Shenzhen Hifuture Information Technology Co.Ltd(002168)
Regras de trabalho do comitê de auditoria do conselho de administração
(revisto em junho de 2022)
Capítulo I Disposições gerais
Artigo 1, a fim de fortalecer a função de tomada de decisão do conselho de administração de Shenzhen Hifuture Information Technology Co.Ltd(002168) empresa (doravante referida como “a empresa”), obter auditoria prévia e auditoria profissional, garantir a supervisão eficaz do conselho de administração sobre a gestão e melhorar a estrutura de governança corporativa, de acordo com o direito das sociedades da República Popular da China, as normas para a governança das empresas cotadas, as diretrizes para a supervisão autodisciplina das empresas cotadas na Bolsa de Valores de Shenzhen nº 1 – operação padronizada das empresas listadas no conselho principal e outras leis e regulamentos relevantes De acordo com as disposições pertinentes dos documentos normativos e dos estatutos sociais, a sociedade institui um comitê de auditoria sob o conselho de administração e formula essas regras detalhadas.
Artigo 2º O comitê de auditoria do conselho de administração é um mecanismo especial de trabalho estabelecido pelo conselho de administração de acordo com as deliberações da assembleia geral de acionistas
Organização, responsável principalmente pela comunicação, supervisão e verificação das auditorias internas e externas da empresa.
Capítulo II Composição do pessoal
Artigo 3.o O comité de auditoria é composto por três directores, incluindo pelo menos dois directores independentes, e pelo menos um director independente entre os membros é contabilista profissional.
Artigo 4º, os membros do comité de auditoria serão nomeados pelo presidente do conselho de administração, mais de metade dos diretores independentes ou mais de um terço de todos os diretores, e serão eleitos pelo conselho de administração.
Artigo 5.o O comité de auditoria terá um presidente (convocador), que será um director independente e será responsável pela presidência dos trabalhos do comité; O presidente do conselho de administração é eleito de entre os membros do conselho de administração e submetido ao conselho de administração para aprovação. O presidente é um profissional contabilista.
Artigo 6º O mandato do comitê de auditoria é igual ao do conselho de administração do mesmo mandato, podendo os membros ser reeleitos após o término do mandato. Durante este período, se um membro deixar de exercer as funções de diretor da sociedade por renúncia ou por outros motivos, a sua qualificação como membro será automaticamente perdida quando deixar de exercer as funções de diretor da sociedade, e o conselho de administração completará o número de membros em conformidade com o disposto nos artigos 3.o a 5.o supra. Artigo 7.o O comité de auditoria pode criar um serviço diário de auditoria interna, que é responsável perante o comité de auditoria, reporta o seu trabalho ao comité de auditoria e é responsável pela ligação diária do trabalho e organização das reuniões.
Capítulo III Responsabilidades e autoridades
Artigo 8º Principais responsabilidades e autoridades do Comité de Fiscalização:
I) Supervisionar e avaliar o trabalho das instituições de auditoria externa;
II) supervisionar e avaliar os trabalhos de auditoria interna;
(III) rever os relatórios financeiros da empresa e expressar opiniões sobre eles;
(IV) supervisionar e avaliar o controle interno da empresa;
V) Coordenar a comunicação entre a gestão, o departamento de auditoria interna e os serviços relevantes e as instituições de auditoria externa;
(VI) outros assuntos autorizados pelo conselho de administração e outros assuntos envolvidos em leis e regulamentos e disposições relevantes da Bolsa de Valores de Shenzhen.
O comité de auditoria comunicará ao Conselho de Administração as medidas ou melhorias que considerar necessárias e formulará recomendações.
Artigo 9.o Ao supervisionar e avaliar o trabalho do serviço de auditoria interna, o comité de auditoria desempenha as seguintes funções principais:
I) Orientar e supervisionar a criação e implementação do sistema de auditoria interna;
(II) rever o plano de trabalho anual de auditoria interna da empresa;
(III) supervisionar e instar a implementação do plano de auditoria interna da empresa;
(IV) orientar o funcionamento eficaz do departamento de auditoria interna. O departamento de auditoria interna da empresa deve reportar ao comitê de auditoria, e todos os relatórios de auditoria apresentados pelo departamento de auditoria interna à direção, o plano de correção e a correção de problemas de auditoria devem ser submetidos ao comitê de auditoria ao mesmo tempo;
V) Relatar ao Conselho de Administração os progressos e a qualidade da auditoria interna e os principais problemas detectados;
VI) coordenar a relação entre o serviço de auditoria interna e as unidades de auditoria externa, como as empresas de contabilidade e as instituições nacionais de auditoria.
Artigo 10.o O comité de auditoria supervisiona o serviço de auditoria interna para inspeccionar, pelo menos de seis em seis meses, os seguintes assuntos, emitir relatórios de inspecção e apresentá-los ao comité de auditoria. Se a empresa for encontrada para estar em violação de leis e regulamentos ou operando irregularmente, deve reportar à Bolsa de Valores de Shenzhen em tempo hábil:
(I) a realização de eventos importantes, tais como a utilização dos fundos captados pela empresa, a prestação de garantias, as transações com partes relacionadas, o investimento em valores mobiliários e derivados, a prestação de assistência financeira, a compra ou venda de ativos e o investimento estrangeiro;
(II) a grande quantidade de transações de capital e transações de capital da empresa com diretores, supervisores, gerentes seniores, acionistas controladores, controladores reais e suas afiliadas.
