Guangdong Kitech New Material Holding Co.Ltd(300995)
Regras de trabalho do comitê de auditoria do conselho de administração
Capítulo I Disposições gerais
Article 1 in order to strengthen the internal control system of Guangdong Kitech New Material Holding Co.Ltd(300995) (hereinafter referred to as the “company”), improve the internal control ability, ensure the effective supervision of the board of directors over the management, and improve the corporate governance structure, in accordance with the company law of the people’s Republic of China (hereinafter referred to as the “company law”), the governance standards of listed companies, the Guangdong Kitech New Material Holding Co.Ltd(300995) articles of Association (hereinafter referred to as the “articles of association”) and other relevant provisions, A sociedade institui o comitê de auditoria do conselho de administração e formula estas regras de trabalho.
Artigo 2º o comitê de auditoria do conselho de administração é uma organização especial de trabalho estabelecida pelo conselho de administração de acordo com as leis e regulamentos relevantes, que é principalmente responsável pela comunicação entre a auditoria interna e externa da empresa, e supervisionar o sistema de controle interno e sua implementação da empresa.
Capítulo II Composição do pessoal
Artigo 3º Os membros do comité de auditoria são compostos por três directores, incluindo dois directores independentes, sendo pelo menos um director independente entre os membros contabilista profissional.
Artigo 4.o Os membros do comité de auditoria são nomeados pelo presidente do Conselho de Administração, mais de metade dos administradores independentes ou mais de um terço de todos os diretores, e são eleitos pelo Conselho de Administração.
Artigo 5º o comitê de auditoria terá um presidente (convocador), que será um membro diretor independente com especialidade contábil, que será responsável por presidir os trabalhos do comitê; O presidente é eleito de entre os membros e apresentado ao conselho de administração para aprovação.
Artigo 6º O mandato do comitê de auditoria é o mesmo que o do conselho de administração e, após o término do mandato, os membros podem ser reeleitos. Se algum membro deixar de exercer o cargo de diretor da empresa durante o período, perderá automaticamente a qualificação de sócio. O Conselho de Administração deve acrescentar novos membros em conformidade com o Estatuto Social e com as presentes regras.
Artigo 7 o Departamento de Auditoria da empresa é o escritório diário do comitê de auditoria, que é principalmente responsável pela comunicação, supervisão e verificação da auditoria interna e externa da empresa.
Capítulo III Responsabilidades e autoridades
Artigo 8.o As principais responsabilidades e autoridades do comité de auditoria são as seguintes:
I) Supervisionar e avaliar o trabalho das instituições de auditoria externa;
II) supervisionar e avaliar os trabalhos de auditoria interna;
(III) revisar o relatório financeiro da empresa e expressar opiniões sobre ele;
(IV) supervisionar e avaliar o controle interno da empresa;
V) Coordenar a comunicação entre a gestão, o departamento de auditoria interna e os serviços relevantes e as instituições de auditoria externa;
(VI) outros assuntos autorizados pelo conselho de administração da empresa e outros assuntos envolvidos em leis e regulamentos e disposições relevantes da Bolsa de Valores de Shenzhen.
O comitê de auditoria informará o conselho de administração sobre as medidas ou melhorias que considerar necessárias e apresentará sugestões.
Artigo 9º o comitê de auditoria será responsável perante o conselho de administração, e as propostas do comitê serão submetidas ao conselho de administração para deliberação e decisão. O comité de auditoria coopera com o conselho de supervisores nas actividades de auditoria.
Artigo 10º, quando a empresa contratar ou substituir uma instituição de auditoria externa, o conselho de administração só poderá considerar propostas relevantes após a comissão de auditoria formular pareceres deliberativos e apresentar sugestões ao conselho de administração.
Artigo 11.º O comité de auditoria do Conselho de Administração procederá à revisão dos relatórios financeiros e contabilísticos da sociedade, emitirá pareceres sobre a autenticidade, exactidão e integridade dos relatórios financeiros e contabilísticos, incidirá sobre os principais problemas contabilísticos e de auditoria dos relatórios financeiros e contabilísticos da sociedade, prestará especial atenção à existência de fraude, fraude e possibilidade de grandes distorções relacionadas com os relatórios financeiros e contabilísticos e supervisionará a rectificação dos problemas dos relatórios financeiros e contabilísticos.
O comité de auditoria propõe ao Conselho de Administração contratar ou substituir a instituição de auditoria externa e rever as taxas de auditoria e os contratos de trabalho da instituição de auditoria externa, que não devem ser indevidamente influenciados pelos principais accionistas, controladores ou diretores efectivos, supervisores e gestores superiores da empresa.
O comitê de auditoria solicitará às instituições de auditoria externas que sejam honestas, confiáveis, diligentes e responsáveis, respeitem rigorosamente as regras de negócios e as normas de autodisciplina do setor, implementem rigorosamente o sistema de controle interno, verifiquem e verifiquem os relatórios financeiros e contábeis da empresa, cumpram a obrigação de cuidados especiais e expressem prudentemente opiniões profissionais.
