Guangdong Hybribio Biotech Co.Ltd(300639)
Sistema de auditoria interna
Maio de 2002
Guangdong Hybribio Biotech Co.Ltd(300639)
Sistema de auditoria interna
Capítulo I Disposições gerais
Artigo 1, a fim de fortalecer o controle interno de Guangdong Hybribio Biotech Co.Ltd(300639) (doravante referida como “a empresa”), padronizar a auditoria interna, melhorar o nível de gestão e benefícios econômicos da empresa e promover o desenvolvimento sustentável da empresa, de acordo com a Lei de Auditoria da República Popular da China, a lei contábil da República Popular da China, as diretrizes para a supervisão autodisciplina de empresas cotadas na Bolsa de Valores de Shenzhen nº 2 – operação padronizada de empresas listadas na GEM, os Guangdong Hybribio Biotech Co.Ltd(300639) estatutos e leis relevantes Este sistema é formulado de acordo com as leis e regulamentos e em combinação com a situação real da empresa.
Artigo 2º Este sistema é aplicável à auditoria interna de todos os vínculos comerciais relacionados com relatórios financeiros e divulgação de informações das instituições internas da empresa, subsidiárias holding e sociedades anônimas que tenham impacto significativo na empresa.
No artigo 3.º, a empresa cria um departamento de auditoria como departamento de auditoria interna, que é responsável por inspecionar e supervisionar a criação e implementação do sistema de controle interno da empresa e de suas subsidiárias e a autenticidade e integridade das informações financeiras da empresa.
Artigo 4º, o departamento de auditoria interna da empresa é responsável perante o comitê de auditoria e reporta seu trabalho ao comitê de auditoria. O serviço de auditoria interna mantém a sua independência e não pode ser colocado sob a liderança do departamento financeiro nem trabalhar em conjunto com o departamento financeiro.
Capítulo II Instituições e pessoal de auditoria interna
Artigo 5.o, o serviço de auditoria interna deve estar equipado com auditores a tempo inteiro que correspondam às tarefas de auditoria.
O chefe do departamento de auditoria interna é a tempo inteiro, nomeado pelo comitê de auditoria, nomeado e destituído pelo conselho de administração, responsável perante o conselho de administração e relatório sobre o seu trabalho. A empresa deve divulgar a formação, o título profissional, a experiência profissional e a relação com o controlador real da pessoa responsável pelo departamento de auditoria interna.
Artigo 6º Os auditores internos devem ter boa qualidade política, capacidade profissional e correspondente conhecimento profissional, ser leais às suas funções, objetivos e justos, buscar a verdade dos fatos, ser honestos e eficientes, respeitar a ética profissional e os padrões profissionais e manter independência e devida prudência profissional no processo de prática. Os auditores internos devem actualizar constantemente os seus conhecimentos e melhorar o seu nível profissional e capacidade de trabalho através da educação e formação profissionais de acompanhamento.
Artigo 7.o Os auditores devem respeitar o princípio da confidencialidade, respeitar e manter confidencial a confidencialidade de qualquer informação que recolherem para efeitos de auditoria e não a utilizarão para obter benefícios para si mesmos ou para terceiros.
Capítulo III Responsabilidades, requisitos gerais e autoridades
Artigo 8.o O serviço de auditoria interna desempenha as seguintes funções principais:
(I) inspecionar e avaliar a integridade, racionalidade e eficácia do sistema de controle interno das instituições internas da empresa, subsidiárias holding e sociedades anônimas que tenham impacto significativo na empresa;
(II) auditar os dados contábeis e outros dados econômicos relevantes das instituições internas da empresa, subsidiárias e sociedades anônimas que tenham um impacto significativo na empresa, bem como a legalidade, conformidade, autenticidade e integridade das receitas e despesas financeiras refletidas e atividades econômicas relevantes, incluindo, mas não limitado a, relatórios financeiros, previsões de desempenho, cartas de desempenho, divulgação voluntária de informações financeiras preditivas, etc;
III) Ajudar na criação e melhoria do mecanismo antifraude, determinar os domínios-chave, as ligações-chave e os principais conteúdos da luta antifraude, e prestar atenção e inspeccionar eventuais fraudes no processo de auditoria interna;
(IV) apresentar relatórios ao comité de auditoria pelo menos uma vez por trimestre, incluindo, entre outros, a execução do plano de auditoria interna e os problemas encontrados na auditoria interna.
