Sistema de auditoria interna
Capítulo I Disposições gerais
Artigo 1, a fim de padronizar o trabalho de auditoria interna de Fujian Snowman Co.Ltd(002639) empresa (doravante denominada “a empresa”), melhorar a qualidade do trabalho de auditoria interna e proteger os direitos e interesses legítimos dos investidores, de acordo com a Lei de Auditoria da República Popular da China, as disposições do escritório nacional de auditoria sobre trabalho de auditoria interna e outras leis e regulamentos Este sistema é formulado de acordo com as disposições dos regulamentos, as Regras de Listagem da Bolsa de Valores de Shenzhen, as diretrizes de autorregulação para empresas listadas da Bolsa de Valores de Shenzhen nº 1 – especificações de operação para as principais empresas listadas do conselho e os estatutos sociais, e em combinação com a situação real da empresa.
Artigo 2.º, o termo “auditoria interna”, tal como mencionado neste sistema, refere-se às atividades de avaliação realizadas pelas instituições de auditoria interna da empresa ou pelo pessoal da empresa sobre a eficácia do controle interno e gestão de riscos da empresa, a autenticidade e integridade das informações financeiras e a eficiência e eficácia das atividades empresariais.
Artigo 3.o, o termo “controlo interno”, tal como mencionado neste sistema, refere-se ao processo em que o Conselho de Administração, o Conselho de Supervisores, os quadros superiores e outro pessoal relevante da empresa fornecem garantias razoáveis para alcançar os seguintes objectivos:
(I) cumprir as leis, regulamentos, regras e outras disposições relevantes nacionais;
(II) melhorar a eficiência e o efeito da operação da empresa;
(III) garantir a segurança dos ativos da empresa;
(IV) garantir que a divulgação de informações da empresa seja verdadeira, precisa, completa e justa.
Artigo 4º O Conselho de Administração da sociedade é responsável pela criação, melhoria e implementação efetiva do sistema de controle interno, devendo importantes sistemas de controle interno ser revistos e aprovados pelo Conselho de Administração. O conselho de administração da empresa e todos os seus membros garantem a autenticidade, exatidão e integridade da divulgação de informações relacionadas ao controle interno.
Artigo 5º Todos os departamentos e filiais da sociedade cooperarão com a instituição de auditoria interna para o desempenho das suas funções nos termos da lei, proporcionarão as condições de trabalho necessárias e não prejudicarão o trabalho do departamento de auditoria e controle interno da empresa (a seguir designado “departamento de auditoria interna”).
Capítulo II Instituições e auditores de auditoria interna
Artigo 6º O comitê de auditoria será instituído sob o conselho de administração da sociedade, e o regulamento interno do comitê de auditoria será formulado e divulgado. Os membros do comitê de auditoria são todos compostos por diretores, dos quais os diretores independentes representam mais de metade, e pelo menos um diretor independente é um profissional de contabilidade. O presidente (convocador) elegerá de entre os membros um diretor independente com título contábil sênior ou qualificação de contador público certificado e o submeterá à aprovação do conselho de administração.
Artigo 7º O departamento de auditoria interna é criado sob o comitê de auditoria para inspecionar e supervisionar a autenticidade e integridade das informações financeiras da empresa e o estabelecimento e implementação do sistema de controle interno. O departamento de auditoria interna realiza de forma independente o trabalho de auditoria sob a orientação do comitê de auditoria, é responsável perante o comitê de auditoria e reporta ao comitê de auditoria.
Artigo 8.o, o serviço de auditoria interna atribui auditores a tempo inteiro com os conhecimentos profissionais necessários, a capacidade comercial correspondente e uma boa ética profissional para participarem na auditoria interna, e o número de auditores a tempo inteiro não deve ser inferior a três. O serviço de auditoria interna mantém a sua independência e não pode ser colocado sob a liderança do departamento financeiro nem trabalhar em conjunto com o departamento financeiro.
Artigo 9.o O serviço de auditoria interna tem uma pessoa responsável, que é plenamente responsável pela gestão diária da auditoria do serviço de auditoria interna. O responsável deve ser a tempo inteiro, nomeado pelo comitê de auditoria e nomeado ou destituído pelo conselho de administração. A empresa deve divulgar a formação educacional, título profissional, experiência de trabalho da pessoa responsável pelo departamento de auditoria interna, e se há qualquer relação com o acionista controlador e controlador real da empresa, e reportar à bolsa de valores de Shenzhen para arquivamento.
