Sistema de gestão da auditoria interna
Capítulo I Disposições gerais
Artigo 1.º, a fim de padronizar e garantir a supervisão de auditoria interna da Xiamen Comfort Science & Technology Group Co.Ltd(002614) empresa (doravante designada “a empresa”), melhorar a qualidade da auditoria interna, realizar a auditoria interna regular e institucionalizada, e dar pleno cumprimento ao papel da auditoria interna no reforço da gestão do controlo interno, promover o funcionamento e gestão da empresa e melhorar os benefícios económicos, Este sistema é formulado de acordo com as diretrizes de autorregulação para empresas listadas de Shenzhen Stock Exchange No. 1 – operação padronizada das principais empresas listadas do conselho e outras leis e regulamentos relevantes, e em combinação com a situação real da empresa.
Artigo 2º o termo “auditoria interna”, conforme mencionado neste sistema, refere-se a uma atividade de avaliação realizada pelas instituições internas da empresa ou pelo pessoal sobre a eficácia do seu controlo interno e gestão de riscos, a autenticidade e integridade das informações financeiras e a eficiência e eficácia das suas atividades comerciais.
Artigo 3º O objetivo da auditoria interna é avaliar se o sistema de controle interno é sólido e perfeito através da auditoria interna, de modo a atingir o propósito de verificar erros e prevenir fraudes, melhorar a gestão, melhorar os benefícios econômicos e padronizar o funcionamento da empresa.
O sistema é aplicável à gestão do trabalho de auditoria de cada departamento do grupo e das suas filiais holding.
Capítulo II Instituições e pessoal de auditoria interna
Artigo 5º o conselho de administração da empresa tem um comitê de auditoria, e os membros do comitê de auditoria são eleitos pelo conselho de administração. O serviço de auditoria interna é responsável perante o comité de auditoria, reporta o seu trabalho ao comité de auditoria, exerce de forma independente funções e poderes de auditoria e é responsável pela auditoria interna do grupo, não devendo estar sob a liderança do departamento financeiro nem trabalhar em conjunto com o departamento financeiro.
Artigo 6.o O serviço de auditoria tem as funções de gestor e comissário de auditoria e está equipado com mais de três auditores a tempo inteiro e um gestor do serviço de auditoria, nomeados pelo comité de auditoria e nomeados e destituídos pelo Conselho de Administração. O gerente do departamento de auditoria é responsável perante o comitê de auditoria e reporta ao comitê de auditoria.
Artigo 7º os auditores devem ser empregados e nomeados de forma decente, aderir aos princípios, agir imparcialmente, buscar a verdade dos fatos, e não podem abusar de seu poder, praticar favoritismo e negligência, ou negligenciar seus deveres; E aqueles que têm maior nível profissional e nível de política em auditoria (ou Finanças) e conhecimento de gestão são obrigados a manter o cargo. Em princípio, eles são obrigados a ter títulos intermediários ou acima.
Artigo 8º No caso de tarefas importantes de auditoria, auditores, pessoal financeiro ou outros profissionais podem ser temporariamente organizados para conduzir conjuntamente a auditoria. Se necessário, pessoal externo especialmente convidado pode ser contratado para auditoria especial ou auditoria especial.
Artigo 9.º Os auditores internos exercerão as suas funções e poderes de acordo com o sistema da empresa, e o Departamento auditado (indivíduo) fornecerá aos auditores materiais relevantes em tempo útil, e não recusará, obstruirá, destruirá ou retaliará.
Capítulo III Conteúdo do trabalho e responsabilidades das instituições de auditoria interna
Artigo 10 o departamento de auditoria interna organizará e organizará o trabalho de auditoria de acordo com as prioridades de trabalho da empresa em cada etapa e a implantação dos líderes da empresa. Responsável principalmente pela supervisão do estabelecimento e implementação do sistema de gestão financeira e de controlo interno da empresa.
