Wens Foodstuff Group Co.Ltd(300498)
Sistema de controlo interno básico
Junho de 2002
catálogo
Capítulo I Disposições gerais 1 – Capítulo II Métodos de controlo interno 3 – Capítulo III trabalhos básicos de controlo interno 5 – Capítulo IV Inspecção e supervisão do controlo interno 6 – Capítulo V Informação Divulgação do controlo interno 7 – Capítulo VI Disposições complementares 8 –
Wens Foodstuff Group Co.Ltd(300498)
Sistema de controlo interno básico
Capítulo I Disposições gerais
Artigo 1º o sistema é formulado para melhorar ainda mais a capacidade de prevenção de riscos da Wens Foodstuff Group Co.Ltd(300498) company (doravante designada “a empresa”) e melhorar a eficiência operacional da sociedade anônima.
Este sistema é baseado nas normas básicas de controle interno da empresa, as diretrizes para a aplicação do controle interno da empresa, as diretrizes para a avaliação do controle interno da empresa, as regras de listagem de ações GEM da Bolsa de Valores de Shenzhen e as diretrizes de autorregulação para empresas listadas da Bolsa de Valores de Shenzhen nº 2 – operação padronizada de empresas listadas GEM, e é preparado em combinação com a situação real da empresa. O controle interno do artigo 2º refere-se aos arranjos institucionais relevantes para gerenciar os riscos existentes na formulação da estratégia e nas atividades empresariais da empresa, a fim de garantir a realização dos objetivos estratégicos da empresa. É uma atividade participada conjuntamente pelo conselho de administração, administração e todos os funcionários da empresa. O sistema de controlo interno da empresa atinge principalmente os seguintes objectivos:
(I) estabelecer e melhorar a estrutura organizacional interna que atenda aos requisitos do sistema empresarial moderno, formar um mecanismo científico de tomada de decisão, implementação e supervisão, e gradualmente realizar direitos e responsabilidades claros e gestão científica;
(II) assegurar a implementação das leis nacionais, das regras e regulamentos internos da empresa e das políticas empresariais da empresa;
(III) Assegurar que todas as atividades comerciais sejam realizadas de acordo com a devida autorização e promover o funcionamento coordenado, ordenado e eficiente das atividades de gestão empresarial da empresa;
(IV) garantir que o registro, contato e disposição de ativos sejam devidamente autorizados, garantir a segurança, integridade e funcionamento efetivo dos ativos, evitar danos, desperdícios e roubos e reduzir perdas por imparidade;
V) Assegurar que todas as questões económicas se reflictam verdadeiramente e integralmente e fazer com que a elaboração dos relatórios contabilísticos cumpra a legislação contabilística, as normas contabilísticas aplicáveis às empresas empresariais e outras disposições pertinentes;
(VI) prevenir, descobrir e corrigir erros e fraudes e garantir que os ativos contábeis sejam consistentes com os ativos físicos. Artigo 4.o, a sociedade deve seguir os seguintes princípios gerais ao formular e modificar o sistema de controlo interno:
I) Princípio da legalidade. O sistema de controlo interno deve respeitar as disposições legislativas e regulamentares nacionais.
(II) princípio da integralidade. O sistema de controle interno deve abranger os negócios econômicos internos da empresa, departamentos e posições relevantes, e implementar os principais pontos de controle no processo de processamento de negócios para tomada de decisão, implementação, supervisão, feedback e outros links.
(III) princípio da importância. O controlo interno deve prestar atenção a questões comerciais importantes e áreas de alto risco com base num controlo abrangente.
(IV) Princípio dos controlos e equilíbrios. O controlo interno deve constituir uma restrição e supervisão mútuas nos aspectos da estrutura de governação, do enquadramento institucional, da distribuição de direitos e responsabilidades, dos processos empresariais, etc., tendo em conta a eficiência operacional.
V) Princípio de coordenação. O sistema de controlo interno deve cumprir os planos de médio e longo prazo e objetivos de curto prazo da empresa, coordenar-se com outros sistemas de controlo de gestão da empresa e prestar atenção ao efeito global da implementação do sistema.
(VI) Princípio económico. A construção do sistema de controle interno deve lidar com a relação entre custo e benefício, e alcançar o melhor efeito de controle controlando o custo razoavelmente.
(VII) princípio da actualidade. O sistema de controlo interno deve ser continuamente avaliado e actualizado a tempo das alterações do ambiente económico externo e das necessidades de funcionamento e gestão. Elementos do artigo 5.o para estabelecer e executar um controlo interno eficaz:
(I) Ambiente interno. O ambiente interno é a base para uma empresa implementar o controle interno, que geralmente inclui estrutura de governança, configuração institucional, distribuição de direitos e responsabilidades, auditoria interna, política de recursos humanos, cultura corporativa, etc.