Artigo 10.o Os auditores devem manter a sua independência na execução dos trabalhos de auditoria interna e respeitar os princípios da objetividade, imparcialidade, busca da verdade dos factos, integridade e confidencialidade. Ao tratar de questões de auditoria, os auditores internos devem retirar-se se tiverem interesse no auditado ou nas questões de auditoria.
Capítulo III Responsabilidades e autoridades das instituições de auditoria interna
Artigo 11.o Ao orientar e supervisionar o trabalho do departamento de auditoria interna, o comitê de auditoria do conselho de administração desempenhará as seguintes funções principais: I) orientar e supervisionar a criação e implementação do sistema de auditoria interna;
(II) rever o plano de trabalho anual de auditoria interna da empresa;
(III) supervisionar e instar a implementação do plano de auditoria interna da empresa;
(IV) orientar o funcionamento eficaz do departamento de auditoria interna.
V) Relatar ao Conselho de Administração os progressos e a qualidade da auditoria interna e os principais problemas detectados;
VI) coordenar a relação entre o serviço de auditoria interna e as unidades de auditoria externa, como as empresas de contabilidade e as instituições nacionais de auditoria.
Artigo 12.o O serviço de auditoria interna desempenha as seguintes funções:
(I) inspecionar e avaliar a integridade, racionalidade e eficácia do sistema de controle interno das instituições internas da empresa, subsidiárias holding e sociedades anônimas que tenham impacto significativo na empresa;
(II) auditar os dados contábeis e outros dados econômicos relevantes das instituições internas da empresa, subsidiárias holding e sociedades anônimas que tenham impacto significativo na empresa, bem como a legalidade, conformidade, autenticidade e integridade das receitas e despesas financeiras refletidas e atividades econômicas relevantes, incluindo, mas não limitado a relatórios financeiros, previsões de desempenho, boletins de desempenho, divulgação voluntária de informações financeiras preditivas, etc;
III) Ajudar na criação e melhoria do mecanismo antifraude, determinar os domínios-chave, as ligações-chave e os principais conteúdos da luta antifraude, e prestar atenção e inspeccionar eventuais fraudes no processo de auditoria interna;
IV) apresentar relatórios ao comité de auditoria pelo menos uma vez por trimestre, incluindo, entre outros, a execução do plano de auditoria interna e os problemas encontrados no trabalho de auditoria interna;
V) Apresentar o plano de trabalho de auditoria para o ano seguinte ao comité de auditoria no prazo de dois meses antes do final de cada exercício orçamental e apresentar o relatório anual de trabalho de auditoria interna ao comité de auditoria no prazo de dois meses a contar do final de cada exercício orçamental;
(VI) para defeitos de controle interno da empresa e problemas existentes na implementação, exortar os departamentos responsáveis relevantes a formular medidas de retificação e tempo de retificação, realizar revisão de acompanhamento do controle interno, supervisionar a implementação de medidas de retificação e relatar ao comitê de auditoria em tempo hábil em caso de defeitos importantes ou riscos no controle interno.
Artigo 13.o, o serviço de auditoria interna realiza trabalhos de auditoria com base em relações comerciais e avalia a racionalidade da concepção e eficácia da execução do controlo interno relativo aos relatórios financeiros e à divulgação de informações em função da situação real.
A auditoria interna deve abranger todas as ligações comerciais relacionadas com relatórios financeiros e divulgação de informações nas atividades comerciais da empresa, incluindo, mas não limitado a: Vendas e cobrança, aquisição e pagamento, gestão de inventário, gestão de ativos imobilizados, gestão de fundos, gestão de investimentos e financiamento, gestão de recursos humanos, gestão de sistemas de informação e gestão de divulgação de informações.
O departamento de auditoria interna pode ajustar os vínculos comerciais acima de acordo com a situação real da empresa ou a situação do projeto.
Artigo 14.o As provas de auditoria obtidas pelos auditores internos devem ser suficientes, pertinentes e fiáveis. Os auditores internos da empresa devem registar de forma clara e completa o nome, a fonte, o conteúdo, a hora e outras informações das provas de auditoria obtidas no documento de trabalho.
Durante o trabalho de auditoria, os auditores internos devem preparar e rever os documentos de trabalho de auditoria em conformidade com as regulamentações pertinentes e, em tempo útil, redigir e arquivar os documentos de trabalho de auditoria após a conclusão do projeto de auditoria.