(I) inspecionar e avaliar a integridade, racionalidade e eficácia do sistema de controle interno das instituições internas da empresa, subsidiárias holding e sociedades anônimas que tenham impacto significativo na empresa;
(II) auditar os dados contábeis e outros dados econômicos relevantes das instituições internas da empresa, subsidiárias holding e sociedades anônimas que tenham impacto significativo na empresa, bem como a legalidade, conformidade, autenticidade e integridade das receitas e despesas financeiras refletidas e atividades econômicas relevantes, incluindo, mas não limitado a relatórios financeiros, boletins de desempenho, divulgação voluntária de informações financeiras preditivas, etc;
III) Ajudar na criação e melhoria do mecanismo antifraude, determinar os domínios-chave, as ligações-chave e o conteúdo principal da luta antifraude, e prestar uma atenção razoável às eventuais fraudes no processo de auditoria interna e inspeccionar;
(IV) apresentar relatórios ao comité de auditoria pelo menos uma vez por trimestre, incluindo, entre outros, a execução do plano de auditoria interna e os problemas encontrados no trabalho de auditoria interna.
(V) de acordo com o orçamento anual, realizar a inspeção de acompanhamento de amostragem necessária sobre a conclusão do orçamento de cada departamento e subsidiária holding trimestralmente.
(VI) outros trabalhos de auditoria organizados pelo comitê de auditoria do conselho de administração e pela administração da empresa, conforme necessário.
Artigo 11.o O principal âmbito de trabalho do serviço de auditoria interna é:
I) O departamento de auditoria interna tomará a auditoria de investimentos externos importantes, compra e venda de ativos, garantia externa, transações com partes relacionadas, utilização de fundos angariados e divulgação de informações como o conteúdo necessário do plano de trabalho anual.
II) O serviço de auditoria interna realiza trabalhos de auditoria com base em relações comerciais e avalia a racionalidade da concepção e eficácia da execução do controlo interno relativo aos relatórios financeiros e à divulgação de informações em função da situação real.
(III) a auditoria interna deve abranger o relatório financeiro e assuntos relacionados com a divulgação de informações nas atividades comerciais da empresa
Todas as fases do negócio, incluindo vendas e cobrança, compra e pagamento, gestão de inventário, gestão de ativos fixos, gestão de fundos, gestão de investimentos e financiamento, gestão de recursos humanos, gestão de sistemas de informação e gestão de divulgação de informações. O departamento de auditoria interna pode ajustar os vínculos comerciais acima de acordo com a indústria e características de produção e operação da empresa.
Artigo 12.o, o serviço de auditoria interna apresenta o plano de trabalho de auditoria interna para o ano seguinte ao comité de auditoria no prazo de dois meses antes do final de cada exercício orçamental e apresenta o relatório anual de trabalho de auditoria interna ao comité de auditoria no prazo de dois meses a contar do final de cada exercício orçamental. Se o serviço de auditoria interna detectar qualquer defeito ou risco grave no controlo interno durante o processo de revisão, deve informar o comité de auditoria em tempo útil.
Artigo 13.o, sob a supervisão do comité de auditoria, o serviço de auditoria interna inspecciona, pelo menos uma vez por trimestre, os seguintes assuntos, elabora relatórios de inspecção e apresenta-os ao conselho de administração:
(I) a implementação de questões importantes, tais como a utilização dos fundos captados pela empresa, garantias externas, transações com partes relacionadas, investimento em valores mobiliários, capital de risco, assistência financeira externa, compra ou venda de ativos e investimento externo;
(II) a grande quantidade de transações de capital e transações de capital da empresa com diretores, supervisores, gerentes seniores, acionistas controladores, controladores reais e suas afiliadas.
Capítulo IV Competências das instituições de auditoria interna
No âmbito da competência em matéria de auditoria, as principais autoridades do serviço de auditoria interna incluem:
(I) Realizar reuniões relacionadas com questões de auditoria.
(II) de acordo com as necessidades da auditoria interna, os serviços relevantes são obrigados a apresentar planos, orçamentos, declarações e documentos relevantes a tempo.
(III) auditar demonstrações contábeis, livros contábeis, vouchers, fundos e suas propriedades, monitorar software financeiro e contábil e consultar documentos e materiais relevantes.
