Shennan Jinke Property Group Co.Ltd(000656)
Sistema de auditoria interna
Disposições gerais
Artigo 1, a fim de padronizar o trabalho de auditoria interna da empresa, esclarecer as responsabilidades das instituições de auditoria interna e pessoal, melhorar a qualidade do trabalho de auditoria interna, fortalecer a gestão e controle internos da empresa e proteger os direitos e interesses legítimos dos investidores, de acordo com a Lei de Auditoria da República Popular da China, as disposições do Escritório Nacional de Auditoria sobre o trabalho de auditoria interna, as normas para a governança das empresas cotadas e as regras de listagem de ações da Bolsa de Shenzhen Este sistema é formulado de acordo com as disposições das leis, regulamentos, regras e estatutos relevantes, tais como as diretrizes de autorregulação para empresas listadas da Bolsa de Valores de Shenzhen nº 1 – operação padronizada de empresas listadas no conselho principal. Artigo 2.o, os auditados mencionados no presente sistema referem-se aos departamentos, filiais detidas a 100% ou holding e suas sucursais diretamente subordinadas (incluindo filiais holding) da empresa, bem como ao pessoal responsável relevante das instituições acima referidas.
Artigo 3.º, o termo “auditoria interna”, tal como mencionado neste sistema, refere-se a uma avaliação da eficácia do controlo interno e da gestão de riscos, da autenticidade e integridade das informações financeiras e da eficiência e eficácia das atividades comerciais realizadas por uma instituição de auditoria estabelecida no seio de uma sociedade cotada, em conformidade com as leis e regulamentos nacionais e as disposições deste sistema.
A auditoria interna do artigo 4º deve seguir o princípio da “independência, objetividade e imparcialidade”, assegurar que o seu trabalho seja legal, razoável e eficaz, melhorar o mecanismo de contenção interna da sociedade, reforçar a gestão interna e melhorar os benefícios económicos.
Artigo 5.o Sob a liderança direta do conselho de administração da sociedade, a instituição de auditoria interna deve, em conformidade com as leis, regulamentos, políticas e disposições pertinentes nacionais, conduzir a supervisão de auditoria interna sobre as receitas e despesas financeiras e benefícios econômicos da sociedade e de suas subsidiárias acionárias e holdings, exercer de forma independente funções e poderes de auditoria, e ser responsável e reportar ao conselho de administração da sociedade.
Artigo 6.o, a instituição de auditoria interna pode aceitar a atribuição do conselho de supervisores para conduzir a auditoria e comunicar o seu trabalho ao conselho de supervisores. Artigo 7.o, a instituição de auditoria interna pode aceitar a atribuição do gerente geral da sociedade para realizar a auditoria e relatar o seu trabalho ao gerente geral.
Capítulo II Instituições e pessoal de auditoria interna
Artigo 8º a empresa cria um comitê de auditoria sob o conselho de administração e um departamento de auditoria interna, que é o órgão de trabalho especial do comitê de auditoria sob o conselho de administração para inspecionar e supervisionar o estabelecimento e implementação do sistema de controle interno da empresa e a autenticidade e integridade das informações financeiras da empresa. O departamento de auditoria interna é responsável perante o comité de auditoria e reporta o seu trabalho ao comité de auditoria. O serviço de auditoria interna mantém a sua independência e não pode ser colocado sob a liderança do departamento financeiro nem trabalhar em conjunto com o departamento financeiro.
Artigo 9.o, a empresa deve atribuir pessoal a tempo inteiro para participar na auditoria interna. O chefe do serviço de auditoria interna é uma pessoa a tempo inteiro nomeada pelo comité de auditoria e nomeada ou destituída pelo conselho de administração. A empresa deve divulgar a formação, o título profissional, a experiência profissional e a relação com o controlador real da pessoa responsável pelo departamento de auditoria interna.
Artigo 10.º Todos os órgãos internos ou departamentos funcionais da sociedade, filiais holding e sociedades anónimas com influência significativa cooperarão com o departamento de auditoria interna no desempenho das suas funções nos termos da lei e não prejudicarão o trabalho do departamento de auditoria interna.