Artigo 12, o comitê de auditoria da empresa solicitará aos departamentos responsáveis relevantes da empresa que formulem medidas de retificação e tempo de retificação, realizem uma revisão de acompanhamento, supervisionem a implementação das medidas de retificação e divulguem oportunamente a conclusão da retificação. Artigo 13.º, a sociedade divulgará o desempenho anual do comitê de auditoria em seu relatório anual, incluindo principalmente a convocação da reunião do comitê de auditoria e o desempenho específico de suas funções.
O comitê de auditoria apresentará pareceres deliberativos ao conselho de administração da sociedade sobre assuntos de sua competência e, caso o conselho de administração não os adote, a sociedade divulgará o assunto e explicará integralmente os motivos.
Artigo 14.o O comité de auditoria supervisiona o serviço de auditoria interna para inspeccionar, pelo menos de seis em seis meses, os seguintes assuntos, emitir relatórios de inspecção e apresentá-los ao comité de auditoria. Se se verificar que a empresa tem violações de leis e regulamentos e operação não padronizada, deve informar oportunamente à bolsa de valores e instar a empresa a divulgar:
(1) Implementação de investimentos de alto risco, como a utilização de fundos angariados, prestação de garantias, transações com partes relacionadas, investimento de valores mobiliários e operações de derivados, prestação de assistência financeira, compra ou venda de ativos, investimento estrangeiro e outros eventos importantes; (2) Grandes transações de capital e transações de capital da empresa com diretores, supervisores, gerentes seniores, acionistas controladores, controladores reais e suas afiliadas.
O comitê de auditoria emitirá um parecer de avaliação escrito sobre a eficácia do controle interno da empresa, de acordo com o relatório de auditoria interna e materiais relevantes apresentados pelo departamento de auditoria interna, e reportará ao conselho de administração.
Artigo 15.o, o Conselho de Administração ou o seu comité de auditoria emitem anualmente um relatório de autoavaliação sobre o controlo interno, de acordo com o relatório de avaliação e os materiais pertinentes emitidos pelo serviço de auditoria interna. O relatório de autoavaliação do controlo interno deve incluir, pelo menos, os seguintes conteúdos:
(1) Declaração do Conselho de Administração sobre a autenticidade do relatório de controle interno;
(2) Situação global da avaliação do controlo interno;
(3) Base, âmbito, procedimentos e métodos de avaliação do controlo interno;
(4) Defeitos e identificação do controle interno;
(5) Retificação de defeitos de controle interno do ano anterior;
(6) Propostas de medidas de retificação para defeitos de controle interno deste ano;
(7) Conclusão sobre a eficácia do controlo interno.
Capítulo IV Procedimentos de decisão
Artigo 16 o Departamento de Auditoria da sociedade será responsável pelos preparativos para a tomada de decisão do comitê de auditoria e fornecerá os materiais escritos das partes relevantes da sociedade:
(I) relatórios financeiros relevantes da empresa;
II) relatórios de trabalho das instituições de auditoria interna e externa;
III) contrato de auditoria externa e relatório de trabalho conexo;
(IV) informações divulgadas pela sociedade;
(V) relatório de auditoria sobre as principais transações com partes relacionadas da empresa;
VI) outras questões pertinentes.
Artigo 17.o, a reunião do comité de auditoria deve avaliar o relatório apresentado pelo grupo de trabalho de auditoria e submeter os materiais de resolução escritos pertinentes ao conselho de administração para discussão:
(I) avaliação do trabalho das instituições de auditoria externa, emprego e substituição de instituições de auditoria externa;
(II) se o sistema de auditoria interna da empresa foi efetivamente implementado e se o relatório financeiro da empresa é abrangente e verdadeiro; (III) se os relatórios financeiros e outras informações divulgadas pela empresa são objetivos e verdadeiros, e se as principais transações relacionadas da empresa estão em conformidade com as leis e regulamentos relevantes;
(IV) avaliação do trabalho do departamento financeiro e do departamento de auditoria da empresa, incluindo seus diretores;
V) Outras questões relevantes.
Capítulo V Regulamento interno
Artigo 18.o A reunião do comité de auditoria é dividida em reunião ordinária e reunião provisória, que se realiza pelo menos quatro vezes por ano e uma vez por trimestre. A reunião provisória é proposta pelos membros do comité de auditoria. Em princípio, a reunião do comité de auditoria será notificada a todos os membros dois dias antes da reunião, presidida pelo presidente, que, em caso de impedimento, pode confiar a presidência de outro membro (director independente).
Artigo 19.o A reunião do comité de auditoria só se realizará quando estiverem presentes mais de dois terços dos membros; A votação na reunião do comité de auditoria aplica o sistema de voto único; As deliberações do comité de auditoria serão aprovadas por mais de metade de todos os membros.