Artigo 15.o, a empresa deve estabelecer um mecanismo de incentivo e contenção para que o departamento de auditoria interna supervisione e avalie o trabalho dos auditores internos para avaliar o seu desempenho no trabalho. Se algum problema grave for encontrado na auditoria interna, a empresa deve investigar a responsabilidade e lidar com a pessoa responsável relevante de acordo com as disposições pertinentes.
Artigo 16.º As principais autoridades de trabalho do serviço de auditoria interna são as seguintes:
I) De acordo com as necessidades da auditoria interna, exigir que os serviços e filiais auditados apresentem atempadamente planos de produção, funcionamento, receitas e despesas financeiras, execução orçamental, contas finais, demonstrações contabilísticas e outros documentos e materiais relevantes;
(II) Participar na reunião do gabinete do gerente geral e nas reuniões regulares dos departamentos relevantes como delegados sem voto, de acordo com as necessidades da auditoria interna, e realizar reuniões relacionadas com questões de auditoria;
(III) participar no estudo e formulação de regras e regulamentos relevantes da empresa e de suas subsidiárias, preparar regras e regulamentos de auditoria interna e processos relevantes, e implementá-los após serem assinados e aprovados de acordo com a autoridade aprovada;
(IV) revisar demonstrações relevantes, vouchers, livros contábeis, orçamentos, contas finais, contratos e acordos, inspecionar materiais e documentos relacionados à produção, operação e atividades financeiras da empresa e de suas subsidiárias, e conduzir investigações no local de objetos físicos, testar a aplicabilidade de softwares de gestão, como software de contabilidade financeira e software de logística, e consultar documentos e materiais relevantes;
V) investigar questões relevantes na auditoria junto dos departamentos relevantes (pessoal) e solicitar materiais de apoio, e exigir que os chefes dos departamentos relevantes assinem pareceres sobre o documento de trabalho de auditoria e escrevam explicações escritas sobre questões de auditoria relevantes;
(VI) ter o direito de tomar uma decisão para impedir as violações contínuas das leis e regulamentos relevantes, regras e regulamentos da empresa ou grave desrespeito de deveres que possam causar perdas econômicas significativas e reportar ao conselho de administração em tempo hábil; Apresentar sugestões ao Conselho de Administração sobre o tratamento de atos que tenham causado perdas e impactos econômicos significativos;
VII) Para os serviços e pessoal que obstruam e destroem o trabalho de auditoria interna e se recusam a fornecer informações relevantes, as medidas temporárias necessárias podem ser tomadas após serem comunicadas ao conselho de administração para aprovação e aprovadas pelo presidente do conselho de administração, e devem ser apresentadas sugestões sobre a investigação das responsabilidades do pessoal relevante;
(VIII) Ter o direito de selar temporariamente os vouchers contábeis, livros contábeis, demonstrações contábeis e dados relacionados com atividades econômicas que possam ser transferidos, ocultos, adulterados ou destruídos com aprovação do comitê de auditoria da sociedade;
Capítulo IV Procedimentos de auditoria interna
Artigo 17, o departamento de auditoria interna formulará, de acordo com a situação real da empresa, um plano de trabalho anual específico de auditoria, que será implementado após aprovação pelo conselho de administração e pelo comitê de auditoria. Para os projetos listados no plano anual de trabalho de auditoria, o departamento de auditoria interna organizará de forma independente o trabalho de auditoria, e outros trabalhos de auditoria serão realizados de acordo com a autorização do conselho de administração da empresa, conselho de supervisores e outros departamentos autorizados.
Artigo 18.o A auditoria assume geralmente a forma de aviso prévio e a notificação de auditoria interna deve ser entregue por escrito cinco dias antes da execução da auditoria. Após receber o aviso de auditoria interna, o auditado deve proceder cuidadosamente aos preparativos de acordo com os requisitos do aviso de auditoria interna e tratar casos especiais de acordo com os requisitos dos serviços autorizados relevantes.