Capítulo III Responsabilidades das instituições de auditoria interna
Artigo 11.o O serviço de auditoria interna desempenha as seguintes funções principais:
(1) Inspecionar e avaliar a integridade, racionalidade e eficácia do sistema de controle interno das instituições internas da empresa, subsidiárias holding e sociedades anônimas com influência significativa;
(2) Auditoria dos dados contábeis e outros dados econômicos relevantes das instituições internas da empresa, subsidiárias e sociedades anônimas com influência significativa, bem como da legalidade, conformidade, autenticidade e integridade das receitas e despesas financeiras refletidas e atividades econômicas relevantes, incluindo, mas não limitado a relatórios financeiros, boletins de desempenho, divulgação voluntária de informações financeiras preditivas, etc;
(3) Ajudar na criação e melhoria do mecanismo antifraude, determinar as áreas-chave, as ligações-chave e o conteúdo principal da luta antifraude e prestar uma atenção razoável e inspeccionar eventuais fraudes no processo de auditoria interna;
(4) Relatar ao comité de auditoria pelo menos uma vez por trimestre, incluindo, entre outros, a execução do plano de auditoria interna e os problemas encontrados na auditoria interna.
(5) Verificar as transações de capital entre a sociedade e suas partes coligadas pelo menos uma vez por trimestre para verificar se a empresa foi ocupada ou transferida por diretores, supervisores, gerentes superiores, acionistas controladores, controladores efetivos e partes coligadas; em caso de situação anormal, deve submetê-la atempadamente ao conselho de administração da sociedade para tomar as medidas correspondentes.
Artigo 12.o, o serviço de auditoria interna apresenta o plano de trabalho de auditoria interna para o ano seguinte ao comité de auditoria no prazo de dois meses antes do final de cada exercício orçamental e apresenta o relatório anual de trabalho de auditoria interna ao comité de auditoria no prazo de dois meses a contar do final de cada exercício orçamental.
O departamento de auditoria interna considera a auditoria de investimentos externos importantes, compra e venda de ativos, garantia externa, transações com partes relacionadas, utilização de fundos angariados e divulgação de informações como o conteúdo necessário do plano de trabalho anual.
Artigo 13.o, o serviço de auditoria interna realiza trabalhos de auditoria com base em relações comerciais e avalia a racionalidade da concepção e eficácia da execução do controlo interno relacionado com os relatórios financeiros e a divulgação de informações em função da situação real.
A auditoria interna do artigo 14.o abrange geralmente todas as relações comerciais relacionadas com relatórios financeiros e divulgação de informações nas atividades comerciais da empresa, incluindo, mas não limitado a: Vendas e cobrança, aquisição e pagamento, gestão de inventário, gestão de ativos fixos, gestão de capital (incluindo gestão de investimentos e financiamento), gestão de recursos humanos, gestão de sistemas de informação e gestão de divulgação de informações. O departamento de auditoria interna pode ajustar os vínculos comerciais acima de acordo com a indústria e características de produção e operação da empresa.
Artigo 15.o As provas de auditoria obtidas pelos auditores internos devem ser suficientes, pertinentes e fiáveis. Os auditores internos devem registar de forma clara e completa o nome, a fonte, o conteúdo, a hora e outras informações das provas de auditoria obtidas no documento de trabalho.
Artigo 16.o, os auditores internos preparam e analisam, no decurso da auditoria, os documentos de trabalho de auditoria, em conformidade com as disposições pertinentes, e os classificam e arquivam atempadamente após a conclusão dos projetos de auditoria.
O serviço de auditoria interna estabelece um sistema de confidencialidade para os documentos de trabalho, estabelece sistemas de gestão de ficheiros correspondentes em conformidade com as disposições legislativas e regulamentares pertinentes e especifica o tempo de armazenamento dos relatórios de trabalho de auditoria interna, documentos de trabalho e materiais relevantes.
Capítulo IV Execução específica da auditoria interna
Artigo 17.o, o departamento de auditoria interna implementará procedimentos de revisão adequados, avaliará a eficácia do controle interno da empresa e apresentará um relatório de avaliação do controle interno ao comitê de auditoria pelo menos uma vez por ano.
Artigo 18.o O âmbito da revisão e avaliação do controlo interno inclui a criação e implementação de sistemas de controlo interno relacionados com relatórios financeiros e divulgação de informações.
O serviço de auditoria interna centra a sua inspecção e avaliação na integridade, racionalidade e eficácia do sistema de controlo interno relacionado com grandes transacções de capital não operacional, investimento estrangeiro, compra e venda de activos, garantias estrangeiras, transacções com partes relacionadas, utilização de fundos angariados, divulgação de informações e outros assuntos.
Artigo 19.o, o serviço de auditoria interna insta os serviços competentes a formularem medidas de rectificação e tempo de rectificação para os defeitos de controlo interno detectados no processo de revisão, a procederem à revisão de acompanhamento do controlo interno e a supervisionarem a aplicação das medidas de rectificação.
