Shanxi Panlong Pharmaceutical Group Limited By Share Ltd(002864)
Sistema de gestão da auditoria interna
Capítulo I Disposições gerais
Artigo 1, a fim de fortalecer a auditoria interna da empresa, reduzir os riscos de tomada de decisão, melhorar os benefícios econômicos das empresas e garantir o desenvolvimento saudável das atividades empresariais da empresa, este sistema é formulado de acordo com a Lei de Auditoria da República Popular da China, os regulamentos para a implementação da Lei de Auditoria da República Popular da China, as diretrizes para a supervisão autodisciplina de empresas cotadas na Bolsa de Valores de Shenzhen nº 1 – operação padronizada de empresas cotadas no conselho principal, e em combinação com a situação real da empresa.
Artigo 2.o o auditado mencionado neste sistema refere-se ao pessoal responsável relevante de todos os departamentos, filiais e instituições acima mencionadas da empresa.
Capítulo II Estrutura institucional e responsabilidades
Artigo 3.º a sociedade institui o comitê de auditoria do conselho de administração (doravante denominado “Comitê de Auditoria”) e o departamento de auditoria responsável pelos negócios de auditoria interna.
Artigo 4º o Departamento de Auditoria da empresa será responsável perante o comitê de auditoria, reportará seu trabalho ao comitê de auditoria, exercerá de forma independente suas funções de auditoria interna de acordo com a lei sob orientação do comitê de auditoria, e inspecionará e supervisionará a autenticidade e integridade das informações financeiras da empresa, o estabelecimento e implementação de sistema de controle interno e gestão abrangente de riscos.
Artigo 5º as responsabilidades do Departamento de Auditoria da empresa são as seguintes:
(I) inspecionar e avaliar a integridade, racionalidade e eficácia do sistema de controle interno das instituições internas da empresa, subsidiárias holding e sociedades anônimas que tenham impacto significativo na empresa;
(II) auditar os dados contabilísticos e outros dados económicos relevantes das instituições internas da sociedade cotada, das filiais gestoras de participações sociais e das sociedades anónimas que tenham um impacto significativo na sociedade, bem como a legalidade, conformidade, autenticidade e integridade das receitas e despesas financeiras reflectidas e das actividades económicas relevantes, incluindo, entre outros, relatórios financeiros, cartas de desempenho, divulgação voluntária de informações financeiras preditivas, etc.;
III) Ajudar na criação e melhoria do mecanismo antifraude, determinar os domínios-chave, as ligações-chave e o conteúdo principal da luta antifraude e prestar razoavelmente atenção e inspecionar eventuais fraudes no processo de auditoria interna;
(IV) apresentar relatórios ao Conselho de Administração ou ao Comité de Auditoria pelo menos uma vez por trimestre, incluindo, entre outros, a implementação do plano de auditoria interna e os problemas encontrados na auditoria interna.
Capítulo III Âmbito de aplicação e competência
Artigo 6º, o departamento de auditoria auditará as seguintes questões relativas à sociedade e às suas filiais:
I) Execução e liquidação final do plano financeiro, plano de custos ou orçamento unitário;
II) A legalidade, autenticidade e eficácia das receitas e despesas financeiras, das diversas actividades económicas e dos resultados operacionais; III) grandes contratos económicos;
IV) Sistema de controlo interno;
(V) responsabilidades económicas dos líderes a todos os níveis;
VI) Contas finais da operação contratada ou da operação contratada confiada;
VII) Estimativa (orçamento) e contas finais dos projectos de investimento;
VIII) Aplicação das regulamentações financeiras nacionais e das regras e regulamentos das unidades;
(IX) outras questões de auditoria.
Artigo 7º O departamento de auditoria realizará investigações de auditoria sobre questões importantes no funcionamento e gestão da empresa.