Artigo 19.o A auditoria interna deve ser efectuada em estrita conformidade com os seguintes procedimentos de auditoria:
I) Antes da execução da auditoria interna, deve ser formulado um plano de auditoria interna e emitido um aviso de auditoria interna ao auditado; II) Os auditores internos devem investigar cuidadosamente e inquirir sobre os materiais relevantes do auditado, obter materiais de apoio eficazes e elaborar registos pormenorizados;
(III) Prosseguir a recolha de provas para os problemas detectados na auditoria, assegurar que os factos sejam claramente e correctamente identificados e preparar documentos de trabalho de auditoria interna e relatórios de auditoria interna com base nos registos de auditoria interna revistos;
IV) O relatório de auditoria interna solicitará os pareceres do auditado e será submetido ao comitê de auditoria do conselho de administração e de outros serviços relevantes, juntamente com o feedback do auditado;
V) Se o auditado tiver alguma objeção à decisão de auditoria, pode submetê-la ao conselho de administração para deliberação no prazo de sete dias a contar da data de recepção da decisão. O serviço de auditoria interna deve rever as decisões de auditoria inadequadas e submetê-las ao conselho de administração para correção após confirmação pelo comitê de auditoria. Durante o período de recurso, a decisão de auditoria inicial será aplicada como de costume. Em circunstâncias especiais, a execução pode ser suspensa após aprovação pelo Comitê de Auditoria;
(VI) realizar auditoria de acompanhamento de acordo com as necessidades de trabalho e acompanhar a implementação do tratamento de auditoria.
Artigo 20.o, o serviço de auditoria interna estabelecerá arquivos de auditoria interna após a conclusão do projeto de auditoria, manterá regularmente ou durante muito tempo os arquivos de auditoria formados no trabalho, de acordo com as exigências de arquivamento da empresa, e arquivará os arquivos do ano anterior no prazo de seis meses a contar do final de cada ano.
Artigo 21.o O serviço de auditoria interna estabelece um sistema de confidencialidade para os documentos de trabalho e estabelece um sistema de gestão de ficheiros correspondente, em conformidade com as disposições legislativas e regulamentares pertinentes.
Capítulo V Execução específica da auditoria interna
Artigo 22.º, o departamento de auditoria interna implementará procedimentos de revisão adequados em conformidade com os regulamentos relevantes, avaliará a eficácia do controle interno da empresa e apresentará um relatório de avaliação do controle interno ao comitê de auditoria pelo menos uma vez por ano. O relatório de avaliação deve indicar a finalidade, o âmbito, a conclusão e as sugestões para melhorar o controlo interno da revisão e avaliação.
Artigo 23.o O âmbito da revisão e avaliação do controlo interno inclui o estabelecimento e a execução do controlo interno relativo aos relatórios financeiros e à divulgação de informações.
O departamento de auditoria interna centra-se na integridade, racionalidade e eficácia da implementação de sistemas de controlo interno relacionados com grandes operações de capital não operacional, investimento estrangeiro, compra e venda de ativos, garantias estrangeiras, transações com partes relacionadas, utilização de fundos angariados, divulgação de informações e outras questões.
Artigo 24.o, o serviço de auditoria interna insta os serviços competentes a formularem medidas de rectificação e tempo de rectificação para os defeitos de controlo interno detectados no processo de revisão, a procederem à revisão de acompanhamento do controlo interno e a supervisionarem a aplicação das medidas de rectificação.
O chefe do serviço de auditoria interna organiza atempadamente a revisão de acompanhamento do controlo interno e integra-a no plano de trabalho anual de auditoria interna.
Artigo 25.o Se o serviço de auditoria interna detectar qualquer defeito ou risco grave no controlo interno durante o processo de revisão, deve informar atempadamente o comité de auditoria.
Se o comitê de auditoria considerar que existem grandes defeitos ou riscos no controle interno da empresa, o conselho de administração deve informar oportunamente à Bolsa de Valores de Shenzhen e divulgá-los. A empresa deve divulgar no anúncio os principais defeitos ou riscos em seu controle interno, as consequências que foram ou podem ser causadas e as medidas que foram tomadas ou devem ser tomadas.
Artigo 26.o, o serviço de auditoria interna procederá à auditoria atempadamente após a ocorrência de investimentos estrangeiros importantes. Na auditoria do investimento estrangeiro, devem ser tidos em conta os seguintes conteúdos:
I) Se os procedimentos de exame e aprovação do investimento estrangeiro foram realizados em conformidade com as disposições pertinentes;
II) Se o contrato é celebrado de acordo com o conteúdo aprovado e se o contrato é normalmente executado;
III) designar pessoal especial ou criar instituições especiais para estudar e avaliar a viabilidade, os riscos de investimento e os retornos de investimento de grandes projetos de investimento, bem como acompanhar e supervisionar o andamento dos grandes projetos de investimento;
(IV) se estiverem envolvidas questões de gestão financeira confiadas, deve prestar-se atenção ao facto de a empresa ter delegado o poder de aprovação da gestão financeira confiada na empresa
