Sistema de gestão de reclamações dos investidores
(revisto em abril de 2022)
Artigo 1.º, a fim de estabelecer e melhorar o mecanismo de gestão de reclamações de investidores de Hbis Company Limited(000709) (doravante denominada “a empresa”), padronizar ainda mais o tratamento de reclamações de investidores e proteger os direitos e interesses legítimos dos investidores, de acordo com o direito das sociedades da República Popular da China Este sistema é formulado de acordo com as disposições relevantes da lei de valores mobiliários da República Popular da China e os pareceres da sede geral do Conselho de Estado sobre o reforço da proteção dos direitos e interesses legítimos dos pequenos e médios investidores no mercado de capitais (GF [2013] n.º 110).
Artigo 2º Este sistema é aplicável ao tratamento pela empresa de reclamações de investidores relacionadas com a divulgação de informações sobre o mercado de valores mobiliários, governança corporativa, proteção dos direitos e interesses dos investidores, etc. O sistema não é aplicável às reclamações dos clientes da empresa, funcionários e outras partes interessadas relevantes sobre a qualidade do produto ou serviço da empresa, disputas trabalhistas, patentes, proteção ambiental e outras questões relacionadas à produção e operação.
Os canais para a empresa aceitar reclamações de investidores incluem principalmente: telefone, e-mail, fax, carta, visita e reclamações transmitidas pelo departamento de regulamentação de valores mobiliários ou outros departamentos competentes. A empresa deve garantir que os investidores possam apresentar reclamações à empresa através de qualquer canal alternativo e obter tratamento e feedback eficazes. Artigo 4º O Secretário do Conselho de Administração é o principal responsável pelo tratamento das reclamações dos investidores pela empresa. O departamento principal responsável é o escritório do Conselho de Administração, que é responsável pela recepção, registro, classificação, tratamento, resposta oportuna, arquivamento e outros trabalhos relacionados das reclamações dos investidores. Suas principais responsabilidades incluem:
(I) aceitar reclamações diretas dos investidores;
(II) proceder à transferência da linha directa “12386” da CSRC e de outras queixas indirectas; (III) investigar e verificar a denúncia, apresentar pareceres de tratamento e responder atempadamente ao objeto da denúncia através de canais diretos ou indiretos;
(IV) resumir e analisar regularmente informações sobre reclamações e apresentar opiniões ou sugestões sobre o fortalecimento e melhoria da gestão das relações com investidores.
Artigo 5º Todos os departamentos da empresa cooperarão com o gabinete do conselho de administração no tratamento das reclamações dos investidores, reforçarão a formação do pessoal responsável pelo tratamento de reclamações, prestarão apoio financeiro necessário e melhorarão continuamente o nível de tratamento das reclamações.
Artigo 6.º Após receber a denúncia, o pessoal do gabinete do conselho de administração deve ouvir atentamente as opiniões do queixoso, preencher fielmente o formulário de registro da denúncia do investidor, registrar o queixoso, informações de contato, questões de reclamação e outras informações relevantes em detalhes e tratar a denúncia do investidor de forma oportuna, objetiva e justa, de acordo com as leis e regulamentos, as disposições das autoridades reguladoras e os requisitos dos sistemas relevantes da empresa. O pessoal é responsável por manter confidenciais as informações básicas do autor da denúncia e os materiais pertinentes da denúncia adquiridos no processo de tratamento da denúncia.
Artigo 7.º, a empresa deve verificar cuidadosamente se as questões refletidas pelos investidores são verdadeiras, tomar como base os fatos e o sistema como critério, e salvaguardar seriamente os direitos e interesses legítimos dos investidores. Para reclamações injustificadas e desprovidas de base legislativa e regulamentar, o pessoal deve cuidadosamente fazer um bom trabalho na comunicação e interpretação, esforçar-se para a compreensão dos autores da denúncia, eliminar o mal-entendido dos investidores e proteger a reputação da empresa contra danos.