V) O serviço de auditoria interna deve apresentar um relatório de auditoria interna ao comité de auditoria pelo menos uma vez por ano. VI) As seguintes questões devem ser inspeccionadas pelo menos uma vez semestralmente, devendo o relatório de inspecção ser emitido e apresentado ao comité de auditoria. Se se verificar que a empresa tem violações de leis e regulamentos e operação não padronizada, deve informar oportunamente à Bolsa de Valores de Shenzhen e instar a empresa a divulgar:
1. Implementação de investimentos de alto risco, tais como a utilização de fundos angariados, prestação de garantias, transações com partes relacionadas, investimento em valores mobiliários e operações de derivados, prestação de assistência financeira, compra ou venda de ativos, investimento estrangeiro e outros eventos importantes; 2. Grandes transações de capital da empresa e transações de capital com diretores, supervisores, gerentes seniores, acionistas controladores, controladores reais e suas afiliadas.
A auditoria interna do artigo 9.o abrange geralmente todas as relações comerciais relacionadas com relatórios financeiros e divulgação de informações nas atividades comerciais da empresa, incluindo, mas não limitado a: Vendas e cobrança, aquisição e pagamento, gestão de inventário, gestão de ativos fixos, gestão de fundos, gestão de investimentos e financiamento, gestão de recursos humanos, gestão de sistemas de informação e gestão de divulgação de informações. A auditoria interna deverá abranger todas as ligações operacionais. O departamento de auditoria interna pode ajustar ligações comerciais relevantes de acordo com a indústria e características de produção e operação da empresa.
Artigo 10.o Todas as instituições internas ou departamentos funcionais da sociedade, filiais holding e sociedades anónimas com influência significativa cooperarão com o departamento de auditoria interna no desempenho das suas funções nos termos da lei e não prejudicarão o trabalho do departamento de auditoria interna.
Artigo 11.o As provas de auditoria obtidas pelos auditores internos devem ser suficientes, pertinentes e fiáveis. Os auditores internos devem registar de forma clara e completa o nome, a fonte, o conteúdo, a hora e outras informações dos elementos de prova de auditoria no documento de trabalho.
Artigo 12.o Durante os trabalhos de auditoria, os auditores internos preparam e analisam os documentos de trabalho de auditoria em conformidade com as disposições pertinentes e procedem à sua classificação e apresentação atempadamente após a conclusão do projeto de auditoria. Os arquivos serão conservados por um período mínimo de dez anos.
O acesso aos arquivos de auditoria deve passar pelos procedimentos de aprovação. O departamento da empresa só pode consultar após aprovação pelo chefe do departamento e, em seguida, pelo chefe do departamento de auditoria interna; A divulgação externa e o relatório serão examinados e aprovados pelo Secretário do Conselho de Administração da empresa.