O chefe do serviço de auditoria interna organiza atempadamente a revisão de acompanhamento do controlo interno e integra-a no plano de trabalho anual de auditoria interna.
Artigo 20.o, o serviço de auditoria interna procederá à auditoria atempadamente após a ocorrência de investimentos estrangeiros importantes. Na auditoria do investimento estrangeiro, devem ser tidos em conta os seguintes conteúdos:
(1) Se os procedimentos de exame e aprovação do investimento estrangeiro foram realizados de acordo com as disposições pertinentes;
2) Se o contrato é celebrado de acordo com o conteúdo aprovado e se o contrato é normalmente executado;
(3) Atribuir pessoal especial ou estabelecer instituições especiais para estudar e avaliar a viabilidade, os riscos de investimento e os retornos de investimento de grandes projetos de investimento e acompanhar e supervisionar o progresso de grandes projetos de investimento;
(4) No caso da gestão financeira confiada, prestar atenção a saber se a empresa delegou o poder de aprovação da gestão financeira confiada nos diretores da empresa ou na direção, se os registros de integridade do administrador, as condições operacionais e as condições financeiras do administrador são bons e se é atribuído pessoal especial para acompanhar e supervisionar o andamento da gestão financeira confiada;
(5) Em caso de investimento em valores mobiliários, a sociedade deve estar atenta para saber se a sociedade estabeleceu um sistema especial de controlo interno para o investimento em valores mobiliários, se a escala de investimento afecta o funcionamento normal da sociedade, se a fonte de fundos são os seus próprios fundos, se o risco de investimento ultrapassa a gama aceitável da sociedade e se utiliza contas de outras pessoas ou fornece fundos a outras pessoas para investimento em valores mobiliários, Se o director independente e o patrocinador (incluindo o patrocinador e o representante do patrocinador, o mesmo abaixo) expressam as suas opiniões (se aplicável).
Artigo 21.o, o serviço de auditoria interna procederá à auditoria atempadamente após a ocorrência de importantes aquisições e vendas de ativos. Na auditoria da compra e venda de ativos, deve ser prestada atenção ao seguinte:
(1) Se a compra e venda de bens estão sujeitas a procedimentos de aprovação em conformidade com as disposições pertinentes;
2) Se o contrato é celebrado de acordo com o conteúdo aprovado e se o contrato é normalmente executado;
(3) Se o status operacional dos ativos adquiridos é consistente com a expectativa;
(4) Se há garantia, hipoteca, penhor ou outra transferência restrita dos bens adquiridos, e se envolve litígio, arbitragem e outras disputas importantes.
Artigo 22.o, o serviço de auditoria interna efectua a auditoria atempadamente após a ocorrência de garantias externas importantes. Na auditoria das garantias externas, deve ser prestada especial atenção aos seguintes conteúdos:
1) Se a garantia externa realizou os procedimentos de exame e aprovação em conformidade com as disposições pertinentes;
(2) Se o risco de garantia está além da tolerância da empresa e se o registro de integridade da parte garantida, status operacional e status financeiro são bons;
3) Se a parte garantida fornece contragarantia e se a contragarantia é executória;
(4) Se os diretores independentes e patrocinadores expressaram suas opiniões (se aplicável);
(5) Se designar pessoal especial para prestar continuamente atenção à operação e ao status financeiro da parte garantida.
Artigo 23.o, o serviço de auditoria interna efectua a auditoria atempadamente após a ocorrência de transacções importantes com partes relacionadas. Ao auditar transações com partes relacionadas, os seguintes conteúdos devem ser focados:
(1) Se a lista de partes relacionadas é determinada e atualizada a tempo;
(2) Se a transação da parte relacionada realizou os procedimentos de exame e aprovação de acordo com as disposições relevantes e se os acionistas relacionados ou diretores relacionados evitaram votar ao considerar a transação da parte relacionada;
(3) Se os diretores independentes aprovaram e expressaram antecipadamente suas opiniões independentes e se os patrocinadores expressaram suas opiniões (se aplicável); (4) Se a transação da parte relacionada assinou um acordo escrito e se os direitos, obrigações e responsabilidades legais de ambas as partes na transação são claros; (5) Se o objeto da transação possui garantia, hipoteca, penhor ou outra transferência restrita, e se envolve litígio, arbitragem e outras disputas importantes;
6) Se os registos de crédito, as condições operacionais e as condições financeiras da contraparte são bons;
(7) Se o preço das transacções com partes coligadas é justo, se o objecto das transacções foi auditado ou avaliado em conformidade com os regulamentos aplicáveis e se as transacções com partes coligadas violarão os interesses da sociedade cotada.