Artigo 20.o Os membros do comité de auditoria podem assistir pessoalmente à reunião ou confiar a outros membros para participarem na reunião e exercerem os seus direitos de voto em seu nome. Os membros do comité de auditoria só podem confiar a um outro membro o exercício do direito de voto em seu nome de cada vez. Se dois ou mais membros forem confiados a exercer o direito de voto em seu nome, a atribuição é inválida.
Artigo 21.º Se um membro do comitê de auditoria confiar outros membros para assistir à reunião e exercer o direito de voto em seu nome, apresentará uma procuração ao presidente da reunião, indicando a autoridade e os assuntos confiados, e será assinada tanto pelo responsável principal como pelo encarregado. A procuração válida será submetida ao presidente da reunião o mais tardar antes da votação da reunião. A procuração deve incluir, pelo menos, os seguintes conteúdos:
I) Nome do cliente;
II) Nome do responsável principal;
III) Questões confiadas;
IV) instruções sobre o exercício do direito de voto sobre os temas da reunião (a favor, contra e abstenção) e instruções sobre se a pessoa encarregada pode votar de acordo com a sua vontade na ausência de instruções específicas;
(V) assinatura e data de assinatura do cliente.
Artigo 22.º Se um membro do comitê de auditoria não comparecer pessoalmente à reunião nem confiar outros membros para participar na reunião em seu nome, considera-se que renunciou ao seu direito de voto na reunião.
Artigo 23.º Se um membro do comitê de auditoria não comparecer à reunião nem confiar outros membros para comparecer à reunião por duas vezes consecutivas, ele será considerado incapaz de desempenhar adequadamente suas funções e poderes, e o conselho de administração pode destitui-lo de seu cargo.
Artigo 24.o O método de votação da reunião do comité de auditoria é levantar as mãos ou votar; Uma reunião provisória pode ser realizada por meio de votação de comunicação. As intenções de voto dos deputados dividem-se em consentimento, objeção e abstenção. Os membros presentes na reunião escolherão uma das intenções acima referidas. Se não escolherem ou escolherem mais de duas intenções ao mesmo tempo, o presidente da reunião solicitará aos membros relevantes que voltem a escolher. Se recusarem escolher, considerarão-se-ão abstidos; Aqueles que saírem do local a meio do caminho e não voltarem sem fazer uma escolha serão considerados como se abstiverem; Se não houver votação antes do termo do prazo de votação fixado pela reunião, considera-se abstenção. Artigo 25.º Após a conclusão da votação, os resultados das votações de todos os membros serão recolhidos e contados atempadamente. Se uma reunião for realizada no local, o anfitrião da reunião anunciará os resultados estatísticos no local; Em caso de votação fora do local, o presidente da reunião notificará os membros dos resultados da votação por escrito o mais tardar no dia seguinte após o termo do prazo limitado de votação.
Artigo 26 as propostas e os resultados de votação adotados na reunião do comitê de auditoria serão comunicados ao conselho de administração da sociedade por escrito.
Artigo 27.o Os departamentos competentes da sociedade podem participar na reunião do comité de auditoria na qualidade de delegados sem direito de voto e, se necessário, os diretores, supervisores, gerentes superiores e peritos relevantes da sociedade podem também ser convidados a participar na reunião na qualidade de delegados sem direito de voto.
Se necessário, o comité de auditoria pode recorrer a uma instituição intermediária para prestar aconselhamento profissional para a sua tomada de decisão, devendo as despesas ser pagas pela sociedade.
Artigo 29.º Os procedimentos de convocação, os métodos de votação e as propostas adoptadas na reunião do comité de auditoria devem respeitar as disposições legislativas e regulamentares pertinentes, os estatutos e estas regras.
Artigo 30.o A reunião do comité de auditoria será registada e os membros presentes na reunião assinarão a acta da reunião; A ata da reunião será mantida pelo secretário do conselho de administração da sociedade por um período não inferior a dez anos.
Artigo 31 as propostas e resultados de votação adotados na reunião do comitê de auditoria serão comunicados ao conselho de administração da sociedade por escrito.
Artigo 32 Todos os membros presentes na reunião terão a obrigação de manter confidencial os assuntos discutidos na reunião e não divulgarão informações relevantes sem autorização.
Capítulo VI Disposições complementares
Artigo 33.o Estas regras de trabalho serão aplicadas a partir da data de adoção da resolução do Conselho de Administração.
O artigo 34.º destas regras pormenorizadas, “acima” inclui o número e “mais de metade” não inclui o número.
As questões não abrangidas pelo presente Regulamento serão implementadas de acordo com as leis, regulamentos nacionais e estatutos relevantes; Em caso de conflito entre estas regras detalhadas e as leis e regulamentos promulgados pelo Estado no futuro, prevalecerão as disposições das leis e regulamentos nacionais relevantes, devendo estas Regras detalhadas ser revistas imediatamente e submetidas ao conselho de administração para deliberação e aprovação.
O direito de interpretação destas regras pertence ao conselho de administração da sociedade.
Guangdong Kitech New Material Holding Co.Ltd(300995) 15 de Abril de 2022
