Hunan Yujing Machinery Co.Ltd(002943)
Sistema de gestão da auditoria interna
Disposições gerais
Artigo 1.º, a fim de estabelecer e melhorar o sistema de auditoria interna, reforçar a supervisão da auditoria interna, salvaguardar os direitos e interesses legítimos de Hunan Yujing Machinery Co.Ltd(002943) O sistema é formulado de acordo com as disposições relevantes dos documentos normativos e os estatutos de Hunan Yujing Machinery Co.Ltd(002943) .
Artigo 2º o termo “auditoria interna”, conforme mencionado neste sistema, refere-se a uma atividade gerencial organizada e implementada pela instituição de auditoria interna da empresa para confirmar, avaliar e supervisionar de forma independente e objetiva a eficácia do controle interno e gestão de riscos da empresa, a autenticidade e integridade das informações financeiras e o cumprimento, eficiência, efeito e eficácia das atividades de gestão empresarial. Artigo 3.o, o sistema é aplicável à sociedade, a todas as filiais e filiais detidas a 100% da sociedade e a todas as empresas coligadas por elas controladas e controladas (a seguir designadas “filiais”).
Capítulo II Organização e responsabilidades
Artigo 4.º O departamento de auditoria é a instituição de auditoria interna da empresa. O departamento de auditoria é responsável perante o comitê de auditoria sob o conselho de administração, é guiado e supervisionado pelo comitê de auditoria e reporta ao conselho de administração ou ao comitê de auditoria.
Artigo 5.o, o departamento de auditoria deve atribuir pelo menos dois funcionários a tempo inteiro envolvidos na auditoria interna, de acordo com a escala, produção e características operacionais da empresa. O chefe de departamento do departamento de auditoria deve ser uma pessoa a tempo inteiro com a capacidade profissional necessária para se envolver em trabalho de auditoria e o histórico de trabalho de auditoria, contabilidade, economia, direito ou gestão.
O serviço de auditoria procederá à formação pós-operatória e à avaliação dos auditores de forma planeada, a fim de melhorar continuamente a qualidade ideológica e a competência profissional dos auditores internos. Os auditores internos devem ser capazes de aplicar conscienciosamente as orientações, políticas e regulamentos relacionados com o trabalho de auditoria e ser proficientes no trabalho de auditoria e nas atividades contábeis.
Artigo 6.o, o departamento de auditoria manterá a sua independência e não será colocado sob a liderança do departamento financeiro da empresa nem trabalhará em conjunto com o departamento financeiro. Todas as organizações internas, subsidiárias e sociedades anônimas com influência significativa devem cooperar com o departamento de auditoria para desempenhar suas funções de acordo com a lei, e não devem dificultar o trabalho do departamento de auditoria.
Artigo 7.o O serviço de auditoria desempenha as seguintes funções principais:
(I) Inspecionar e avaliar a integridade, racionalidade e eficácia do sistema de controlo interno das instituições internas da sociedade cotada, subsidiárias holding e sociedades anônimas que tenham um impacto significativo na sociedade cotada; (II) auditar os dados contábeis e outros dados econômicos relevantes das instituições internas da sociedade cotada, das subsidiárias holding e das sociedades anônimas que tenham um impacto significativo na sociedade cotada, bem como a legalidade, conformidade, autenticidade e integridade das receitas e despesas financeiras refletidas e atividades econômicas relevantes, incluindo, entre outras, relatórios financeiros, boletins de desempenho, divulgação voluntária de informações financeiras preditivas, etc;
III) Ajudar na criação e melhoria do mecanismo antifraude, determinar os domínios-chave, as ligações-chave e o conteúdo principal da luta antifraude, e prestar uma atenção razoável às eventuais fraudes no processo de auditoria interna e inspeccionar;
(IV) apresentar relatórios ao Conselho de Administração ou ao Comité de Auditoria pelo menos uma vez por trimestre, incluindo, entre outros, a implementação do plano de auditoria interna e os problemas encontrados na auditoria interna.
Artigo 8.o, o departamento de auditoria cobrirá todas as relações comerciais relacionadas com relatórios financeiros e divulgação de informações nas atividades comerciais da empresa. O serviço de auditoria realiza trabalhos de auditoria com base em relações comerciais e avalia a racionalidade da concepção e eficácia da execução do controlo interno relacionado com os relatórios financeiros e a divulgação de informações em função da situação real.