Artigo 8º a sociedade aceitará as reclamações dos investidores sobre assuntos que envolvam seus legítimos direitos e interesses, incluindo, mas não limitado a: (I) houver violações na divulgação de informações ou violações do sistema de gestão da divulgação de informações da empresa;
(II) o mecanismo de governação não é perfeito e os procedimentos de tomada de decisão para questões importantes violam as disposições legislativas e regulamentares, os estatutos e outros sistemas internos de gestão;
(III) violação da divulgação de informações e dos procedimentos de tomada de decisão de transações conectadas;
(IV) garantia externa em violação dos regulamentos;
V) O compromisso não for cumprido dentro do prazo previsto;
(VI) outros atos que prejudiquem os legítimos direitos e interesses dos investidores.
Artigo 9.o Ao receber uma queixa, o pessoal esforça-se por tratar da queixa que possa ser tratada e respondida no local, responder no local e registar a situação de tratamento para registo; Para reclamações que não possam ser resolvidas no local, informe-se ao chefe de departamento para resolução; Reclamações com impacto significativo, situações complexas ou significado típico devem ser comunicadas ao conselho de administração da empresa para coordenação e resolução ao mesmo tempo.
Artigo 10.º Em princípio, as reclamações aceites pela empresa devem ser resolvidas no prazo de 30 dias a contar da data de aceitação e os autores da denúncia devem ser informados atempadamente, a menos que sejam tratadas no local. Se a questão reclamada pelo autor da denúncia for complexa e não puder ser resolvida no prazo de 30 dias, o pessoal solicitará a prorrogação e comunicará a situação em conformidade com os requisitos dos documentos pertinentes da autoridade reguladora dos valores mobiliários e informará o autor da denúncia das razões da prorrogação.
Artigo 11.º ao tratar reclamações, a empresa deve seguir o princípio da divulgação justa e prestar atenção à confidencialidade das informações não publicadas e outras informações internas; Se o conteúdo da resposta à denúncia envolver as informações que devem ser divulgadas publicamente em conformidade com a lei e os regulamentos, o momento da resposta ao autor da denúncia não deve ser anterior ao momento da divulgação pública das informações relevantes.
Artigo 12, no processo de tratamento de reclamações relacionadas com investidores, se o escritório do conselho de administração considerar que a empresa viola o sistema de gestão interna ou leis e regulamentos em termos de divulgação de informações e governança corporativa, deve informar imediatamente o conselho de administração da empresa, devendo o conselho de administração da empresa providenciar imediatamente a retificação, cumprir oportunamente as obrigações relevantes de divulgação de informações, executar rigorosamente os procedimentos de tomada de decisão relevantes e revisar e melhorar os sistemas relevantes.
Artigo 13.º, a empresa deve estabelecer um arquivo de tratamento de reclamações para investidores, que deve registrar detalhadamente a data da reclamação, reclamante, informações de contato, assuntos de reclamações, pessoal de tratamento, registros de tratamento, resultados de tratamento e outras informações. Os arquivos serão conservados durante, pelo menos, dois anos.
Artigo 14, em caso de petições anormais, reclamações, visitas de grupo e incidentes em massa, a empresa iniciará o plano de manutenção da estabilidade, e o responsável principal chegará ao local para persuadir e dragar os peticionários, tratá-los de acordo com a lei e relatar ao conselho de administração da empresa, segurança pública local e outros departamentos relevantes a tempo.
No artigo 15.o, no que respeita às reclamações de linha direta “12386” ou questões de consulta transmitidas pelas autoridades reguladoras, a empresa deve tratá-las de acordo com os requisitos de trabalho das autoridades reguladoras.
As matérias não abrangidas pelo presente sistema serão aplicadas em conformidade com as leis, regulamentos e estatutos nacionais pertinentes. O sistema será implementado a partir da data de deliberação e aprovação pelo conselho de administração da empresa, cabendo ao conselho de administração a interpretação e revisão.