Artigo 24.o, o serviço de auditoria interna auditará o depósito e a utilização dos fundos angariados pelo menos uma vez por trimestre e emitirá os seus pareceres sobre a autenticidade e conformidade da utilização dos fundos angariados. Aquando da auditoria da utilização dos fundos angariados, devem ser tidos em conta os seguintes conteúdos:
(1) Se os fundos levantados são depositados em uma conta especial determinada pelo conselho de administração para gestão centralizada e se a empresa assinou um acordo tripartido de supervisão com os bancos comerciais e patrocinadores que depositam os fundos levantados;
(2) Se os fundos angariados são utilizados de acordo com o plano de investimento dos fundos angariados prometido nos documentos de candidatura de emissão, se o progresso do investimento do projecto angariado está em conformidade com o progresso planeado e se os rendimentos de investimento estão em conformidade com as expectativas;
(3) Se os fundos angariados são utilizados para penhor, empréstimo confiado ou outros investimentos que alterem a finalidade dos fundos angariados de forma dissimulada e se os fundos angariados estão ocupados ou desviados;
(4) Se a empresa realizou os procedimentos de exame e aprovação e as obrigações de divulgação de informações em conformidade com as disposições pertinentes, e se os diretores independentes, o conselho de supervisores e os patrocinadores expressaram suas opiniões em conformidade com as disposições relevantes (se aplicável) quando os fundos angariados forem usados para substituir os fundos próprios que tenham sido investidos antecipadamente nos projetos de fundos angariados, complementar temporariamente o capital de giro com fundos angariados ociosos e alterar a direção de investimento dos fundos angariados.
Artigo 25.o, o serviço de auditoria interna auditará o desempenho expresso antes da sua divulgação ao público. Durante a auditoria do relatório de desempenho, devem centrar-se os seguintes conteúdos:
(1) Se cumpre as normas contabilísticas das empresas e as disposições pertinentes;
(2) Se as políticas contábeis e estimativas contábeis são razoáveis e alteradas;
(3) Se há eventos anormais maiores;
(4) Se satisfaz o pressuposto de continuidade da empresa;
(5) Se existem defeitos ou riscos significativos no controlo interno relacionado com o relatório financeiro.
Artigo 26.o Ao rever e avaliar o estabelecimento e a aplicação do sistema de gestão da divulgação de informações, o serviço de auditoria interna centra-se nos seguintes aspectos:
(1) Se a empresa formulou o sistema de gestão da divulgação de informações e sistemas relevantes de acordo com as regulamentações relevantes, incluindo o sistema de gestão e comunicação de informações de cada instituição interna, subsidiária holding e sociedade anônima com influência significativa;
(2) Se o âmbito e o conteúdo das informações importantes, bem como o processo de transmissão, revisão e divulgação das informações importantes estão claramente especificados;
(3) Se foram formuladas as medidas de confidencialidade para as informações materiais não divulgadas e se foram clarificadas o âmbito e as responsabilidades de confidencialidade dos iniciados em matéria de informação privilegiada;
(4) Se os direitos e obrigações da empresa e de seus diretores, supervisores, gerentes seniores, acionistas, controladores efetivos e outros devedores relevantes de divulgação de informações estão claramente especificados em questões de divulgação de informações;
(5) Se a sociedade, o acionista controlador e o controlador efetivo tiverem compromissos públicos, se a sociedade designou pessoal especial para acompanhar o desempenho dos compromissos;
(6) Se o sistema de gestão da divulgação de informações e os sistemas relevantes foram efectivamente implementados.
Capítulo V Divulgação de informações
Artigo 27.o O serviço de auditoria interna comunica ao comité de auditoria os trabalhos de auditoria interna e os problemas detectados pelo menos uma vez por trimestre e apresenta um relatório de auditoria interna pelo menos uma vez por ano.
Se o serviço de auditoria interna detectar qualquer defeito ou risco importante no controlo interno durante o processo de revisão, deve informar o comité de auditoria em tempo útil.
Se o comitê de auditoria considerar que existem grandes defeitos ou riscos no controle interno da empresa, o conselho de administração deve informar oportunamente à Bolsa de Valores de Shenzhen e divulgá-los. A empresa deve divulgar no anúncio