Artigo 8º As principais autoridades do Departamento de Auditoria da empresa são:
I) Exigir que o auditado forneça atempadamente planos de produção, funcionamento, receitas e despesas financeiras, orçamentos e execução, contas finais, demonstrações contabilísticas e outros documentos e materiais relevantes;
II) Participar em reuniões relevantes; Examinar contratos econômicos, acordos e outros documentos econômicos;
(III) tomar uma decisão de suspensão temporária com o consentimento do Comitê de Auditoria para a grave violação em curso das regulamentações financeiras e econômicas que causará perdas ou desperdícios;
(IV) em caso de obstrução, obstrução do trabalho de auditoria e recusa em fornecer materiais relevantes, as medidas temporárias necessárias podem ser tomadas com a aprovação do presidente da empresa ou do comitê de auditoria e podem ser apresentadas sugestões sobre a investigação das responsabilidades do pessoal relevante;
(V) apresentar sugestões de tratamento para aqueles diretamente responsáveis por violações graves de regulamentos financeiros e econômicos e perdas graves ou resíduos, e relatar aos líderes superiores de acordo com regulamentos relevantes.
Capítulo IV Tipos, métodos e métodos
Os tipos de auditoria incluem principalmente:
I) Auditoria das receitas e despesas financeiras. Supervisionar e inspecionar a autenticidade, legalidade e conformidade das receitas e despesas financeiras da entidade auditada e avaliar a autenticidade e legitimidade dos ativos, passivos e lucros e perdas da entidade auditada;
(II) auditoria especial. incluem:
1. Auditoria de gestão. Auditoria da eficiência das atividades de gestão do auditado;
2. Auditoria de benefícios. Auditoria da eficácia e racionalidade das actividades económicas com base na auditoria das receitas e despesas financeiras;
3. Auditoria a termo. Auditoria da autenticidade, legitimidade e eficácia das receitas e despesas financeiras, ativos, passivos, lucros e perdas das empresas em que os líderes de todos os níveis trabalham durante o seu mandato, bem como das responsabilidades que devem ser assumidas nas atividades econômicas relevantes, especialmente o desempenho das responsabilidades que devem ser assumidas nas principais decisões empresariais (incluindo a responsabilidade do supervisor e responsabilidade direta);
4. Investigação de auditoria. Conduzir investigações especiais sobre um determinado assunto ou problema existente no auditado.
Métodos de auditoria do artigo 10.o:
(I) auditoria de apresentação (entrega). Após receber o aviso de auditoria, o auditado envia à instituição de auditoria os materiais relevantes para auditoria no momento especificado;
(II) auditoria local. Os auditores devem dirigir-se ao auditado para realizar a auditoria e este deve fornecer as condições de trabalho necessárias.
Métodos de auditoria do artigo 11.o: os auditores internos podem utilizar auditoria, observação, inquérito, correspondência e análise analítica para obter provas de auditoria suficientes, relevantes e fiáveis para apoiar as conclusões e sugestões da auditoria.
Artigo 12.o As provas de auditoria obtidas pelos auditores internos devem ser suficientes, pertinentes e fiáveis. Os auditores internos devem registar de forma clara e completa o nome, a fonte, o conteúdo, a hora e outras informações dos elementos de prova de auditoria no documento de trabalho. O serviço de auditoria interna estabelece um sistema de documentos de trabalho, estabelece um sistema de gestão de ficheiros correspondente em conformidade com as disposições legislativas e regulamentares e clarifica o tempo de armazenamento dos relatórios de trabalho de auditoria interna, documentos de trabalho e materiais relevantes.
Artigo 13.o O serviço de auditoria interna comunica ao Conselho de Administração ou ao Comité de Auditoria os trabalhos de auditoria interna e os problemas detectados pelo menos uma vez por trimestre e apresenta-lhe um relatório de auditoria interna pelo menos uma vez por ano. Relativamente aos defeitos de controlo interno detectados no processo de revisão, o serviço de auditoria interna instará os serviços competentes a formularem medidas de rectificação e tempo de rectificação, a procederem à revisão de acompanhamento do controlo interno e a supervisionarem a aplicação das medidas de rectificação. Se o departamento de auditoria interna detectar defeitos ou riscos importantes no controle interno durante o processo de revisão, deve informar atempadamente o conselho de administração ou o comitê de auditoria.