Artigo 9.o As provas de auditoria obtidas pelos auditores internos devem ser suficientes, pertinentes e fiáveis. Artigo 10.o O serviço de auditoria apresentará o plano de trabalho de auditoria interna para o ano seguinte ao conselho de administração ou ao comité de auditoria no prazo de dois meses antes do final de cada exercício fiscal e apresentará o relatório anual de trabalho de auditoria interna ao conselho de administração ou ao comité de auditoria no prazo de dois meses a contar do final de cada exercício fiscal.
O departamento de auditoria considera a auditoria de investimentos externos importantes, compra e venda de ativos, garantia externa, transações com partes relacionadas, utilização de fundos angariados e divulgação de informações como o conteúdo necessário do plano de trabalho anual.
Artigo 11.º, o departamento de auditoria implementará procedimentos de revisão adequados de acordo com os regulamentos relevantes, avaliará a eficácia do controle interno da empresa e apresentará um relatório de avaliação do controle interno ao conselho de administração ou ao comitê de auditoria pelo menos uma vez por ano.
Artigo 12.o O âmbito da revisão e avaliação do controlo interno inclui a criação e implementação de sistemas de controlo interno relacionados com relatórios financeiros e divulgação de informações.
O departamento de auditoria centra-se na integridade, racionalidade e eficácia da implementação de sistemas de controlo interno relacionados com grandes operações de capital não operacional, investimento estrangeiro, compra e venda de ativos, garantias estrangeiras, transações com partes relacionadas, utilização de fundos angariados, divulgação de informações e outros assuntos.
Artigo 13.o, o serviço de auditoria efectuará a auditoria atempadamente após a ocorrência de investimento estrangeiro importante. Na auditoria do investimento estrangeiro, devem ser tidos em conta os seguintes conteúdos:
I) Se os procedimentos de exame e aprovação do investimento estrangeiro foram realizados em conformidade com as disposições pertinentes;
II) Se o contrato é celebrado de acordo com o conteúdo aprovado e se o contrato é normalmente executado;
III) designar pessoal especial ou criar instituições especiais para estudar e avaliar a viabilidade, os riscos de investimento e os retornos de investimento de grandes projetos de investimento, bem como acompanhar e supervisionar o andamento dos grandes projetos de investimento;
IV) No caso da gestão financeira confiada, prestar atenção a saber se a empresa delegou o poder de aprovação da gestão financeira confiada nos diretores da empresa ou na direção, se os registros de integridade do administrador, as condições operacionais e as condições financeiras do administrador são bons e se é atribuído pessoal especial para acompanhar e supervisionar o andamento da gestão financeira confiada;
V) No caso de investimento em valores mobiliários, capital de risco e outras questões, deve ser prestada atenção à existência de um sistema especial de controlo interno, à existência de uma escala de investimento que afecte o funcionamento normal da sociedade, à existência de fundos próprios, à existência de circunstâncias que proíbam o investimento em valores mobiliários, capital de risco, etc., de acordo com as regras comerciais aplicáveis, e à emissão de pareceres por parte dos administradores independentes e das instituições patrocinadoras (se aplicável).
Artigo 14.o, o departamento de auditoria deve realizar a auditoria em tempo útil após a ocorrência de aquisições e vendas importantes de ativos. Na auditoria da compra e venda de ativos, deve ser prestada atenção ao seguinte:
I) Se a compra e venda de activos estão sujeitas a procedimentos de aprovação em conformidade com as disposições pertinentes;
II) Se o contrato é celebrado de acordo com o conteúdo aprovado e se o contrato é normalmente executado;
(III) se o estado operacional dos ativos adquiridos é coerente com a expectativa;
(IV) se há qualquer garantia, hipoteca, penhor ou outra transferência restrita dos bens adquiridos, e se envolve litígio, arbitragem e outras disputas importantes.
Artigo 15.o, o serviço de auditoria efectuará a auditoria atempadamente após a ocorrência de garantias externas importantes. Na auditoria das garantias externas, devem ser tidos em conta os seguintes conteúdos:
I) Se a garantia externa realizou os procedimentos de exame e aprovação em conformidade com as disposições pertinentes;
(II) se o risco da garantia está além da tolerância da empresa e se o registro de integridade da parte garantida, o status operacional e o status financeiro são bons;
III) Se a parte garantida fornece contragarantia e se a contragarantia é executória;
IV) Se os administradores independentes e a instituição de recomendação expressaram as suas opiniões (se aplicável);
(V) designar pessoal especial para prestar continuamente atenção ao funcionamento e ao estatuto financeiro da parte garantida.