A fim de assegurar que o serviço de auditoria interna desempenhe plenamente as suas funções e cumpra com êxito as suas funções, a sua autoridade de trabalho é a seguinte:
(I) de acordo com as necessidades de auditoria interna, participar de reuniões relevantes da empresa, especialmente reuniões sobre construção de sistemas, produção e operação, construção de capital, receitas e despesas financeiras, etc. Participar na pesquisa, formulação e revisão de regras e regulamentos relevantes; O departamento de auditoria interna organizará ou participará das reuniões das unidades e departamentos relevantes da empresa relacionadas com auditoria interna; O serviço de auditoria interna participa nas reuniões e formações relacionadas com auditoria interna realizadas pela bolsa de valores e outras unidades;
II) De acordo com as necessidades da auditoria interna, exigir que as unidades e serviços relevantes apresentem atempadamente informações sobre o sistema de controlo interno e sobre a execução, planos de produção, funcionamento e despesas financeiras, execução orçamental, contas finais e documentos e materiais pertinentes;
(III) rever e avaliar o estabelecimento e a implementação do sistema de controlo interno e adoptar métodos como revisão de dados, investigação e verificação, observação de campo e análise abrangente;
(IV) revisar vouchers, livros contábeis, extratos, orçamentos e contas finais, verificar fundos e bens e consultar documentos e materiais relevantes;
(V) investigar as questões relacionadas com a auditoria interna e exigir que os departamentos e indivíduos relevantes forneçam materiais de apoio;
(VI) apresentar sugestões à empresa para investigar a responsabilidade de departamentos e indivíduos que obstruem e dificultam o trabalho de auditoria interna e se recusam a fornecer materiais relevantes;
(VII) apresentar sugestões para melhorar o funcionamento e a gestão e aumentar os benefícios económicos;
(VIII) formular pareceres sobre a correção e o tratamento das violações das leis e regulamentos.
Artigo 15.o Mecanismo de recompensa e punição
(I) a empresa estabelece um mecanismo de incentivo e contenção para que o departamento de auditoria interna supervisione e avalie o trabalho dos auditores internos a fim de avaliar seu desempenho no trabalho. Para os auditores internos que abusarem de seu poder, se envolverem em práticas ilícitas para ganho pessoal, negligenciarem suas funções, divulgarem segredos comerciais da empresa e violarem as disposições relevantes deste sistema, a empresa investigará suas responsabilidades de acordo com o sistema de gestão interna e leis e regulamentos relevantes;
(II) Se o serviço de auditoria interna verificar que o auditado viola as leis e regulamentos nacionais, o sistema de gestão da empresa e as disposições pertinentes deste sistema durante o processo de auditoria, instará os serviços competentes a formularem medidas de retificação e corrigi-las atempadamente. Se for necessário investigar a responsabilidade da pessoa responsável em causa, esta será transferida para o serviço competente para tratamento em conformidade com o sistema interno de gestão e as leis e regulamentos pertinentes e, se for constituído um crime, será transferida para o órgão judicial responsável pela responsabilidade penal.
Capítulo IV Procedimentos de trabalho da auditoria interna
Os principais procedimentos de auditoria interna incluem:
I) O serviço de auditoria interna determina as questões de auditoria interna de acordo com o plano de trabalho de auditoria e notifica antecipadamente o serviço de auditoria interna ou o pessoal para preparar os materiais de auditoria; O departamento de auditoria interna e o pessoal cooperam activamente com o departamento de auditoria interna e prestam assistência no seu trabalho, fornecem atempadamente materiais relevantes e condições de trabalho necessárias e são responsáveis pela integridade e autenticidade dos materiais fornecidos;
II) O serviço de auditoria interna pode solicitar a contratação de peritos ou instituições externos e solicitar a transferência de outro pessoal interno para formar uma equipa de auditoria para realizar trabalhos de auditoria interna;
III) Os auditores internos devem conduzir uma investigação aprofundada e compreender a situação do objeto auditado, obter provas de auditoria suficientes e adequadas através da aplicação dos procedimentos de auditoria previstos e preparar documentos de trabalho de auditoria interna;
IV) Após a aplicação dos procedimentos de auditoria necessários, o serviço de auditoria interna emite conclusões de auditoria ou relatórios de auditoria interna baseados em provas de auditoria verificadas. Antes da apresentação formal do relatório de auditoria, podem ser solicitados os pareceres do auditado.
