ao departamento de auditoria dentro do prazo especificado do parecer de auditoria e da conclusão da auditoria.
Relativamente aos defeitos de controlo interno detectados no processo de revisão, o serviço de auditoria interna instará os serviços competentes a formularem medidas de rectificação e tempo de rectificação, a procederem à revisão de acompanhamento do controlo interno e a supervisionarem a aplicação das medidas de rectificação. Se o serviço de auditoria interna detectar defeitos ou riscos importantes no controlo interno durante o processo de revisão, deve informar o comité de auditoria em tempo útil.
Artigo 15.o Conservação e confidencialidade
O serviço de auditoria deve estabelecer atempadamente ficheiros especiais para as questões de auditoria tratadas e mantê-los de acordo com a regulamentação por um período não inferior a 10 anos. Uma cópia do relatório de auditoria interna, da proposta de gestão e de outros documentos deve ser apresentada aos dirigentes relevantes, ao conselho de administração e ao conselho de fiscalização da empresa, uma cópia deve ser apresentada ao responsável pelo departamento auditado e uma cópia deve ser conservada pela empresa.
Capítulo IV Divulgação de informações
Artigo 16.o Relatório de autoavaliação do controlo interno
O comité de auditoria emite anualmente um relatório de autoavaliação do controlo interno sobre o estabelecimento e a aplicação do sistema de controlo interno relativo aos relatórios financeiros e à divulgação de informações, de acordo com o relatório de avaliação e os materiais pertinentes emitidos pelo serviço de auditoria interna. O relatório de autoavaliação do controlo interno deve incluir, pelo menos, os seguintes conteúdos:
I) Se o sistema de controlo interno está estabelecido, sólido e eficazmente implementado;
(II) defeitos e anomalias no controlo interno e no seu manuseamento;
III) Medidas pertinentes para melhorar e aperfeiçoar o estabelecimento e a aplicação do sistema de controlo interno;
(IV) melhoria de defeitos e anormalidades no controle interno no ano anterior;
V) Descrição da conclusão da revisão e avaliação do controlo interno durante este ano.
O conselho de administração da empresa deverá deliberar sobre o relatório de autoavaliação do controle interno, considerando o relatório anual. O conselho de supervisores e os directores independentes exprimem os seus pareceres sobre o relatório de autoavaliação do controlo interno e a instituição de recomendação ou o consultor financeiro independente (se existir) verificam o relatório de autoavaliação do controlo interno e emitem pareceres de verificação.
Ao divulgar o relatório anual, a empresa deve divulgar o relatório de autoavaliação do controlo interno e os pareceres emitidos pelo conselho de supervisores, diretores independentes, instituições de recomendação ou consultores financeiros independentes (se houver) em meios de comunicação qualificados.
Artigo 17.o, ao contratar uma empresa de contabilidade para realizar auditorias anuais, a empresa deve exigir que a empresa de contabilidade emita, pelo menos de dois em dois anos, um relatório de garantia do controlo interno sobre a eficácia do controlo interno da empresa relativo aos relatórios financeiros.
Artigo 18.º Se uma instituição de recomendação ou uma sociedade de contabilidade assinalar que existem deficiências importantes no controlo interno da sociedade, o Conselho de Administração e o Conselho de Supervisores da sociedade devem fornecer uma explicação especial sobre as questões envolvidas, incluindo, pelo menos, as informações básicas sobre as questões envolvidas, os pareceres do Conselho de Administração e do Conselho de Supervisores sobre a matéria, bem como as medidas específicas para eliminar a questão e o seu impacto.
Capítulo V Disposições complementares
As matérias não abrangidas pelo presente sistema serão implementadas de acordo com as leis, regulamentos nacionais e estatutos relevantes; Em caso de conflito com as leis e regulamentos promulgados pelo Estado no futuro ou com os estatutos modificados por procedimentos legais, as disposições das leis, regulamentos e estatutos nacionais relevantes devem ser implementadas, e o sistema deve ser revisto em tempo útil e submetido ao conselho de administração da sociedade para deliberação e aprovação.
Artigo 20 o sistema entrará em vigor após deliberação e aprovação do conselho de administração da sociedade e será implementado a partir da data da promulgação. O direito de interpretação pertence ao Departamento de Auditoria da empresa.