Artigo 14.o O comité de auditoria supervisiona o serviço de auditoria interna para inspeccionar, pelo menos de seis em seis meses, os seguintes assuntos, emitir relatórios de inspecção e apresentá-los ao comité de auditoria. Se uma empresa listada for encontrada para ter violações de leis e regulamentos ou operação fora do padrão, ela deve relatar à bolsa em tempo hábil:
(I) a realização de acontecimentos importantes, tais como a utilização de fundos angariados, a prestação de garantias, as transacções com partes relacionadas, o investimento em valores mobiliários e operações de derivados, a prestação de assistência financeira, a compra ou venda de activos, o investimento estrangeiro, etc.;
(II) a grande quantidade de transações de capital e transações de capital da empresa com diretores, supervisores, gerentes seniores, acionistas controladores, controladores reais e suas afiliadas.
O comitê de auditoria emitirá um parecer de avaliação escrito sobre a eficácia do controle interno da empresa, de acordo com o relatório de auditoria interna e materiais relevantes apresentados pelo departamento de auditoria interna, e reportará ao conselho de administração. Quando o conselho de administração ou o comitê de auditoria considerar que existem defeitos ou riscos importantes no controle interno da empresa, ou o patrocinador, consultor financeiro independente ou empresa de contabilidade apontar que existem defeitos importantes na eficácia do controle interno da empresa cotada, o conselho de administração deve reportar e divulgá-lo à Bolsa de Valores de Shenzhen em tempo hábil. A empresa deve divulgar no anúncio os principais defeitos ou riscos no controle interno, as consequências que foram ou podem ser causadas e as medidas que foram tomadas ou devem ser tomadas.
Artigo 15.º Se uma sociedade de contabilidade emitir um relatório de auditoria não normalizado sobre a eficácia do controlo interno de uma sociedade cotada, um relatório de garantia com uma conclusão qualificada ou uma conclusão negativa (se houver), ou assinalar que existem deficiências importantes no controlo interno do relatório não financeiro da sociedade, o Conselho de Administração e o Conselho de Supervisores da sociedade devem apresentar uma explicação especial sobre as questões envolvidas, devendo a explicação especial incluir, pelo menos, os seguintes conteúdos:
I) Informações básicas sobre as questões envolvidas;
(II) o impacto da questão na eficácia do controle interno da empresa;
(III) os pareceres do conselho de administração e do conselho de supervisores sobre o assunto;
(IV) Medidas específicas para eliminar a questão e o seu impacto.
Capítulo V Procedimentos de auditoria
Os principais procedimentos dos trabalhos de auditoria são os seguintes:
(I) a auditoria interna da empresa será organizada e implantada pelo conselho de administração ou pelo comitê de auditoria, e o departamento de auditoria será autorizado a executá-la.
II) Antes da auditoria, o auditado deve ser notificado por escrito. O anúncio deve especificar o âmbito, o conteúdo, o método e a hora da auditoria e entregar o aviso de auditoria ao auditado com três dias de antecedência;
(III) auditoria. Os auditores podem tomar medidas como a revisão de vouchers, folhas de contas, documentos e materiais, verificação de numerário, investigação no local de objetos físicos, investigação e obtenção de provas de unidades e pessoal relevantes para realizar auditoria, registro dos materiais de apoio obtidos nos registros de trabalho de auditoria, preparação do documento de trabalho de auditoria e exigir que o pessoal relevante assine e carilhe para certificação; Para os problemas encontrados na auditoria, sugestões de melhoria podem ser apresentadas aos departamentos e pessoal relevantes a qualquer momento;
(IV) Conclusões da auditoria. Elaborar o relatório de auditoria para comentários e solicitar as opiniões do auditado ou do pessoal relevante. O auditado ou o pessoal competente devem apresentar pareceres escritos no prazo de 10 dias úteis a contar da data de recepção do projecto de exposição do relatório de auditoria; Se nenhuma objeção escrita for apresentada dentro do prazo especificado, considera-se que não há objeção;
V) Elaborar um relatório formal de auditoria de acordo com o projeto do relatório de auditoria e os pareceres escritos do auditado e submetê-lo à aprovação do Comité de Auditoria, juntamente com o projeto do relatório de auditoria e os pareceres escritos do auditado; VI) Entregar o relatório de auditoria aprovado ao auditado ou ao pessoal relevante; O auditado deve apresentar pareceres de retificação por escrito no prazo fixado;
(VII) Podem ser realizadas visitas de retorno ou auditorias de acompanhamento sobre a retificação do auditado.