II) Avaliação dos riscos. A avaliação de risco consiste em identificar oportunamente e analisar sistematicamente os riscos relacionados à realização dos objetivos de controle interno nas atividades empresariais, e determinar razoavelmente as estratégias de resposta ao risco.
III) Actividades de controlo. A atividade de controle é que a empresa adota medidas de controle correspondentes de acordo com os resultados da avaliação de risco para controlar o risco dentro do grau tolerável.
(IV) Informação e comunicação. Informação e comunicação refere-se à coleta e transmissão oportunas e precisas de informações relacionadas ao controle interno pela empresa, de modo a garantir a comunicação eficaz de informações dentro da empresa e entre a empresa e o exterior.
V) Supervisão interna. A supervisão interna refere-se à supervisão e inspeção do estabelecimento e implementação do controle interno, a avaliação da eficácia do controle interno e a melhoria oportuna de defeitos de controle interno. O controlo interno do artigo 6.o abrange todas as relações comerciais nas actividades empresariais, incluindo, mas não limitado a:
(I) vendas e cobrança: incluindo processamento de pedidos e contratos, gestão de crédito, entrega do objeto, emissão de faturas de vendas, reconhecimento de receitas e contas a receber, recebimento de caixa e seus registros, etc.
(II) compra e pagamento: incluindo requisição de compra, processamento de ordem de compra, aceitação de mercadorias, preenchimento de relatório de aceitação ou processamento de retorno, registro de contas a pagar, aprovação de pagamento, pagamento em dinheiro e seus registros.
(III) desenvolvimento de projetos e ligações de construção: incluindo a elaboração da aprovação do projeto, plano de desenvolvimento do projeto, preparação do orçamento do projeto, implementação da construção do projeto, cálculo do custo do projeto, cálculo do custo de vendas, controle de qualidade, etc.
(IV) gerenciamento de estoque: incluindo compra de estoque, produção, inspeção de qualidade, armazenamento, requisição, entrega, auditoria, armazenamento, registro, inventário, disposição, etc.
(V) gestão de activos imobilizados: incluindo auto-construção, compra, alienação, manutenção, custódia e registo de activos imobilizados.
(VI) Gestão do Fundo Monetário: incluindo a entrada, transferência, registro e reporte de fundos monetários, e a autorização de caixa e pessoal financeiro.
(VII) transações com partes relacionadas: incluindo a definição de partes relacionadas, preços, autorização, execução, comunicação e registro de transações com partes relacionadas.
(VIII) garantia e financiamento: incluindo autorização, execução e registro de empréstimo, garantia, aceitação, locação, emissão de novas ações, emissão de títulos, etc.
(IX) Ligação de investimento: incluindo investimento em valores mobiliários, capital próprio, imóveis, ativos operacionais, derivados financeiros e outros investimentos de longo e curto prazo, gestão financeira confiada, etc.
(x) Ligações de I & D: incluindo investigação básica, concepção de produtos, desenvolvimento tecnológico, registos de I & D e manutenção de documentos.
(11) Gestão de pessoal: incluindo emprego, assinatura de contrato de trabalho, treinamento, pedido de licença, horas extras, saída, demissão, aposentadoria, calendário, cálculo salarial, cálculo do imposto de renda individual e várias retenções na fonte, registro salarial, pagamento salarial, comparecimento e avaliação, etc.
(12) Links de gerenciamento do sistema de informação: incluindo iniciação do projeto de informação, construção, conclusão, dados, segurança, governança e controle, etc.
(13) Ligações de gestão da divulgação de informações: incluindo normas de divulgação, responsabilidades de divulgação, medidas de confidencialidade, controlo e supervisão internos, divulgação de informações externas, comunicação de informações com investidores ou instituições de serviços de valores mobiliários e meios de comunicação social, etc.
Capítulo II Métodos de controlo interno
Artigo 7 os métodos básicos de controle interno incluem principalmente: controle orçamentário abrangente, controle de risco de operação, controle de estrutura organizacional, controle de autorização e aprovação, controle de registro de documentos, controle de preservação de propriedade, controle de qualidade de pessoal de negócios, controle de relatório interno, auditoria interna, controle de tecnologia da informação, etc.