IV) Participar nas reuniões do gabinete do director-geral e nas reuniões regulares dos serviços competentes, conforme necessário.
(V) investigar assuntos relevantes na auditoria junto dos departamentos relevantes (pessoal) e solicitar materiais de apoio.
(VI) ter o direito de tomar uma decisão de cessar as graves violações em curso das regulamentações financeiras e econômicas, regras e regulamentos da empresa ou grave desrespeito de deveres que possam causar perdas econômicas significativas e informar o comitê de auditoria do conselho de administração em tempo hábil; Apresentar sugestões ao comitê de auditoria do conselho de administração sobre o tratamento de atos que tenham causado perdas e impactos econômicos significativos.
VII) Relativamente aos serviços e ao pessoal que obstruam e destroem os trabalhos de auditoria interna e se recusam a fornecer informações pertinentes, o comité de auditoria do conselho de administração e o presidente do conselho de administração podem tomar as medidas temporárias necessárias, tais como a selagem das informações pertinentes e o congelamento de ativos, e apresentar sugestões para investigar as responsabilidades do pessoal relevante.
(VIII) apresentar sugestões para melhorar a gestão e a eficiência e emitir pareceres de auditoria após aprovação pelo comitê de auditoria do conselho de administração.
Capítulo V Procedimentos de trabalho
Artigo 15 de acordo com os requisitos do comitê de auditoria e as condições específicas da empresa, determinar o foco da auditoria, preparar o plano de trabalho anual de auditoria e submetê-lo ao comitê de auditoria para aprovação.
Artigo 16.o, o serviço de auditoria interna, de acordo com o plano de trabalho anual de auditoria aprovado e em combinação com as circunstâncias específicas, determinará os objetos de auditoria e designará o líder do projeto. Com base na compreensão preliminar da produção e funcionamento, das receitas e despesas financeiras, etc., do departamento auditado, o líder do projeto elaborará o plano de auditoria do projeto e determinará o tempo específico de auditoria, o escopo e o método de auditoria. O plano de auditoria do projeto será executado após aprovação pelo gerente do departamento de auditoria.
Artigo 17.º Foco da auditoria: supervisionar, inspeccionar e avaliar a rigidez e a implementação do sistema de controlo interno do grupo e, principalmente, supervisionar e inspeccionar se o grupo e as suas filiais cumprem os seguintes princípios básicos:
(I) definir a divisão de direitos e responsabilidades, estabelecer um sistema de responsabilidade pós e implementar o princípio de compra, produção, venda e gestão de contas, dinheiro e bens.
(II) Todos os vouchers originais devem ser numerados consecutivamente e utilizados numa sequência controlada; os vouchers em branco devem ser solicitados e verificados.
(III) Todas as propriedades físicas devem ser mantidas, mantidas e reparadas por uma pessoa especialmente designada para melhorar a eficiência da utilização e garantir a segurança da propriedade.
(IV) todo o processamento de negócios deve ser processual e institucionalizado.
(V) estabelecer um conjunto de sistema de contabilidade de custos adequado para as características operacionais da empresa.
(VI) quando o pessoal contabilístico é transferido ou treinado em rotação, deve passar pelos procedimentos de entrega, fazer os registros de entrega, assinar para referência futura e implementar o sistema de supervisão e entrega.
(VII) tomar os objectivos e indicadores anuais como critérios para medir e avaliar as realizações e os efeitos.
(Ⅷ) participar na revisão de desempenho dos principais responsáveis das subsidiárias de acordo com os requisitos da gestão padronizada do grupo.
Artigo 18.o O mais tardar sete dias úteis após a conclusão de cada auditoria, deve ser apresentado um relatório de auditoria sobre as questões e os resultados da auditoria. O relatório de auditoria deve conter materiais de certificação ou outros materiais explicativos assinados e selados pelo auditado ou pelo auditado.