Artigo 17.o, o serviço de auditoria criará arquivos de auditoria. O âmbito da gestão de arquivos de auditoria inclui:
I) aviso de auditoria e plano de auditoria;
II) registos de auditoria, documentos de trabalho de auditoria e provas de auditoria;
III) relatório de auditoria e respectivo projecto para comentários, pareceres escritos do auditado, etc.;
IV) Documentos escritos que reflictam as atividades comerciais do auditado e dos indivíduos;
V) Instruções, respostas e pareceres do comité de auditoria ou do conselho de administração sobre questões de auditoria ou relatórios de auditoria; VI) Revisão e acompanhamento dos materiais de auditoria;
VII) Outros dados de auditoria relevantes a conservar.
Artigo 18.o, o serviço de auditoria deve respeitar rigorosamente as disposições de confidencialidade e não deve divulgar as informações relevantes da auditoria interna a unidades externas e pessoal irrelevante.
Capítulo VI Auditores internos
Artigo 19.o, o serviço de auditoria atribuirá o pessoal profissional correspondente de acordo com as necessidades dos trabalhos de auditoria. A selecção dos auditores assegurará a sua qualidade política e profissional, dotado de pessoal dotado de um vasto leque de conhecimentos, de forte capacidade profissional e competente para trabalhos de auditoria independentes.
Artigo 20.o Os auditores internos devem dispor dos conhecimentos profissionais necessários. A avaliação e nomeação das qualificações profissionais e técnicas dos auditores internos serão realizadas de acordo com as disposições pertinentes do Estado e da empresa.
Artigo 21.o, a nomeação e a destituição dos auditores internos devem ser efectuadas em conformidade com as disposições da autoridade de gestão de quadros, e a nomeação e destituição do chefe do serviço de auditoria e dos auditores independentes a tempo inteiro ficam sujeitas à aprovação do comité de auditoria.
Artigo 22.o Os auditores internos esforçar-se-ão por estudar os conhecimentos teóricos da auditoria, estar familiarizados com as orientações, políticas, regulamentos, sistemas e auditoria, contabilidade e outras empresas nacionais, participar activamente na formação e actividades académicas relevantes da auditoria e melhorar constantemente o nível do trabalho de auditoria.
Artigo 23.º Os auditores internos devem auditar de acordo com a lei, ser leais às suas funções, respeitar princípios, ser objetivos e justos, desempenhar honestamente as suas funções e manter segredos; Abuso de poder, negligência para ganho pessoal, divulgação de segredos e desrespeito do dever não são permitidos. Os auditores internos exercem suas funções e poderes de acordo com a lei e estão protegidos por lei. Nenhuma organização ou indivíduo pode retaliar.
Capítulo VII Disposições complementares
Artigo 24 Se as disposições relevantes deste sistema forem inconsistentes com as leis, regulamentos e disposições relevantes da CSRC, prevalecerão as leis, regulamentos e disposições relevantes da CSRC.
O serviço de auditoria é responsável pela formulação, revisão e interpretação deste sistema.
Artigo 26.º Este sistema será implementado a partir da data de adoção pela assembleia geral de acionistas.
Shanxi Panlong Pharmaceutical Group Limited By Share Ltd(002864) Abril de 2002