V) O serviço de auditoria interna instará os serviços competentes a formularem medidas de retificação e o prazo de retificação para as violações das leis e regulamentações detectadas no processo de auditoria, a procederem à revisão de acompanhamento e a supervisionarem a implementação das medidas de retificação. Capítulo V Inspecção e divulgação de informações sobre o controlo interno
Artigo 17.º O âmbito da revisão e avaliação do controlo interno incluirá a criação e implementação de sistemas de controlo interno relacionados com relatórios financeiros e divulgação de informações nas atividades comerciais da empresa.
Artigo 18.o, o serviço de auditoria interna insta os serviços competentes a formularem medidas de rectificação e tempo de rectificação para os defeitos de controlo interno detectados no processo de revisão, a procederem à revisão de acompanhamento do controlo interno e a supervisionarem a aplicação das medidas de rectificação. Se o serviço de auditoria interna detectar defeitos ou riscos importantes no controlo interno durante o processo de revisão, deve informar atempadamente o comité de auditoria.
Artigo 19.o, o Conselho de Administração ou o comité de auditoria emitem anualmente um relatório de autoavaliação sobre o controlo interno, de acordo com o relatório de avaliação e os materiais pertinentes emitidos pelo serviço de auditoria interna. O relatório de autoavaliação do controlo interno deve incluir, pelo menos, os seguintes conteúdos:
(I) declaração do Conselho de Administração sobre a autenticidade do relatório de controlo interno;
II) Situação global da avaliação do controlo interno;
III) Base, âmbito, procedimentos e métodos de avaliação do controlo interno;
IV) defeitos no controlo interno e sua identificação;
(V) rectificação de defeitos no controlo interno do ano anterior;
(VI) medidas de correcção propostas para os defeitos do sistema de controlo interno este ano;
(VII) Conclusões sobre a eficácia do controlo interno.
Artigo 20.o, o Conselho de Administração elaborará uma resolução sobre o relatório de autoavaliação do controlo interno, tendo em conta o relatório anual. O conselho de supervisores e os directores independentes exprimem os seus pareceres sobre o relatório de autoavaliação do controlo interno e a instituição de recomendação ou o consultor financeiro independente (se existir) verificam o relatório de autoavaliação do controlo interno e emitem pareceres de verificação.
Artigo 21.º Se uma instituição de recomendação ou uma sociedade de contabilidade assinalar que existem deficiências importantes no controlo interno da sociedade, o Conselho de Administração e o Conselho de Supervisores da sociedade devem fornecer uma explicação especial sobre as questões envolvidas, incluindo, pelo menos, as informações básicas sobre as questões envolvidas, os pareceres do Conselho de Administração e do Conselho de Supervisores sobre a matéria, bem como as medidas específicas para eliminar a questão e o seu impacto.
Artigo 22.o, a sociedade divulgará, em simultâneo com a divulgação do relatório anual, o relatório de autoavaliação do controlo interno e os pareceres emitidos pelo conselho de supervisão, diretores independentes, instituições de recomendação ou consultores financeiros independentes (se houver) no sítio web da bolsa de valores e dos meios de comunicação social que satisfaçam as condições prescritas pela CSRC.
Capítulo VI Disposições complementares
As matérias não abrangidas pelo presente sistema serão aplicadas de acordo com as leis, regulamentos e documentos normativos nacionais relevantes e as disposições pertinentes dos estatutos. Se o sistema for incompatível com as leis, regulamentos, documentos normativos e estatutos relevantes, prevalecerão as disposições das leis, regulamentos, documentos normativos e estatutos relevantes.
Artigo 24 o sistema será formulado, interpretado e revisado pelo conselho de administração da sociedade.
Artigo 25 este sistema entrará em vigor a partir da data de deliberação e aprovação pelo conselho de administração da sociedade, e o mesmo se aplicará na revisão.
Guangdong Hybribio Biotech Co.Ltd(300639) Maio de 2002