O controlo orçamental do artigo 8º constitui uma parte importante do controlo interno de uma empresa. A empresa implementa uma gestão orçamentária abrangente, que é gerenciada pela equipe de gestão orçamentária liderada pelo presidente. O controle de risco operacional do artigo 9.º exige que a empresa estabeleça conscientização sobre riscos, estabeleça um sistema eficaz de gestão de riscos e evite e controle abrangentemente os riscos financeiros e operacionais da empresa por meio de alerta precoce de riscos, identificação de riscos, relatórios de riscos e outras medidas. Artigo 10º O controlo da estrutura organizacional deve respeitar o princípio da separação de funções incompatíveis, estabelecer razoavelmente instituições internas, dividir cientificamente responsabilidades e autoridades e formar um mecanismo de controlos e equilíbrios mútuos. Posições incompatíveis incluem principalmente: aprovação autorizada e manuseio de negócios, manuseio de negócios e registros contábeis, registros contábeis e custódia de propriedade, manuseio de negócios e auditoria interna, manuseio de negócios e custódia de propriedade, aprovação autorizada e supervisão e inspeção. O controle da autorização e aprovação exige que a empresa e todos os departamentos definam claramente o escopo, níveis, procedimentos, responsabilidades e outros conteúdos relevantes da autorização e aprovação. O pessoal de gestão em todos os níveis da empresa deve exercer suas funções e poderes correspondentes de acordo com o escopo da autorização, e o pessoal de gestão deve lidar com os assuntos econômicos dentro do escopo da autorização. O controle de registro de documentos requer que a empresa estabeleça o gráfico de funções da organização da empresa, prepare a descrição do trabalho e o manual de procedimentos de negócios para todos os funcionários.O pessoal de negócios deve saber onde eles estão lidando com o negócio e os links de operação anterior e subsequente para garantir que a eficiência do trabalho pode ser melhorada. O controle de preservação de propriedade do artigo 13 exige que a empresa restrinja estritamente o contato direto de pessoal não autorizado com ativos físicos e tome medidas como inventário regular, registros patrimoniais, verificação física e contabilística e seguro patrimonial para garantir a segurança e integridade de várias propriedades. Artigo 14 o controle de qualidade do pessoal de negócios exige que a empresa estabeleça e implemente sistemas científicos de gestão de pessoal, tais como emprego, treinamento, rotação de trabalho, avaliação, recompensas e punições, promoção e eliminação, e formular normas de trabalho do pessoal de negócios para garantir que o pessoal de negócios seja competente para o trabalho correspondente. O controle interno do relatório do artigo 15 exige que a empresa estabeleça e melhore o relatório de execução do orçamento interno, o relatório de análise de fundos, o relatório de análise de operações, o relatório de análise de ativos, o relatório de análise de investimentos e outros sistemas de relatórios, reflita de forma abrangente as atividades econômicas, forneça informações importantes em atividades econômicas oportunas, analise os problemas existentes na operação e na gestão, apresente sugestões de melhoria e melhore a oportunidade e a pertinência da gestão interna. Artigo 16.º A auditoria interna da sociedade fica a cargo do comitê de auditoria sob o conselho de administração, e o departamento de auditoria e supervisão será responsável pelo trabalho diário da auditoria interna e será responsável perante o comitê de auditoria. O departamento de auditoria e supervisão deve realizar auditorias regulares ou irregulares de todos os departamentos da empresa, de acordo com o plano de auditoria interna aprovado pelo comitê de auditoria para garantir a implementação de todos os sistemas da empresa. O controlo das tecnologias da informação exige a utilização das tecnologias da informação para estabelecer um sistema de controlo interno, reduzir e eliminar os factores de manipulação humana e assegurar a implementação eficaz do controlo interno; Ao mesmo tempo, é necessário fortalecer o controle sobre o desenvolvimento e manutenção do sistema de informação, entrada e saída de dados, armazenamento e custódia de documentos, segurança de rede, etc.
Capítulo III Trabalhos básicos de controlo interno
Artigo 18, o conselho de administração ou a administração devem melhorar oportunamente o controle interno, ajustar a organização, o estabelecimento de cargos e a divisão de responsabilidades, e melhorar o sistema de autorização de acordo com a avaliação e sugestões do departamento de auditoria e contadores públicos certificados sobre controle interno. Artigo 19 todas as atividades comerciais devem obedecer aos procedimentos operacionais especificados neste sistema e em outros sistemas de gestão da sociedade, e devem ser realizadas em estrita conformidade com a divisão de responsabilidades e autorização comercial. Artigo 20.o Cada departamento empresarial transmite atempadamente ao departamento financeiro os documentos e relatórios necessários à contabilidade, a fim de assegurar a actualidade e a exactidão das informações contabilísticas. Artigo 21.o, o departamento financeiro e o departamento de gestão de ativos organizarão regularmente cada departamento de negócios para realizar inventário de ativos para garantir que os ativos contábeis sejam consistentes com os ativos físicos.
Artigo 22 Todos os departamentos da empresa devem manter adequadamente todos os tipos de dados comerciais para garantir a integridade dos arquivos de controle interno. O período de conservação e o método de destruição dos arquivos de controlo interno são determinados de acordo com os diferentes tipos de negócios. Artigo 23.º Em caso de transferência de emprego ou demissão por algum motivo, o pessoal da empresa deve entregar ao sucessor todo o trabalho que está a cargo e os processos de controlo interno que é responsável por conservar, não podendo os que não tenham passado pelos procedimentos de transferência ou demissão. O pessoal responsável pela entrega assume a responsabilidade legal pela legalidade e autenticidade dos materiais transferidos.