Requisitos do artigo 19.o do relatório de auditoria: os factos são claros; Determinação dos dados; Existem regras para apoiar; As recomendações são adequadas. Artigo 20.o Antes da apresentação do relatório de auditoria, o auditor deve ser solicitado a emitir pareceres ou explicações complementares sobre a exactidão dos factos e dados reflectidos no relatório de auditoria. O auditor pode igualmente apresentar opiniões diferentes sobre a base jurídica do relatório de auditoria e o conteúdo das sugestões de tratamento. Os auditores podem adoptar ou manter o relatório.
Artigo 21.o Os relatórios de auditoria apresentados pelos auditores devem ser assinados e selados pelos auditores, pelos auditores ou pelos responsáveis pelos auditores.
Artigo 22.o Após a análise da conclusão da auditoria e a decisão de tratamento da auditoria ter sido emitida, o serviço de auditoria notificará a entidade auditada (individual) e os serviços relevantes da cópia do relatório e da decisão de tratamento e instará a entidade auditada e os serviços relevantes a implementá-la.
Artigo 23.o A unidade ou indivíduo auditado deve, em conformidade com as conclusões e decisões da auditoria, tratar os problemas em tempo útil e comunicar os resultados ao serviço de auditoria. Se houver alguma objeção à conclusão da auditoria e à decisão de tratamento, pode recorrer ao conselho de administração ou ao conselho de supervisores da empresa no prazo de 15 dias úteis; O conselho de administração ou o conselho de supervisores da empresa tomará uma decisão no prazo de 30 dias úteis para corrigir a decisão imprópria. Durante o período de recurso, a decisão de auditoria original será implementada como de costume.
Capítulo VI Recompensas e punições
Artigo 24.º Os membros do pessoal que tenham obtido realizações notáveis no trabalho de auditoria e aqueles que tenham prestado um serviço meritório na exposição e apresentação de relatórios serão elogiados e recompensados de acordo com as disposições pertinentes da sociedade.
Artigo 25º Os auditores que negligenciarem suas funções, revelarem segredos, abusarem de seu poder para ganho pessoal ou cometerem fraude serão punidos de acordo com as disposições pertinentes da sociedade e, se as circunstâncias forem graves o suficiente para constituir crime, serão denunciados aos serviços competentes para investigação de sua responsabilidade penal de acordo com a lei. Art. 26. Aqueles que atacarem ou retaliarem contra os informantes, independentemente de sua posição, serão punidos de acordo com as disposições pertinentes da empresa e, se as circunstâncias forem graves o suficiente para constituir crime, serão denunciados aos serviços competentes para investigação de sua responsabilidade penal de acordo com a lei.
Capítulo VII Gestão dos arquivos de auditoria
Artigo 27.o O serviço de auditoria é responsável pela criação e melhoria do sistema de gestão dos ficheiros de auditoria.
Artigo 28.o Âmbito da gestão dos arquivos de auditoria:
I) aviso de auditoria e respectivos anexos;
II) relatório de auditoria e anexos;
III) registos de auditoria, documentos de trabalho de auditoria e provas de auditoria;
IV) Documentos escritos que reflictam as actividades comerciais da unidade auditada e do indivíduo;
V) decisões de gestão de auditorias e relatórios de execução;
VI) recurso e pedido de relatório de reexame;
VII) Revisão e acompanhamento dos materiais de auditoria;
VIII) Outros dados de auditoria a conservar.
Artigo 29.o A gestão dos arquivos de auditoria refere-se à gestão dos arquivos da empresa, à gestão da confidencialidade e a outras medidas.
Capítulo VIII Disposições complementares
Artigo 30, no caso de quaisquer assuntos não abrangidos por este sistema ou qualquer conflito com leis, regulamentos administrativos, normas departamentais, documentos normativos ou estatutos relevantes, prevalecerão as disposições das leis, regulamentos administrativos, normas departamentais, documentos normativos e estatutos relevantes.
Artigo 31 o sistema deve ser formulado, modificado e interpretado pelo conselho de administração da sociedade.
Artigo 32 o sistema entrará em vigor na data da deliberação e aprovação pelo conselho de administração da sociedade.
Conselho de Administração
Junho de 2022