Artigo 16.o, o serviço de auditoria efectuará a auditoria atempadamente após a ocorrência de transacções importantes com partes relacionadas. Na auditoria das transacções com partes relacionadas, deve ser prestada atenção aos seguintes conteúdos:
I) Se a lista de pessoas ligadas foi determinada e atualizada a tempo;
(II) se a transação com parte relacionada realizou os procedimentos de exame e aprovação em conformidade com as disposições pertinentes e se os acionistas ou diretores relacionados evitaram votar ao considerar a transação com parte relacionada;
III) Se os administradores independentes aprovaram e expressaram antecipadamente os seus pareceres independentes e se a instituição de recomendação expressou os seus pareceres (se aplicável);
(IV) se a transação da parte relacionada assinou um acordo escrito e se os direitos, obrigações e responsabilidades legais de ambas as partes na transação são claros;
(V) se o objeto da transação possui garantia, hipoteca, penhor ou outra transferência restrita, e se envolve litígio, arbitragem e outras disputas importantes;
VI) Se os registos de crédito, as condições operacionais e as condições financeiras da contraparte são bons;
(VII) se o preço das transacções com partes coligadas é justo, se o objecto das transacções foi auditado ou avaliado de acordo com os regulamentos relevantes e se as transacções com partes coligadas prejudicam os interesses da sociedade cotada.
Artigo 17.o, o serviço de auditoria auditará o depósito e a utilização dos fundos angariados pelo menos uma vez por trimestre e emitirá pareceres sobre a autenticidade e conformidade da utilização dos fundos angariados.
Aquando da auditoria da utilização dos fundos angariados, devem ser tidos em conta os seguintes conteúdos:
(I) se os fundos levantados são depositados em uma conta especial determinada pelo conselho de administração para gestão centralizada e se a empresa assinou um acordo tripartido de supervisão com o banco comercial e a instituição de recomendação onde os fundos levantados são depositados;
(II) se os fundos angariados são utilizados de acordo com o plano de investimento dos fundos angariados prometido nos documentos de pedido de emissão, se o progresso do investimento do projeto angariado está em conformidade com o progresso planejado e se os rendimentos de investimento estão em conformidade com as expectativas;
III) Se os fundos angariados são utilizados para penhor, empréstimo confiado ou outros investimentos que alterem a finalidade dos fundos angariados de forma dissimulada e se os fundos angariados estão ocupados ou desviados;
(IV) se a empresa realizou os procedimentos de exame e aprovação e as obrigações de divulgação de informações em conformidade com as disposições pertinentes, e se os diretores independentes, o conselho de supervisores e a instituição de recomendação expressaram seus pareceres em conformidade com as disposições relevantes (se aplicável) quando os fundos angariados forem usados para substituir os fundos próprios que foram investidos antecipadamente nos projetos de fundos angariados, complementar o capital de giro por fundos angariados ociosos e alterar a finalidade dos fundos angariados.
Artigo 18.o, o serviço de auditoria auditará o boletim de desempenho antes da sua divulgação ao público, centrando-se nos seguintes conteúdos:
I) Se cumpre as normas contabilísticas aplicáveis às empresas e as disposições pertinentes;
II) se as políticas contabilísticas e as estimativas contabilísticas são razoáveis e se há alguma alteração;
(III) se existem acontecimentos anormais importantes;
IV) se satisfaz o pressuposto de funcionamento contínuo;
(V) se existem defeitos ou riscos importantes no controlo interno relacionados com a informação financeira.
Artigo 19.o Ao rever e avaliar o estabelecimento e a aplicação do sistema de gestão da divulgação de informações, o serviço de auditoria centra-se no seguinte:
I) Se o sistema de gestão da divulgação de informações e os sistemas relevantes foram formulados de acordo com as regulamentações pertinentes, incluindo os sistemas de gestão e comunicação de informações das instituições internas, subsidiárias holding e sociedades anónimas com influência significativa;
II) Se o âmbito e o conteúdo das informações importantes, bem como o processo de transmissão, revisão e divulgação das informações importantes estão claramente especificados;
III) Se foram formuladas as medidas de confidencialidade para as informações importantes não divulgadas e se foram clarificados o âmbito e as responsabilidades de confidencialidade dos iniciados em matéria de informação privilegiada;
IV) Se os direitos e obrigações da empresa e dos seus diretores, supervisores, gerentes seniores, acionistas, controladores efetivos e outros devedores relevantes de divulgação de informações estão claramente especificados em questões de divulgação de informações;
(V) se a empresa, o acionista controlador e o controlador efetivo tiverem compromissos públicos, se a empresa designou pessoal especial para acompanhar o desempenho e a divulgação dos compromissos;
VI) se o sistema de gestão da divulgação de informações e os sistemas relevantes foram efectivamente implementados.