Capítulo IV Inspecção e supervisão do controlo interno
Artigo 24.o, a empresa inspeccionará regularmente a aplicação do sistema de controlo interno. O Conselho de Administração e a direcção, através da inspecção e supervisão do sistema de controlo interno, verificam se existem deficiências no sistema de controlo interno e se existem problemas na implementação, e procedem a melhorias atempadas para assegurar a implementação eficaz do sistema de controlo interno. Artigo 25 a empresa determina que o departamento de auditoria e supervisão é responsável pela inspeção diária e supervisão do controle interno, e fornece pessoal especial de inspeção e supervisão interna de acordo com os regulamentos relevantes e a situação real da empresa. A empresa pode organizar a configuração deste departamento de acordo com sua própria estrutura organizacional e características da indústria, e este departamento pode reportar diretamente ao conselho de administração. Artigo 26.o, a sociedade estabelecerá e melhorará o sistema de gestão da utilização dos selos, definirá a responsabilidade pela guarda dos selos e a autoridade para a aprovação da sua utilização e designará pessoal especial para conservar os selos e registar a sua utilização.
A empresa deve fortalecer seu controle sobre transações de partes relacionadas, fornecimento de garantias, uso de fundos levantados, grandes investimentos, venda de ativos, divulgação de informações e outras atividades, e estabelecer sistemas e procedimentos de controle correspondentes de acordo com as diretrizes de autorregulação para empresas listadas na Bolsa de Valores de Shenzhen nº 2 – operação padronizada das empresas listadas na gema e disposições relevantes. Artigo 27.o, a empresa deve formular o sistema de inspeção e avaliação de controle interno, que inclui os seguintes conteúdos:
(I) autorização do conselho de administração ou instituições relevantes para inspecionar e supervisionar o controle interno;
(II) as obrigações de cooperação de todos os departamentos e organizações subordinadas da empresa na inspeção e supervisão do controle interno;
III) Elementos, horários, procedimentos e métodos de inspecção e supervisão de controlo interno;
IV) Método de relatório de avaliação do controlo interno;
V) Divisão de responsabilidades relacionadas com a inspecção e supervisão do controlo interno;
VI) Sistema de incentivo à inspecção e supervisão de controlo interno.
Artigo 28.º A sociedade formulará um plano anual de inspeção e supervisão de controle interno de acordo com suas próprias características comerciais, que servirá de base para avaliar o funcionamento do controle interno. Questões importantes, como aquisição e venda de ativos, transações de partes relacionadas, participação em operações de derivados, prestação de assistência financeira, prestação de garantias a terceiros, utilização de recursos mobilizados, gestão financeira confiada, etc., serão consideradas como questões necessárias no plano de inspeção e supervisão de controle interno.
O comité de auditoria supervisiona o serviço de auditoria interna para inspeccionar, pelo menos de seis em seis meses, os seguintes assuntos, emitir relatórios de inspecção e apresentá-los ao comité de auditoria. Se se verificar que a empresa tem violações de leis e regulamentos, operação não padronizada, etc., deve informar oportunamente à Bolsa de Valores de Shenzhen e instar a empresa a divulgar ao público: (I) a implementação de grandes eventos, tais como o uso da empresa de fundos levantados, fornecimento de garantias, transações de partes relacionadas, investimento de títulos e transações de derivados, prestação de assistência financeira, compra ou venda de ativos e investimento estrangeiro; (II) a grande quantidade de transações de capital e transações de capital da empresa com diretores, supervisores, gerentes seniores, acionistas controladores, controladores reais e suas afiliadas. Artigo 29.o, o serviço de auditoria interna apresenta anualmente o relatório de auditoria interna ao comité de auditoria. O comitê de auditoria da empresa pode formular os requisitos de conteúdo e formato do relatório de avaliação do controle interno de acordo com as características operacionais da empresa. Artigo 30.º O conselho de administração da sociedade orientará a inspeção e supervisão do controle interno e revisará o relatório de avaliação do controle interno apresentado pelo departamento de inspeção e supervisão, devendo o comitê de auditoria do conselho de administração da empresa realizar os trabalhos acima mencionados. Artigo 31.o, o pessoal de inspecção e supervisão deve reflectir fielmente os principais defeitos e problemas de controlo interno encontrados na inspecção no relatório de avaliação do controlo interno e rastreá-los depois de comunicar ao Conselho de Administração, a fim de garantir que os serviços competentes tomaram medidas atempadas