Com base no relatório de auditoria interna e nos materiais relevantes apresentados pelo departamento de auditoria interna, o comitê de auditoria emitirá um parecer de avaliação escrito sobre a eficácia do controle interno da empresa e apresentará relatório ao conselho de administração. Quando o conselho de administração ou o comitê de auditoria considerar que existem defeitos ou riscos importantes no controle interno da empresa, ou os patrocinadores, consultores financeiros independentes ou empresas de contabilidade apontarem que existem defeitos importantes na eficácia do controle interno da empresa, o conselho de administração deve informar atempadamente a Bolsa de Valores de Shenzhen e divulgá-los. A empresa deve divulgar no anúncio público os principais defeitos ou riscos em seu controle interno, as consequências que foram ou podem ser causadas e as medidas que foram tomadas ou devem ser tomadas.
Artigo 11.º O comitê de auditoria será responsável perante o conselho de administração, e as propostas do comitê serão submetidas ao conselho de administração para deliberação e decisão. O comité de auditoria coopera com o conselho de supervisores nas suas actividades de auditoria.
Capítulo IV Procedimentos de decisão
Artigo 12.o, o departamento de auditoria interna será responsável pela preparação antecipada da tomada de decisão do comitê de auditoria e fornecerá os materiais escritos das partes relevantes da empresa:
(I) relatórios financeiros relevantes da empresa;
II) relatórios de trabalho das instituições de auditoria interna e externa;
III) contratos de auditoria externa e relatórios de trabalho conexos;
(IV) informações divulgadas pela sociedade;
(V) relatório de auditoria sobre as principais transações com partes relacionadas da empresa;
VI) outras questões pertinentes.
Artigo 13.o, a reunião do comitê de auditoria avaliará os relatórios fornecidos pelo departamento de auditoria interna e submeterá os materiais de resolução escritos relevantes ao conselho de administração para discussão:
I) avaliação do trabalho da instituição de auditoria externa, envolvimento e substituição da instituição de auditoria externa;
(II) se o sistema de auditoria interna da empresa foi efetivamente implementado e se o relatório financeiro da empresa é abrangente e verdadeiro;
(III) se os relatórios financeiros e outras informações divulgadas pela empresa são objetivos e verdadeiros, e se as principais transações relacionadas da empresa estão em conformidade com as leis e regulamentos relevantes;
(IV) avaliar o trabalho do departamento financeiro da empresa e do departamento de auditoria interna, incluindo seus diretores;
V) Outras questões relevantes.
Capítulo V Regulamento interno
Artigo 14.o A reunião do comité de auditoria será notificada a todos os membros três dias antes da realização da reunião, podendo, com o consentimento unânime de todos os membros, ser dispensada do referido prazo de notificação. Em caso de emergência, uma reunião provisória pode ser convocada a qualquer momento de acordo com o telefone, fax, e-mail e outros métodos de comunicação mantidos pelos membros do comitê na empresa. A reunião é presidida pelo presidente e, se este não puder assistir, pode confiar a presidência de outro membro (director independente).
Artigo 15.o A reunião do comité de auditoria só se realizará quando estiverem presentes mais de dois terços dos membros; Cada membro dispõe de um voto; Uma resolução tomada na reunião deve ser adotada por mais da metade de todos os membros.
Artigo 16, partindo da premissa de que todos os membros podem expressar plenamente suas opiniões, a reunião do comitê de auditoria pode ser realizada sob a forma de serviço pessoal, videoconferência, teleconferência, e-mail, correio expresso, fax ou com a ajuda de equipamentos de comunicação que todos os membros possam comunicar, e tomar resoluções, que serão assinadas pelos membros participantes da reunião.
Artigo 17.º Os membros do departamento de auditoria interna podem participar na reunião do comitê de auditoria como delegados sem direito de voto e também podem convidar diretores, supervisores e outros gerentes superiores da empresa a participar na reunião como delegados sem direito de voto, quando necessário.
Artigo 18.o, se necessário, o comité de auditoria pode contratar uma instituição intermediária para prestar aconselhamento profissional para a sua tomada de decisão, sendo as despesas pagas pela sociedade.
Artigo 19.º Os procedimentos de convocação, os métodos de votação e as propostas adoptadas na reunião do comité de auditoria devem respeitar as disposições legislativas e regulamentares pertinentes, os estatutos e estas regras pormenorizadas.
Artigo 20.o A reunião do comité de auditoria será registada e os membros presentes na reunião assinarão a acta; A ata da reunião será mantida pelo Secretário do Conselho de Administração da Companhia.
Artigo 21 as propostas e os resultados de votação adotados na reunião do comitê de auditoria serão comunicados ao conselho de administração da sociedade em forma escrita.
Artigo 22º Todos os membros presentes na reunião terão a obrigação de manter confidencial os assuntos discutidos na reunião e não divulgarão informações relevantes sem autorização.
Capítulo VI Disposições complementares
Artigo 23.º O conselho de administração da sociedade é responsável pela interpretação e revisão das regras de execução.
As questões não abrangidas pelo presente Regulamento serão implementadas de acordo com as leis, regulamentos nacionais e estatutos relevantes; Em caso de conflito entre estas regras e as leis e regulamentos promulgados pelo Estado no futuro ou os estatutos modificados através de procedimentos legais, prevalecerão as disposições das leis, regulamentos e estatutos nacionais relevantes. Artigo 25.º As regras de trabalho produzem efeitos a partir da data de adoção da resolução do Conselho de Administração, e o mesmo se aplica à alteração.
Conselho de Administração Junho de 2002