Artigo 20.o, o serviço de auditoria instará os serviços competentes a formularem medidas de rectificação e tempo de rectificação para os defeitos de controlo interno detectados no processo de revisão, a procederem à revisão de acompanhamento do controlo interno e a supervisionarem a aplicação das medidas de rectificação. O chefe do serviço de auditoria organiza atempadamente a revisão de acompanhamento do controlo interno e integra-a no plano de trabalho anual de auditoria interna.
Artigo 21.o, o serviço de auditoria comunicará ao conselho de administração ou ao comité de auditoria os trabalhos de auditoria interna e os problemas detectados pelo menos uma vez por trimestre e apresentará um relatório de auditoria interna ao conselho de administração ou ao comité de auditoria pelo menos uma vez por ano.
Se o departamento de auditoria detectar qualquer defeito ou risco importante no controle interno durante a revisão, deve informar atempadamente o conselho de administração ou o comitê de auditoria.
O conselho de administração ou o comitê de auditoria emitirá um parecer de avaliação escrito sobre a eficácia do controle interno da empresa, de acordo com o relatório de auditoria interna e materiais relevantes apresentados pelo departamento de auditoria.
Artigo 22 Quando o conselho de administração ou o comitê de auditoria considerar que existem defeitos ou riscos importantes no controle interno da empresa, o conselho de administração deve informar atempadamente à Bolsa de Valores de Shenzhen e divulgá-los. A empresa deve divulgar no anúncio público os principais defeitos ou riscos em seu controle interno, as consequências que foram ou podem ser causadas e as medidas que foram tomadas ou devem ser tomadas.
Artigo 23.o, o Conselho de Administração ou o Comité de Auditoria emitirá anualmente um relatório de autoavaliação de controlo interno sobre a criação e implementação do sistema de controlo interno relacionado com os relatórios financeiros e a Divulgação de Informações, com base no relatório de avaliação e nos materiais pertinentes emitidos pelo Serviço de Auditoria. O relatório de autoavaliação do controlo interno deve incluir, pelo menos, os seguintes conteúdos: I) a declaração do Conselho de Administração sobre a autenticidade do relatório de controlo interno;
II) Situação global da avaliação do controlo interno;
III) Base, âmbito, procedimentos e métodos de avaliação do controlo interno;
IV) defeitos de controlo interno e sua identificação;
V) A rectificação dos defeitos de controlo interno do ano anterior;
VI) medidas de correcção propostas para os defeitos de controlo interno do ano;
(VII) Conclusões sobre a eficácia do controlo interno
Artigo 24.o, o Conselho de Administração elaborará uma resolução sobre o relatório de autoavaliação do controlo interno, tendo em conta o relatório anual. O Conselho de Supervisores e os directores independentes exprimem os seus pareceres sobre o relatório de autoavaliação do controlo interno e a instituição de recomendação verifica o relatório de autoavaliação do controlo interno e emite pareceres de verificação.
Artigo 25.o Ao contratar uma empresa de contabilidade para a auditoria anual, a empresa deve exigir que a empresa de contabilidade audite ou verifique a eficácia da concepção e do funcionamento do controlo interno pelo menos uma vez de dois em dois anos, e emitir um relatório de auditoria ou relatório de garantia do controlo interno. No relatório de auditoria do controlo interno e no relatório de garantia do controlo interno, a empresa de contabilidade deve emitir pareceres de auditoria ou pareceres de garantia sobre a eficácia do controlo interno dos relatórios financeiros e divulgar os principais defeitos do controlo interno dos relatórios não financeiros verificados no processo de auditoria ou garantia do controlo interno. Artigo 26.o Se uma sociedade de contabilidade emitir um relatório de auditoria não normalizado sobre a eficácia do controlo interno de uma sociedade cotada na bolsa, um relatório de garantia com conclusões qualificadas ou negativas, ou assinalar que existem deficiências importantes no controlo interno da sociedade sobre os relatórios não financeiros, o Conselho de Administração e o Conselho de Supervisão da sociedade devem fornecer explicações especiais sobre as questões envolvidas.
Artigo 27.o, a sociedade divulgará, simultaneamente com a divulgação do relatório anual, o relatório de autoavaliação do controlo interno, o relatório de auditoria do controlo interno ou o relatório de garantia do controlo interno no sítio web designado pela CCSC.
No artigo 28.o, a sociedade tomará a aplicação correcta, completa e eficaz do sistema de controlo interno como um dos indicadores importantes para a avaliação do desempenho de todos os serviços (incluindo sucursais) e filiais holding da sociedade. A empresa deve estabelecer um mecanismo de responsabilização para investigar e lidar com as pessoas responsáveis relevantes que violem o sistema de controlo interno e afetem a implementação do sistema de controlo interno.
